ارائه‌ سخنرانی با استفاده از کمک‌های حسی

بهره‌گیری از کمک‌‌های حسی به مخاطبان کمک می‌کند ضمن تعامل بیشتر با سخنرانی، مطالب ارائه‌شده را بهتر درک کنند و به‌خاطر بسپارند. با بهره‌گیری از کمک‌های حسی یا ابزار بصری، افزایش تعامل، درک و به‌خاطرسپاری محتوا امکان‌پذیر می‌شود. در این مقاله درباره کمک‌های حسی، اهمیت آنها و چگونگی استفاده از آنها صحبت می‌کنیم.

ارزش کمک‌های حسی

کمک‌های حسی (Sensory Enhancements) به مخاطبان کمک می‌کند محتوای ارائه‌شده را به بخش‌هایی تقسیم کنند که به‌خاطرسپردن آنها راحت‌تر است؛ این مطالب را در مقایسه با مطالبی که در ارائه‌ی آنها از کمک‌های بصری استفاده نشده است، آسان‌تر می‌توان درک کرد.

۱. افزایش تعامل شنونده با بهره‌گیری از کمک‌های حسی

اگر شنوندگان را بشناسید و کمک‌های حسی خود را متناسب با آنها برگزینید، آنها نیز تعامل بیشتری با سخنرانی خواهند داشت. مثلا اگر برای گروهی سخنرانی می‌کنید که بازه‌ی زمانی توجه (Attention Span، مدت‌زمانی که فرد می‌تواند روی فعالیتی تمرکز کند) کوتاه‌تری دارند (مانند نوجوانان یا جوانان)، بهتر است به‌جای متن‌ها و توضیحات اضافه، از کمک‌های حسی شامل تصاویر و رنگ‌ها بهره بگیرید.

کمک‌های بصری به مخاطبان کمک می‌کند تا ساختار و جریان مطالبی را که ارائه می‌دهید دنبال کنند. بهره‌گیری از کمک‌های بصری بر میزان توجه مخاطبان به مطالب می‌افزاید زیرا برقراری ارتباط مؤثر با ابزار بصری ساده‌تر از برقراری ارتباط با واژه‌هاست.

در میان کمک‌های بصری خود، از داستان‌های کوتاه، نقل‌قول و مثال‌های جذاب نیز بهره بگیرید. داستان‌سرایی و نقل‌قول به تفکیک بخش‌های سخنرانی کمک می‌کند و موجب می‌شود که مخاطبان توجه بیشتری به مطالب داشته باشند. ارائه‌ی خلاصه‌ی این داستان‌ها در کمک‌های بصری نیز به مخاطبان کمک می‌کند که داستان‌ها را به‌خاطر بسپارند و از این‌ طریق، بهتر بتوانند سخنرانی را درک کنند.

۲. افزایش درک شنونده از طریق تکرار و کمک‌های حسی

با تکرار مطالب، می‌توان تا حد زیادی درک شنونده را افزایش داد؛ زیرا تکرار موجب می‌شود که مخاطب، اطلاعات ارائه‌شده را دوباره و به‌طور ذهنی (هم به‌صورت بصری و هم شنیداری) تمرین و پردازش کند. وقتی از کمک‌های حسی برای تکرار ایده‌ی موردنظر استفاده می‌شود، این تکرار بیشترین تأثیر را دارد. برای نمونه، اگر سخنران برای توضیح مفهومی، داستانی بیان کند و از کمک بصری مرتبط با آن داستان نیز بهره بگیرد، مخاطب، هم کمک بصری و هم داستان را پردازش می‌کند و احتمال درک مفاهیم بیشتر خواهد بود.

