چطور ارتباطات تیمی دورکاری و هیبریدی مدیریت کنیم؟

اگر کارمند هستید، کار حضوری را ترجیح می‌دهید یا دورکاری را؟ اگر صاحب کسب‌وکار هستید، بر کار حضوری تأکید دارید یا امکان دورکاری و ترکیبی را هم در شرکت فراهم کرده‌اید؟ چه کارمند باشید و چه صاحب کسب‌وکار حتماً متوجه شده‌اید که مدل‌های کاری مختلف، چالش‌های خاص خود را دارد. تسلط بر ارتباطات تیمی دورکار و ترکیبی، یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی است که مدیران کسب‌وکارهای مختلف با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند. در دنیای امروزی که شکل و شمایل محیط کاری و نحوه‌ همکاری کارمندان تغییر کرده، دورکاری باعث ایجاد برخی شکاف‌های ارتباطی شده است. چنانچه شما نیز با این مشکل سروکار دارید و به دنبال راه‌حلی برای رفع آن هستید، این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.

عصر جدید دورکاری و ترکیبی همراه با ارتباطات مؤثر

در دنیای پیشرفته امروزی با وجود امکانات ارتباطی فراوان، نیروهای هر کسب‌وکار به‌صورت ترکیبی (دورکاری و حضوری) مشغول به فعالیت هستند. با توجه به جدید بودن این شرایط، کارمندان و مدیران با چالش‌های بسیاری روبه‌رو می‌شوند. این چالش‌ها می‌توانند بر روند کاری افرادی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، تأثیر بگذارد و در برخی مواقع آن‌ها را سرخورده کند. زیرا مطابق آمار به‌دست آمده از نظرات کارمندان، فقط نیمی از متخصصان، برنامه کار ترکیبی شرکت خود را درک می‌کنند که این امر نشان‌دهنده ارتباط بسیار ضعیف درباره این موضوع حیاتی است.

طبق اظهارات افرادی که به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند، محیط کار دورکاری از نظر ارتباطی و تعاملی، محیطی منفعل است. اگر بهترین شیوه‌های ارتباطی، برای موقعیت‌های شغلی دور کاری مدنظر قرار نگیرد، دسترسی و اشتراک‌گذاری اطلاعات جدید برای کارکنان بسیار دشوار می‌شود. در نهایت احتمال ایجاد انزوای اجتماعی برای این کارمندان بسیار زیاد خواهد شد.

اپیدمی ارتباطات مبهم

مطابق گزارش FlexOs، می‌توان گفت تقریباً یک‌سوم کارکنان ادعا می‌کنند که با دستورالعمل‌های مبهم و راهنمایی‌های گنگ دست و پنجه نرم می‌کنند. این امر نشان‌دهنده مواجهه با اپیدمی در شرکت‌ها و سازمان‌ها است. می‌خواهید بیشتر به اهمیت این موضوع پی ببرید؟ در ادامه، مثالی از کارمندان در جلسات گروه‌های کانونی بیان می‌کنیم.

تصور کنید که درگیر پروژه‌ای هستید و ایمیلی از مدیرتان ظاهر می‌شود که می‌گوید: «بیایید روی جذابیت بصری آن تمرکز کنیم.» شما با انرژی به طراحی گرافیک می‌پردازید و با دقت فونت‌ها، رنگ‌ها و طرح‌ها را انتخاب می‌کنید تا تجربه‌ای جذاب و دل‌نشین برای کاربر نهایی رقم بزنید. درست زمانی که آخرین دستکاری‌ها را روی طرح خود انجام می‌دهید، ایمیل دوم ظاهر می‌شود و به‌طور صریح می‌گوید: «محتوا باید اولویت ما باشد.» در این لحظه چه کاری انجام می‌دهید؟ چطور چنین اتفاقی می‌افتد؟ فقدان راهنمایی شفاف مدیریتی شما را در باتلاق سردرگمی فرو می‌برد. این اتفاق، نه‌تنها بهره‌وری‌تان را کاهش می‌دهد، بلکه بر روحیه‌‌تان هم تأثیر منفی می‌گذارد.

مثالی که زدیم، یک نمونه معمولی از یک اپیدمی بزرگ‌تر است که هم بر کارمندان دفتر و هم کارمندان دورکاری تأثیر می‌گذارد. پیام‌رسانی زیگزاگی مدیران، تمرکز تیم‌ها و کیفیت کلی خروجی آن‌ها را کاهش می‌دهد. زمان آن رسیده است که مدیران متوجه شوند که ارتباط شفاف و مداوم با کارمندان، چه حضوری و چه دورکاری، صرفاً یک انتخاب نیست؛ بلکه ضرورت است. ارتباطات شاف و مداوم با کارمندان، دوای درد سردرگمی همه‌گیر در سازمان‌هاست. تکرار و تداوم چنین سردرگمی‌هایی، مانع پیشرفت فردی و جمعی می‌شود.

