راهنمای تحصیل در خارج از کشور (قسمت هفتم: آماده کردن مدارک)

مطالعه قسمت ششم

_{این مقاله در تاریخ ۱۳۹۹/۰۲/۲۳ توسط سعیده خلیلی‌صفا به‌روزرسانی شده است.}

تحصیل در خارج و حضور در دانشگاه‌های معتبر بین‌المللی دارای مراحل متعددی است که دانشجویان علاقه‌مند باید به ترتیب آن‌‌ها را طی کنند. پس از مراحل اولیه شامل تعیین دانشگاه و کشور مقصد، شرکت‌ در آزمون‌های بین‌المللی مانند IELTS ،TOEFL ،GRE، GMAT و… نوبت به جمع‌آوری و ترجمه مدارک تحصیلی می‌رسد. در این مرحله مدارک تحصیلی مورد تأیید وزارت علوم کشور جمهوری اسلامی ایران باید توسط دارالترجمه‌های معتبر ترجمه و ممهور شوند.

دانشجویان داخلی که مدارک تحصیلی آن‌ها به زبان فارسی است، باید از طریق ترجمه رسمی مدارک، نسبت به ارسال مدارک مورد نیاز پذیرش یا به اصطلاح Admission’s requirements اقدام کنند و این مدارک را به بخش admission office یا Graduate Department بر اساس درخواست دانشگاه مقصد، ارسال کنند. در این قسمت از سری مقاله‌های راهنمای عملی تحصیل در خارج از کشور، به چگونگی ترجمه رسمی مدارک تحصیلی اشاره می‌شود.

مراحل ترجمه مدرک تحصیلی

• تهیه لیست مدارک مورد نیاز برای پذیرش از دانشگاه مورد نظر
• اخذ مدرک اصلی دارای مهر و امضا؛ مراحل آزاد سازی و لغو تعهد مدارک صادره از وزارت علوم، پس از فارغ‌التحصیلی دانشجو باید انجام شود. در رابطه با دانشگاه آزاد، دانشنامه‌های صادره پس از سال ۱۳۸۸ دارای هولوگرام اصلی و مهر سازمان مرکزی هستند و برای ترجمه رسمی نیازی به دریافت تائید سازمان مرکزی ندارند. برای ترجمه مدارک تحصیلی صادره از وزارت بهداشت، به مهر وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نیاز دارد. مدارک رشته‌های پزشکی دانشگاه آزاد نیز صادره از وزارت بهداشت هستند و برای ترجمه به مهر تائید سازمان مرکزی دانشگاه آزاد و وزارت بهداشت نیاز دارند.
• تائید مدرک توسط وزارت علوم (ثبت‌نام و بارگذاری مدارک در پرتال سازمان امور دانشجویان) یا سازمان مرکزی دانشگاه آزاد
• مراجعه به دارالترجمه و درخواست ترجمه رسمی مدارک
• تائید مدارک توسط وزارت امور خارجه

برای تهیه ترجمه رسمی مدارک تحصیلی به کجا مراجعه کنیم؟

دانشجویان متقاضی جهت تهیه ترجمه رسمی ممهور شده باید به مترجمان رسمی مراجعه کنند. در این رابطه متقاضیان می‌توانند مشخصات مترجمان رسمی را در پرتال اداره کل اسناد و امور مترجمان رسمی (فنی) قوه قضاییه را مشاهده کنند.

مدارک تحصیلی باید توسط کدام نهادها تائید شوند؟

شرایط تائیدیه مدارک تحصیلی در دانشگاه‌ها و کشورهای مختلف متفاوت است و معمولا پس از ترجمه رسمی مدارک و تایید مهر ترجمه رسمی توسط وزارت دادگستری، اداره کل دانش آموختگان وزارت علوم و وزارت امور خارجه نیز مدارک مذکور را تائید و ممهور می‌کنند. نکته قابل توجه اینکه وزارت دادگستری و وزارت امور خارجه فارغ از صحت ترجمه، اصالت مهر مترجم رسمی و دادگستری را تایید می‌کنند. البته معمولا مراحل تائید مدارک توسط دو وزارت دادگستری و امور خارجه توسط دارالترجمه‌‌های رسمی نیز انجام می‌شود، ولی در صورت تمایل متقاضی می‌تواند مرحله تائید مدارک در وزارت امور خارجه را شخصا نیز انجام دهد.