۳. افزایش به‌خاطرسپاری مطالب از طریق کمک‌های حسی

بهره‌گیری از کمک‌های حسی روش خوبی برای افزایش به‌خاطرسپاری مطالب توسط مخاطبان است. این کار از طریق تکرار اطلاعات ارائه‌شده به مخاطبان انجام می‌شود. اگر سخنران درباره‌ی ایده‌ای بحث کند و سپس برای کمک به مخاطبان در درک آن ایده، از کمک بصری بهره بگیرد، مخاطبان دوباره درباره‌ی آن ایده فکر و آن را پردازش می‌کنند. این روش موجب می‌شود که مخاطبان بیشتر بتوانند آن ایده را به‌خاطر بیاورند. به‌علاوه، کمک بصری می‌تواند در قالب یک نشانه‌، به مخاطبان کمک کند داستان یا مفهومی را که سخنران توضیح داده است، به‌خاطر بیاورند. بهره‌گیری از نشانه‌ی بصری (به‌جای توضیح‌ صرف با واژه‌ها) تأثیر بیشتری در به‌خاطرسپاری مفهومِ توضیح‌داده‌شده دارد.

انتخاب کمک‌های بصری مناسب

یکی از روش‌های به‌یادماندنی‌کردن سخنرانی، بهره‌گیری از کمک‌های بصری است. ابزاری برگزینید که برای نکته‌ای که می‌خواهید به مخاطبان توضیح دهید، مناسب باشد. ارتباط بصری بر مشاهده متکی است. برای برقراری این ارتباط، بیشتر از تصاویر دوبُعدی بهره‌گیری می‌شود. کمک‌های بصری معمولا موارد زیر را دربرمی‌گیرد:

• تایپوگرافی (حروف‌نگاری)؛
• ترسیم اشکال؛
• طراحی گرافیکی؛
• عکس‌ها؛
• نمودار؛
• نقشه؛
• کلیپ‌های تصویری.

پیام بصری در کنار متن، قدرت بیشتری در آگاه‌کردن، آموزش‌دادن یا متقاعدکردن مخاطب دارد. امروزه، اغلب کمک‌های بصری و ابزار ارائه‌ی محتوا توسط رایانه طراحی و تولید شده‌اند. شما باید با چگونگی بهره‌برداری از این ابزار یا هر نوع دیگری از کمک‌های بصری در سخنرانی خود آشنا باشید.

نوع کمک بصریِ مورداستفاده توسط سخنران به ترجیحات او و اطلاعاتی که باید ارائه دهد، بستگی دارد. به‌منظور تعیین نوع کمک بصریِ مورداستفاده، ابتدا خلاصه‌ای از سخنرانی خود را بنویسید، در آن بر نکات اصلی و مهم سخنرانی تمرکز کنید و به مخاطبان و ویژگی‌های فرهنگی آنها نیز توجه کنید.

رسانه‌ای را برگزینید که برای نکته‌ای که می‌خواهید توضیح دهید مناسب باشد. کمک‌های بصری باید گفته‌های شما را تأیید، روشن و تقویت کنند؛ نه اینکه صرفا آنچه را که گفته‌اید، به شکلی دیگر تکرار کنند. برای اینکه مطمئن شوید هدف شما از به‌کارگیری کمک‌های بصری واضح و روشن است، باید فقط از واژه‌ها یا عبارت‌های مهم و به‌یادماندنی بهره بگیرید.

همه‌ی اسلایدهای نوشتاری غیرضروری را حذف کنید. از به‌کارگیری افراطی کمک‌های بصری بپرهیزید. بهره‌گیری از اسلایدهای تصویری و رنگ‌های مناسب، بیشترین تأثیرگذاری را دارد.