طبق گزارشی که FlexOS می‌دهد، احتمال این‌که کارکنان دورکار احساس کنند که مدیرانشان در دسترس هستند یا با آن‌ها ارتباط مؤثر دارند، ۳۶ درصد کم‌تر از همکاران حاضر در دفتر است. این موضوع، صرفاً شکافی برای در دسترس بودن نیست؛ بلکه پرتگاهی است که اعتماد را از بین می‌برد و بهره‌وری را تضعیف می‌کند. بیایید باز هم مثال بزنیم:

سارا، کارمند دورکار یک شرکت است. او، کارمندی سخت‌کوش است، اما مشکلی برایش پیش آمده و نیاز دارد با مدیر خود در تماس باشد. چند هفته است که تلاش می‌کند که هر طور شده بتواند مشکل پیش‌آمده را به‌طور مستقیم با مدیر در میان بگذارد، اما هنوز هم موفق نشده است. ایمیل‌های او یا بی‌پاسخ می‌مانند یا پاسخ‌های مبهم می‌گیرند، مانند: «به‌زودی صحبت می‌کنیم.» از این اتفاق چه نتیجه‌ای می‌گیریم؟ دسترسی به مدیر شرکت، محدود است و از آن‌جایی که سارا، کارمند دورکار است، برای برقراری ارتباط با مدیر شرکت در اولویت قرار نمی‌گیرد! این غفلت مدیریتی، پیامدهای گسترده‌ای دارد. در چنین فضایی و با چنین رفتاری، سارا احساس می‌کند مانند ماهواره‌ای سرگردان است که هر لحظه ممکن است از مدار خارج شود و این در حالی است که سارا دوست دارد مهره‌ای ارزشمند در این فضا باشد و نه شبیه شیء سرگردان. در نتیجه بی‌اعتنایی‌های مدیر به برقراری ارتباط کاری با این کارمند دورکار، برای سارا چه اتفاقی می‌افتد؟ تعامل او کاهش می‌یابد، اشتیاق او برای پروژه‌ها کم می‌شود، سؤالاتی که از مدیر خود داشت بی‌پاسخ می‌ماند و پیشرفت او را متوقف می‌کند، ایده‌هایی که می‌خواست مطرح کند، کنار گذاشته می‌شوند و خلاقیت او خاموش خواهد شد.

راهکارهای استراتژیک برای تسلط بر ارتباطات تیمی دورکاری و ترکیبی

برقراری ارتباط مؤثر در محیط‌های کاری ترکیبی و دورکاری، امری حیاتی است که مستلزم برنامه‌ریزی دقیق و استفاده هوشمندانه از ابزارهای ارتباطی متنوع خواهد بود. مدیران محترم، به‌منظور ایجاد هماهنگی بیشتر در تیم و افزایش بهره‌وری، باید با همکاران خود به توافقی جامع در خصوص انتخاب و نحوه استفاده از پلتفرم‌های ارتباطی مختلف دست یابند. برخی از راهکارهایی که به تسلط بر ارتباطات تیمی دورکاری و ترکیبی کمک می‌کند، عبارت‌اند از:

۱- تعیین کانال‌های ارتباطی مناسب

یکی از گام‌های اصلی برای بهبود ارتباطات، انتخاب و تعیین کانال‌های ارتباطی مناسب است. هر کدام از ابزارهای ارتباطی موجود از جمله ایمیل، پیام‌رسان‌های فوری و پلتفرم‌های برگزاری جلسات آنلاین، مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند. برای مثال، ایمیل برای مکاتبات رسمی و طولانی‌مدت مناسب‌تر است، در حالی که پیام‌رسان‌های فوری برای ارتباطات سریع و کوتاه‌مدت کاربرد دارند. به‌منظور جلوگیری از سردرگمی و افزایش کارایی، توصیه می‌شود که تیم‌ها درباره نحوه‌ استفاده این ابزارها با هم توافق کنند.

۲- ایجاد سند مرجع مشترک

برای اطمینان از این‌که تمام اعضای تیم درک مشترکی از اهداف، مسئولیت‌ها و ضرب‌الاجل‌ها دارند، ایجاد مرجع مشترکی به نام «بوم شفافیت» بسیار مفید خواهد بود. این سند می‌تواند شامل اطلاعاتی مانند چشم‌انداز پروژه، وظایف هر یک از اعضای تیم، جدول زمانی پروژه و همچنین منابع موردنیاز باشد. با به اشتراک‌گذاری این سند، همه‌ اعضای تیم به‌راحتی می‌توانند به اطلاعات لازم دسترسی داشته باشند. تنظیم چنین سندی به‌منظور جلوگیری از بروز سوءتفاهم انجام می‌شود.

۳- تعیین ساعات مشخص برای برقراری ارتباط

برای تسهیل ارتباطات و ایجاد حس تعلق در بین اعضای تیم، تعیین ساعات مشخصی برای برقراری ارتباط توصیه می‌شود. این ساعات می‌تواند برای جلسات آنلاین منظم، ساعات پاسخگویی مدیران به سؤالات کارکنان یا برگزاری جلسات غیررسمی برای تبادل نظر درباره موضوعات مختلف تعیین شود. با تعیین این ساعات، اعضای تیم می‌توانند مطمئن باشند که در صورت نیاز به مشورت یا پشتیبانی، به‌راحتی می‌توانند با مدیران یا همکاران خود ارتباط برقرار کنند.