اهمیت این موضوع برای دانشگاه‌های خارجی به حدی است که در صورت ترجمه مدارک توسط مترجمان غیر رسمی و نداشتن مهر وزارت‌خانه‌های ایران، این مدارک از جانب دانشگاه‌ها به عنوان certificated copies (کپی برابر اصل) شناخته نخواهد شد. 

کدام مدارک نیاز به تائید و ترجمه رسمی دارند؟

ترجمه رسمی مدارک برای دانشجویان در دانشگاه‌های آزاد، غیر انتفاعی، دولتی و علمی کاربردی تقریبا یکسان است و ممکن است تا در فرآیند داخلی مانند تسویه حساب و صدور مدرک با یکدیگر متفاوت باشند. در این رابطه، لیست مدارک درخواستی نیز برحسب دانشگاه‌ها متفاوت است، ولی در حالت کلی مدارک زیر برای اغلب دانشگاه‌ها عمومیت دارند؛

• ریز نمرات دوره کارشناسی/کارشناسی ارشد
• اصل مدرک کارشناسی/کارشناسی ارشد (دانش‌نامه)
• توصیه‌نامه (Recommendation letter) اساتید (تعداد توصیه‌نامه‌ها بر اساس ضوابط دانشگاه‌ها متغیر است.)
• مدرک زبان انگلیسی TOFEL یا IELTS
• مدرک GRE/GMAT ارائه یکی از این مدارک برای درخواست پذیرش بعضی از دانشگاه‌ها ضروری است.
• سوابق تحصیلی و کاری (CV)
• نامه درخواست پذیرش (Application letter)
• مدارک شناسایی (گذرنامه و…)

مدارکی که به زبان انگلیسی صادر شده‌اند، نیاز به ترجمه رسمی ندارند و تنها مترجم رسمی قوه قضاییه پس از بررسی صحت زبان متن مدرک مورد نظر، با مهر کردن مدرک، صحت کپی برابر اصل بودن مدرک را تائید می‌کند. همچنین، فقط مدارک حقوقی امکان ترجمه رسمی دارند و ترجمه رسمی مدارکی مانند رزومه کاری و تحصیل انجام نمی‌شود.

نکات مهم در ترجمه رسمی مدارک تحصیلی

پس از تحویل مدارک به دارالترجمه باید به برخی از موارد از هزینه ترجمه تا بررسی محتوای مدارک را مورد توجه قرار دهید؛

• اگر در مدارک تحصیلی‌تان اصلاحات تخصصی از رشته تحصیلی شما وجود دارد بانک لغات تخصصی مرتبط را به مترجم ارائه دهید.
• صحت ترجمه انجام شده را قبل از ممهور شدن با یکی از اساتید مسلط به زبان مقصد در رشته مربوطه مرور کنید.
• مدت اعتبار ترجمه رسمی مدارک تحصیلی معمولا طولانی است، اما به دلیل تعویض مهر وزارت‌ها در هر دو سال، روال تائید این مدارک باید مجددا انجام شوند.
• پلمپ ، تمبرها یا نشان‌هایی را که بر روی ترجمه مدارک زده می‌شود، مخدوش یا یاز نکنید.
• در صورت وجود ابهام، اصطلاحات تخصصی و عنوان‌های خاص در مدارک، پیش از شروع ترجمه آن‌ها را به اطلاع مترجم برسانید.
• برگردان اسامی یا تاریخ‌های موجود در مدارک‌تان را به لاتین در اختیار مترجم قرار دهید، حتما با اسم و تاریخ درج شده با پاسپورت چک کنید.
• تنها مدارک حقوقی امکان ترجمه را دارند و درصورت تمایل به ترجمه مواردی مانند رزومه، باید از شرکت مربوطه گواهی شغلی دریافت کرده و همراه با روزنامه رسمی شرکت می‌توانید ترجمه رسمی انجام دهید.
• درصورتی که در مقطعی در کشور دیگری تحصیل کرده‌اید، از دانشگاه‌تان بخواهید مدارک شما را مستقیما به دانشگاه مورد نظر ارسال کند.
• مدارک تحصیلی مدارس با داشتن مهر و امضای مدیر موسسه قابل ترجمه رسمی و تائید است ، اما گواهی سال آخر هر دوره باید به تائید دادگستری و امور خارجه آموزش و پرورش منطقه مربوطه برسد.
• مترجم رسمی اجازه ندارد به درخواست شما یا دلخواه خود کلمه‌ای حذف یا اضافه کند، درصورت نیاز مدرک به اصلاح، پیش از اقدام به ترجمه از راه قانونی موارد را تصحیح کنید.

مطالعه قسمت هشتم