این نکات را در نظر بگیرید

• در زمان انتخاب کمک بصری باید ببینید که آیا ابزار مورداستفاده برای افرادی که بیشترین فاصله را از صفحه‌نمایش دارند نیز قابل‌مشاهده و درک است؛
• وقتی سخنرانی خود را از نظر زمان‌بندی و تناسب مطالب بررسی می‌کنید، به‌کارگیری کمک‌های بصری را نیز تمرین کنید؛
• در آغاز یا پایان سخنرانی از کمک بصری استفاده نکنید؛ مگراینکه بهره‌گیری از آن برای آغاز سخنرانی یا توضیح نکته‌ای کلیدی، اهمیت زیادی داشته باشد؛
• کمک‌های بصری را به‌گونه‌ای معرفی کنید که به‌آرامی با سخنرانی هماهنگ شوند و نکات مهم را برجسته کنند یا موجب روشن‌شدن مثال‌های شما شوند؛
• حفظ ارتباط چشمی با مخاطبان نیز بسیار مهم است. شما باید رو به مخاطبان خود سخن بگویید و در طول سخنرانی، صرفا به کمک‌های بصری‌تان نگاه نکنید؛
• ارائه‌ی سخنرانی را تمرین کنید و نکاتی را که توضیح می‌دهید با کمک‌های بصریِ مورداستفاده برای آنها هماهنگ کنید؛
• از توزیع‌کردن نسخه‌هایی از کمک‌های بصری میان مخاطبان بپرهیزید؛ زیرا این کار اغلب موجب پرت‌شدن حواس آنها می‌شود؛
• حتما جنبه‌هایی تعاملی (مثلا نظرسنجی کنید یا دیدگاه مخاطبان را بپرسید) را به کمک‌های بصری خود بیفزایید زیرا این امر موجب درگیرشدن و افزایش توجه مخاطبان می‌شود.

اهمیت آماده‌سازی کمک‌های حسی

آماده‌سازی کمک‌های بصری موجب می‌شود از اینکه به‌کارگیری این ابزار به افزایش تعامل، به‌خاطرسپاری و درک مطالب توسط مخاطبان کمک می‌کند، مطمئن شوید. در زمان آماده‌سازی کمک‌های بصری باید ۳ پرسش مهم را درنظر بگیرید.

۱. آیا کمک‌های بصری شما برای مخاطبان مناسب است؟

وقتی درباره‌ی موضوع سخنرانی تصمیم‌ گرفتید و پژوهش‌های لازم را انجام دادید، باید درباره‌ی این مسئله بیندیشید که چگونه می‌خواهید اطلاعات موردنظر را با بهره‌گیری از کمک‌های بصری ارائه دهید. شما باید از زوایای گوناگون به سخنرانی خود توجه کنید و در این میان، مهم‌ترین موضوعی که باید به‌خاطر داشته باشید، این پرسش است که: «مخاطبان من چه کسانی هستند؟» هرگز اهمیت شناخت مخاطبان را دست‌ِکم نگیرید. اگر مخاطبان نتوانند کمک‌های بصری شما را درک کنند، دستیابی به هدف موردنظر شما دشوارتر خواهد بود.

شما باید در زمان گزینش یا تولید کمک بصری، سطح دانش، زمینه‌های جمعیت‌شناختی، شغل و ارزش‌های مخاطبان خود را درنظر بگیرید. مثلا نباید از نمونه‌ها و تصاویری استفاده کنید که نسل یا گروه سنی خاصی، توانایی درک آن را ندارد. تصمیم شما برای به‌کارگیری کمک‌های بصری مانند پاورپوینت یا هر ابزار نمایشی دیگر، تأثیر چشمگیری بر مخاطبان خواهد گذاشت؛ بنابراین درباره‌ی بهره‌گیری از این ابزار با هوشمندی بیندیشید.

سخنران باید کمک‌های بصری‌ را طوری برگزیند که برای موضوع سخنرانی و مخاطبان مناسب باشد.