۴- اهمیت ارتباطات چهره به چهره

اگرچه ابزارهای ارتباطی آنلاین امکان برقراری ارتباط از راه دور را فراهم می‌‌کنند، اما نمی‌توانند جایگزین کامل ارتباطات چهره به چهره باشند. تعاملات اجتماعی و غیررسمی که در محیط‌های کاری حضوری اتفاق می‌افتند، نقش مهمی در تقویت روابط بین افراد و افزایش روحیه همکاری در تیم‌ها ایفا می‌کند. به همین علت، توصیه می‌شود که جلسات حضوری یا آنلاین به‌طور منظم با حضور تک‌تک اعضای تیم برگزار شود تا فرصتی برای تعاملات اجتماعی و تبادل نظرهای غیررسمی فراهم شود.

۵- تعیین ساعات مشخص برای کار گروهی

با تعیین ساعات مشخصی برای کار گروهی، می‌توان تمرکز اعضای تیم را برای انجام پروژه‌های مشترک افزایش داد و به بهبود کیفیت تصمیم‌گیری کمک کرد. برای مثال، می‌توان ساعاتی از روز را به‌عنوان «زمان همکاری» تعیین کرد و از تمام اعضای تیم خواست تا در این ساعت به‌صورت حضوری یا آنلاین در جلسات و بحث‌های گروهی شرکت کنند. این کار باعث می‌شود تا اعضای تیم بتوانند ایده‌های خود را با یکدیگر در میان بگذارند، از تجربیات یکدیگر بهره‌مند شوند و چالش‌های مشترک پیش‌آمده را حل و فصل کنند.

۶- اهمیت فعالیت‌های تیم‌سازی

فعالیت‌های تیم‌سازی نقش مهمی در تقویت روابط بین اعضای تیم، افزایش روحیه همکاری و ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت ایفا می‌کند. این فعالیت‌ها می‌توانند به‌صورت حضوری یا آنلاین برگزار شوند و شامل بازی‌های گروهی، کارگاه‌های آموزشی یا برگزاری جشن‌های کوچک باشد. با برگزاری منظم این فعالیت‌ها، می‌توان به تقویت حس تعلق اعضای تیم به سازمان کمک کرد. گفتنی است که این اقدام باعث بهبود عملکرد کلی تیم خواهد شد. اهمیت تیم سازی را در ارتباطات تیمی دورکاری دست کم نگیرید.

۷- انجام نظرسنجی و جمع‌آوری بازخورد

برای اطمینان از این‌که اعضای تیم از فعالیت‌های تیم‌سازی و ساعات مشخص‌شده برای کار گروهی استقبال خواهند کرد، توصیه می‌شود که به‌طور منظم از اعضای تیم بازخورد بگیرید. انجام نظرسنجی ناشناس می‌تواند به شناسایی نقاط قوت و ضعف این برنامه‌ها کمک کند و به مدیران این امکان را بدهد تا تغییرات لازم را در برنامه‌های خود ایجاد کنند.

۸- انعطاف‌پذیری و تطبیق با نیازهای تیم

انعطاف برای ارتباطات تیمی دورکاری و ترکیبی ضروری است. باید توجه داشت که نیازهای هر تیم ممکن است با گذشت زمان تغییر کند. به همین علت، برنامه‌های مربوط به همکاری تیمی و فعالیت‌های تیم‌سازی باید به‌صورت مداوم ارزیابی و در صورت لزوم، اصلاح شوند. با ایجاد محیط کاری پویا و انعطاف‌پذیر، می‌توان به بهبود مستمر عملکرد تیم کمک کرد.

برقراری ارتباط مؤثر، کلید موفقیت در دنیای کار ترکیبی و دورکاری

یافته‌های اخیر در خصوص چالش‌ها و فرصت‌های موجود در محیط‌های کاری ترکیبی و دورکاری، زنگ خطری برای مدیران به صدا درآورده است. با این حال، این چالش‌ها می‌توانند فرصتی برای رشد و توسعه نقش مدیران در سازمان تلقی شوند. یکی از مهم‌ترین جنبه‌هایی که مدیران باید به آن توجه کنند، ارتقای مهارت‌های ارتباطی خود است. در این مطلب، توضیح دادیم که مدیران چطور می‌توانند برقراری ارتباط را در محیط کاری ترکیبی و دورکاری تقویت کنند و بهبود ببخشند. فرقی نمی‌کند که مدیر کسب‌وکار هستید یا کارمند دورکار، اگر درباره برقراری ارتباط در محیط کاری، خاطره یا تجربه‌ای آموزنده دارید، خوشحال می‌شویم که برای ما هم تعریف کنید.

منبع: psychologytoday

کسب‌وکار خود را با سرمایه کم شروع کنید

به مدت محدود