چطور روزهای پرکار آخر سال را مدیریت کنیم؟

با رسیدن به روزهای آخر سال سرمان شلوغ‌تر می‌شود. کارهای زیادی در خانه و محل کار هست که باید پیش از پایان سال انجامشان دهیم. زمان کم برای جمع‌وجورکردن کارها ممکن است فشار و استرس بیشتری به ما وارد کند. در این وضعیت اگر برنامه‌ریزی دقیق نداشته باشیم، به مشکل می‌خوریم. در این مقاله، روش‌هایی را به شما پیشنهاد می‌کنیم که به‌کمک آنها می‌توانید روزهای پرکار آخر سال را مدیریت کنید. همراه ما بمانید.

۱. قبول کنید که نمی‌توانید به همه کارها برسید

بیشتر ما مایلیم خود را توانمند‌تر از چیزی که واقعا هستیم، ببینیم. به همین دلیل مسئولیت‌های فراوانی را قبول و فشار کاری و استرس زیادی را تحمل می‌کنیم. این فشار کیفیت کار ما را کاهش می‌دهد. بهتر است در شرایطی که به روزهای آخر سال نزدیک می‌شویم، با این واقعیت کنار بیاییم که نمی‌توانیم تمام کارها را به سرانجام برسانیم. پس بهتر آنکه از قبول پروژه جدید خوددداری کنیم و برنامه کاری خود را بیش از این پر نکنیم.

مهارت نه گفتن به برخی کارها و مسئولیت‌ها در زمان‌هایی که سرمان شلوغ است، مهارت مهمی برای حفظ کیفیت کارمان است. پس آن را در هر زمانی رعایت کنید.

۲. برون‌سپاری و کار تیمی را سرلوحه قرار دهید

در روزهای پایان سال، فشار کاری برای تمام‌کردن پروژه‌ها ممکن است شما را سراسیمه کند. شاید به این فکر بیفتید که همه کارها را شتابزده انجام دهید. این روش شاید باعث تحویل سروقت کار شود، اما بعید است که کیفیت کار همان کیفیت مدنظر باشد.

در چنین وضعیتی، از دیگران کمک بگیرید. در یک پروژه کارهای مختلفی باید انجام شوند. شاید دیگران بهتر از شما بتوانند برخی از این کارها را انجام دهند. با برون‌سپاری وظایف و استفاده از ظرفیت کار تیمی در صورت امکان، حجم کاری خود را کاهش دهید.

۳. زمان کافی را به برنامه‌ریزی اختصاص دهید

۱ ساعت برنامه‌ریزی دقیق می‌تواند جلوی هدررفتن ساعت‌ها کار شتابزده و بی‌برنامه را بگیرد. به‌جای اینکه بدون برنامه سراغ کارها بروید، زمانی را به برنامه‌ریزی امور اختصاص دهید؛ اولویت هر کار را مشخص کنید، برنامه زمانی لازم برای اتمام هرکدام را تعیین و سپس شروع به کار کنید.

۴. بر اولویت‌ها تمرکز کنید

هنگام برنامه‌ریزی باید اولویت کارها را مشخص کنید، یعنی اینکه کدام کار مهم‌تر است و باید زودتر انجام شود. اما در روزهای آخر سال، ممکن است حس کنید همه کارها اولویت یکسانی دارند. در این شرایط، چطور بفهمید که کدام کارها اولویت بیشتری دارند؟ برای حل این مشکل، می‌توانید از ابزاری به‌نام ماتریکس آیزنهاور استفاده کنید. این ماتریکس روشی برای اولویت‌بندی کارها و وظایف است.

در این ماتریکس، کارها به ۴ دسته تقسیم می‌شوند:

1. ضروری و مهم: کارهایی که باید بلافاصله انجام شوند.
2. مهم اما غیرضروری: کارهایی که مهم‌اند، اما می‌توان آنها را بعدا انجام داد.
3. ضروری اما غیرمهم: کارهایی که می‌توان انجام آنها را به دیگری واگذار کرد.
4. نه مهم و نه ضروی: کارهایی که از برنامه کاری شما حذف می‌شوند.

در جدول زیر، جایگاه هر کار بر اساس ماتریکس آیزنهاور را مشاهده می‌کنید. شما‌ می‌توانید با رسم این جدول هر کار را در خانه مناسبش قرار دهید و بدین ترتیب درک خوبی از اولویت‌ها داشته باشید.

شما می‌توانید یک پروژه را به کارهای کوچک تقسیم و هر کار را در این ماتریکس جای دهید. پروژه‌ای که کلی و بزرگ به نظر می‌رسد، به مجموعه‌ای از کارهای کوچک‌تر و شفاف با اولویت مشخص تبدیل می‌شود.

۵. استراحت‌کردن را فراموش نکنید

در میان انبوه کارها، باید مراقب انرژی خود نیز باشید. اگر پرانرژی و سرحال باشید، بهتر می‌توانید از پس کارها برآیید. پیاده‌روی یا هر ورزش سبک دیگر، خوردن غذاهای سالم و خواب کافی ۳ کار مهمی‌اند که باید در این روزهای پایان سال حتما در برنامه شلوغ شما جای بگیرند.

۶. تعادل بین زندگی و کار را بر هم نزنید

شلوغی روزهای پایان سال نباید باعث شود که از زندگی شخصی خود غافل شوید. گرچه ایجاد تعادل بین زندگی کاری و شخصی در چنین مواقعی دشوارتر است، می‌توانید با برنامه‌ریزی مناسب و تعیین اولویت‌ها دست‌کم از به‌هم‌خوردن تعادل جلوگیری کنید. فراموش نکنید که رمز ایجاد تعادل بین این دو خودآگاهی است. هنگامی که مشغول کارید، تنها بر آن تمرکز کنید و وقتی که دست از کار کشیدید، دیگر به آن فکر نکنید.