۲. آیا مخاطبان به‌راحتی می‌توانند کمک‌های بصری شما را درک کنند، ببینند یا بخوانند؟

وقتی درحال آماده‌سازی کمک‌های بصری خود هستید، باید اطمینان یابید که مخاطبان می‌توانند آنچه را که در کمک‌های بصری گفته می‌شود، بخوانند و درک کنند:

• از نوشته‌ای استفاده کنید که فونت آن به اندازه‌ی کافی بزرگ باشد (حداقل اندازه‌ی فونت پیشنهادی، ۱۶ است)؛
• رنگ‌ها باید از یکدیگر قابل‌تشخیص باشند؛
• مطمئن شوید که پس از چند ثانیه نگاه‌کردن به عکس‌ها، نمودارها و نقشه‌های مورداستفاده، به‌راحتی می‌توان معنای آنها را درک کرد؛ اگر درک آنها ساده نیست، درطول سخنرانی زمانی را به توضیح‌دادن معنای عکس‌ها یا نمودارها اختصاص دهید.

برای اطمینان‌یافتن از اینکه افرادی که در انتهای سالن نشسته‌اند می‌توانند کمک‌های بصری شما را بخوانند، یک صفحه از اسلایدهای خود را چاپ کنید و آن را روی زمین قرار دهید. سپس بایستید و ببینید که آیا می‌توانید تمام قسمت‌های اسلاید را بخوانید. اگر نمی‌توانید آن را بخوانید، یعنی افرادی که در انتهای سالن سخنرانی نشسته‌اند احتمالا نمی‌توانند اسلاید شما را بخوانند.

فراموش نکنید که باید بتوانید به‌راحتی با فناوری‌های لازم برای ارائه‌ی کمک‌های بصری خود کار کنید. همچنین باید اطمینان یابید که در محل سخنرانی به فناوری‌های موردنیاز دسترسی دارید.

۳. آیا می‌دانید چه چیزی در کمک‌های بصری شما وجود دارد و آیا می‌توانید آنها را به شکلی مؤثر ارائه دهید؟

یکی از ضرورت‌های بهره‌گیری مؤثر از کمک‌های بصری، درک محتویات این ابزار و تعیین چگونگی توضیح‌دادن آنها به مخاطبان است. اگر برای کمک به توضیح نکته‌ای، از عکس یا نمودار استفاده می‌کنید، حتما باید خودتان آن را به‌خوبی درک کنید و بتوانید آن را به‌راحتی برای مخاطبان خود توضیح دهید. اگر در طول سخنرانی خود، در تفسیر نموداری سردرگم شوید و نتوانید آن را به‌خوبی برای مخاطبان توضیح دهید، مخاطبان نیز دچار سردرگمی شده و این سردرگمی موجب کاهش تعامل و درک مخاطبان خواهد شد.

پیش از ارائه، نمودارها و عکس‌های خود را بررسی کنید. در یادداشت‌های خود بنویسید که در کجا از هر یک از آنها بهره خواهید گرفت، کمک‌های بصری شما چه معنایی دارند و چگونه می‌خواهید آنها را به مخاطبان ارائه دهید.

حتما پیش از سخنرانی، کار با کمک‌های بصری را تمرین کنید تا بتوانید از آنها به شکلی مؤثر برای کمک به حفظ توجه مخاطبان به سخنرانی، درک مطالب ارائه‌شده و به‌خاطرسپاری نکات کلیدی بهره بگیرید.

بایدهای استفاده از کمک‌های بصری

کمک‌های بصری باید به‌راحتی قابل‌درک و از نظر زیبایی‌شناسی دلپذیر باشند؛ همچنین باید به‌راحتی قابل‌جابه‌جایی، دیدن، شنیدن و تکمیل‌کننده سخنرانی باشند. کمک‌های بصری به بهبود بازه‌ی زمانی توجه مخاطبان در طول سخنرانی نیز کمک می‌کنند. البته سخنران باید از کمک‌های بصری چنان بهره بگیرد که موجب منحرف‌شدن مخاطبان از محتوای اصلی سخنرانی نشود. کمک بصری درصورتی مفید است که از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد:

• به‌راحتی توسط مخاطبان دیده یا شنیده شود؛
• به‌راحتی بتوان با آن کار کرد؛
• ازنظر زیبایی‌شناسی خوشایند باشد؛
• به‌راحتی بتوان نکات کلیدی بیان‌شده در آن را درک کرد؛
• پیام سخنران را تکمیل کند؛ نه اینکه جایگزین آن شود.

