ده نکته درباره‌ مستندسازی در روابط‌ عمومی

این‌ها بخش کوچکی از عوارض بی‌توجهی به مستندسازی است. فواید این امر در سازمان‌ها، از جمله در روابط‌عمومی، متعدد و اقدامی لازم و حرفه‌ای است. اگر ما در یک واحد روابط‌عمومی مشغول به کار هستیم، فارغ از اینکه اندازۀ سازمانی ما بزرگ است یا کوچک، باید موضوع مستندسازی را یک وظیفه تلقی کنیم و در مسیر انجام آن کوتاهی نکنیم. خوشبختانه ابزار فناورانه این امکان را داده است که بسیاری از بهانه‌ها در فرایند مستندسازی، رنگ ببازند.

اما چند نکته: 

مدیران و کارشناسانی که به‌ مستندسازی اهمیت می‌دهند، اهدافی مشخص دارند و در مسیر رسیدن به این اهداف تلاش می‌کنند کمترین هزینۀ مالی و معنوی را به سازمان خود تحمیل کنند. به‌عبارت دیگر، اطلاعات و اسناد را در ردیف سرمایه‌های سازمانی تلقی می‌کنند. 

به کار کارشناسی اعتقاد دارند و با بایگانی و مستند کردن برنامه‌ها و اقدامات خود در فازهای مطالعه، شناخت، تجزیه‌وتحلیل شرایط موجود، طراحی وضعیت مطلوب و اقدامات عملی، امکان بررسی، نقد و طرح نظر را برای سایر کارشناسان، محترم می‌شمرند. در واقع با ذخیرۀ تجربه‌های خود، امکان بهره‌مندی دیگران و به‌ویژه نسل‌های بعدی را ممکن می‌کنند تا با آزمون‌وخطاهای کمتری مسئولیت‌های خود را انجام دهند.

مستندسازی، یکی از روش‌های وقایع‌نگاری و زمینۀ تدوین تاریخ است. روابط‌عمومی‌های مستندساز این امکان را فراهم می‌کنند تا آیندگان راحت‌تر به تاریخ این حوزه دسترسی پیدا کنند و آفتی به نام تحریف تاریخ تا حد زیادی کارایی خود را از دست بدهد. 

روابط‌عمومی حرفه‌ای که اهمیت مستندسازی را درک کرده است، راویِ صادقِ شکل‌گیری، بلوغ و کمالِ هویت و نام‌ونشان یک سازمان خواهد بود. مسیر غلبه بر نقصِ تاریخی عدم استانداردسازی فعالیت‌های روابط‌عمومی در سازمان‌ها به‌طور حتم از مستندسازی می‌گذرد. 

وظیفه و بار مستندسازی فعالیت‌های تمام واحدهای سازمانی نباید بر دوش روابط‌عمومی قرار گیرد اما روابط‌عمومی به‌عنوان واحد تخصصی، باید کمک‌حالِ واحدهای دیگر و البته عرضه‌کنندۀ گزارش نهایی سازمان در قالب‌های تولیدی فاخر و باکیفیت باشد.  

مستندسازی را با نگاهی باز و بدون دخالت منافع و سلیقه‌های شخصی و گروهی به انجام برسانیم. اگرچه فناوری‌های جدید، فرایند تولید، ثبت ‌و ضبط، پردازش و بهره‌برداری مستندات را تسهیل کرده‌اند، تربیت نیروی انسانی متخصص و به‌کارگیری آن در این حوزه، امنیت و کیفیت اقدامات را ارتقا می‌بخشد. 

مستندسازی، اقدامی شیک و غیرلازم نیست. به‌طور معمول، بسیاری از همکاران سازمان اهمیت این کار را درک نمی‌کنند و حتی ممکن است در برابر آن مقاومت کنند. مدیران و کارکنان سازمان را در قالب کارگاه‌های آموزشی با نتایج مستندسازی آشنا کنیم.

برای ارزیابی عملکرد زیرمجموعه‌های خود در ستاد و صف سازمان، به‌ویژه در سطح استان‌ها، به مستندسازی اقدامات‌شان امتیاز بدهیم و تشویق‌شان کنیم.  

* مدیرمسئول ماهنامه مدیریت ارتباطات / سرمقاله شماره 139 ماهنامه مدیریت ارتباطات