۷. از انجام هم‌زمان چند کار پرهیز کنید

طبق تحقیقات، مغز ما نمی‌تواند هم‌زمان بر دو یا چند کار مختلف متمرکز شود. این افسانه است که کسی می‌تواند هم‌زمان بر چندین کار متمرکز شود. در این حالت، دست‌کم یکی از کارها توجه کمتری دریافت می‌کند و کیفیت کار کاهش می‌یابد.

انجام هم‌زمان کارها را کنار بگذارید و آنها را بر اساس اولویت‌بندی انجام دهید و یکی‌یکی سراغ هر کار بروید.

۸. عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید

حدس می‌زنید عوامل مزاحم که حواس شما را پرت می‌کنند، چند ساعت از کار مفید شما را هدر می‌دهند؟ بر اساس تحقیقات، پس از هربار حواس‌پرتی حدود ۲۳ دقیقه طول می‌کشد تا مغز ما دوباره بر کاری که می‌کرد متمرکز شود! این یعنی هر حواس‌پرتی نه‌تنها زمان ما را تلف می‌کند، بلکه انرژی و تمرکز ذهنی‌ ما را نیز مخدوش می‌کند.

اگر تنها ۵ بار در روز دچار حواس‌پرتی شوید هم حدود ۲ ساعت کاری در روز و ۱۰ ساعت در هفته را از دست می‌دهید. پس مراقب این عوامل باشید و آنها را تا حد امکان هنگام کارکردن از خود دور کنید. این را هم بدانید که یکی از مهم‌ترین عوامل حواس پرتی این روزها تلفن همراه است.

۹. بین کارکردن وقفه‌های کوتاه ایجاد کنید

استراحت بین کارکردن را فراموش نکنید. پس از هر ۵۰ تا ۶۰ دقیقه کار، ۱۰ دقیقه به خود استراحت دهید. چای یا قهوه بنوشید، راه بروید یا به یکی از عزیزان خود زنگ بزنید. می‌توانید صرفا چشمان خود را ببندید و به موسیقی کوتاه و آرامش‌بخشی گوش کنید.

۱۰. از شر کارهای جزئی خلاص شوید

گاهی اوقات در برنامه روزانه شما کارهایی نه‌چندان مهم وجود دارند که باید انجامشان دهید. در روزهای پایان سال، اغلب این کارها را عقب می‌اندازیم، چون اهمیت زیادی ندارند. با‌این‌حال مانند عاملی مزاحم یک گوشه می‌نشینند و روی هم تلنبار می‌شوند.

بهتر است به‌جای نادیده‌گرفتن یا به‌تأخیرانداختن این کارها، آنها را هرچه زودتر و با صرف کمی وقت انجام دهیم. بدین ترتیب ذهن ما آرامش بیشتری دارد و با خیالی آسوده‌تر می‌توانیم ۱۰۰درصد تمرکز خود را به کارهای مهم‌تر اختصاص دهیم.

۱۱. مدیریت زمان را جدی بگیرید

آیا می‌دانید چه مدت‌زمانی را صرف هر کاری می‌کنید؟ آیا زمان زیادی را صرف یک سری کارهای خاص می‌کنید به طوری که زمان کمی برای رسیدگی به کارهای دیگر می‌ماند؟

با تهیه یک جدول می‌توانید بفهمید که چقدر زمان صرف کدام گروه از کارها می‌کنید. کارها را به ۳ دسته تقسیم کنید:

1. کارهای مهم و ضروری.
2. کارهای روزمره یا بیهوده.
3. کارهایی که بین دسته الف و ب قرار می‌گیرند.

مدت‌زمانی را که روزانه صرف هر دسته می‌کنید، یادداشت کنید. پس از یک هفته زمان‌ها را جمع بزنید تا زمان کل صرف‌شده برای هر دسته مشخص شود. حال می‌توانید بهتر متوجه شوید که زمان شما بیشتر صرف چه کارهایی می‌شود. اگر سهم یک دسته به خصوص دسته‌های «ب» و «پ» بسیار بیشتر از دسته «الف» است، باید تغییری در برنامه‌های خود ایجاد کنید.

۱۲. اعتمادبه‌نفس خود را حفظ کنید

حفظ اعتمادبه‌نفس هنگام مواجهه با حجم کاری پایان سال، برای مقابله با استرس ضروری است. وقتی اعتمادبه‌نفس کافی دارید، کارها آسان‌تر جلوه می‌‌کنند. اعتمادبه‌نفس برای شما مانند منبع انرژی است و جلوی تحمیل استرس را می‌گیرد. اعتمادبه‌نفس ترس ناشی از حجم کارها را به تمرکز بر آنها تبدیل می‌کند. با افزایش اعتماد به نفس خود می‌توانید ذهیت لازم برای کنارآمدن با روزهای شلوغ پایان سال را به دست آورید.

جمع‌بندی

کارهای باقی‌‌مانده در روزهای پایان سال می‌توانند به ما استرس وارد کنند و باعث خستگی و فرسودگی شغلی ما شوند. به‌جای تسلیم‌شدن در برابر سردرگمی و شلوغی، با برنامه‌ریزی مناسب و اجرای دست‌کم برخی از پیشنهادهای این مقاله می‌توان کارها را در زمان باقی‌‌مانده سروسامان داد. امیدواریم تا پایان سال کارهای خود را پرقدرت و پرانرژی انجام دهید.

چگونه با مدیر و همکاران خود تعامل موثری داشته باشیم.

چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.