اگر در ابزار کمکی خود اطلاعات فرعی زیادی را بیان کنید، مخاطبان نمی‌توانند پیام اصلی سخنرانی شما را درک کنند. از فردی که با سخنرانی شما آشنایی ندارد بپرسید که آیا می‌تواند نکته‌ی اصلی سخنرانی را درک کند. اگر او نتواند نکته‌ی اصلی را درک کند، بهتر است که کمک‌های بصری خود را بازنگری کنید و اطلاعات غیرضروری آن را حذف کنید.

کمک‌های بصری نباید جایگزین سخنرانی باشند. مثلا وقتی سخنران از پاورپوینتی استفاده می‌کند که در آن متن‌ سخنرانی کلمه‌به‌کلمه تکرار شده، پاورپوینت دیگر کمک بصری به‌شمار نمی‌رود و درواقع جایگزین سخنرانی شده است. اگرچه این سخنرانی دقیق است، موجب خستگی مخاطبان می‌شود و آنها اطلاعات زیادی از سخنرانی به‌دست نمی‌آورند.

اگر کمک بصری به‌عنوان مکمل عمل کند، از طریق نمایش نمودار، شکل، جدول و خلاصه‌ی مطالب موجب افزایش درک مخاطبان می‌شود.

نبایدهای استفاده از کمک‌های بصری

کمک‌های بصری باید به بهبود سخنرانی و درک بهتر نکات اصلی آن کمک کنند. اگر کمک‌های بصری گیج‌کننده باشند، ممکن است که موجب منحرف‌شدن مخاطبان از سخنرانی شوند و درک آنها را کاهش دهند. برخی از نبایدهای مهمِ استفاده از کمک‌های بصری عبارت‌اند از:

• ناهماهنگی در ترکیب رنگ‌ها یا تم‌ها؛
• بهره‌گیری از فونت‌های کوچک یا پیچیده، یا متن و گرافیک‌های دشوار؛
• ارائه‌ی اطلاعات بسیار زیاد یا اسلایدهای فراوان؛
• بهره‌گیری از تصاویر متحرک یا صداهای منحرف‌کننده.

اگر در ترکیب رنگ‌ها یا تم‌های کمک‌های بصری ناهماهنگی‌هایی وجود داشته باشد، ممکن است که مخاطبان دچار سردرگمی شوند؛ زیرا تغییر رنگ مثلا می‌تواند نشانه‌ی تغییر موضوع باشد. هماهنگی تم‌ها و رنگ‌ها به یکپارچگی تمام اطلاعاتِ ارائه‌شده در سخنرانی کمک می‌کند و موجب می‌شود مخاطبان موضوعات را بهتر درک کنند.

بر اساس استانداردی کلی، اندازه‌ی فونت تمام اسلایدهای پاورپوینت باید دست‌ِکم ۱۸ باشد تا مخاطبانی که در ردیف آخر نشسته‌اند نیز بتوانند مطالب را بخوانند.

بکوشید کمترین اطلاعات ممکن را در هر اسلاید ارائه دهید و فقط مواردی را مطرح کنید که برای انتقال نکات کلیدی آن کمک بصری یا اسلاید ضروری است. باید از کمترین تعداد اسلایدها یا کمک‌های بصری ممکن در سخنرانی خود بهره بگیرید.

بر اساس قاعده‌ای کلی، هر اسلاید در هر پاورپوینت را به‌مدت ۳۰ ثانیه تا ۱ دقیقه نمایش دهید. بخش عمده‌ی سخنرانی باید شامل مطالبی باشد که برای مخاطبان خود بیان می‌کنید، نه متن‌هایی که در کمک‌های بصری نمایش می‌دهید.

چگونه با اعتماد‌به‌نفس، یک سخنرانی تاثیرگذار انجام دهیم؟