۱۸ راهکار مؤثر برای بهبود عملکرد شغلی

از خواب بیدار می‌شوید، قهوه می‌نوشید و کارتان را آغاز می‌کنید. کار خوب پیش می‌رود تا اینکه ناگهان صدای دینگ می‌شنوید؛ اعلانی روی صفحه تلفن همراهتان می‌آید. فرقی نمی‌کند این اعلان چه باشد، مهم این است که کاملا حواس شما را پرت می‌کند. چقدر این اتفاق برایتان می‌افتد؟ هر روز؟ حواس‌پرتی‌ها و وقفه‌های زیادی هستند که می‌توانند روی عملکردتان در محل کار به‌شدت اثر بگذارند. چطور این حواس‌پرتی‌ها را مدیریت کنیم؟ در این مقاله خواهید خواند. با ما همراه باشد.

عملکرد کاری چیست و چرا اهمیت دارد؟

«عملکرد کاری» اصطلاحی است که توانایی شما برای انجام کارتان را توصیف می‌کند. مدیران می‌توانند از معیارهای متفاوتی برای سنجش عملکرد کارکنان استفاده کنند که رایج‌ترین آنها عبارت‌اند از:

داشتن همه این معیارها واقعا کار سختی است، مخصوصا اینکه موقعیت‌های کاری با هم فرق می‌کنند و ممکن است در هر موقعیت معیار متفاوتی در اولویت باشد. مثلا شرکت تبلیغاتی ممکن است برای سرعت و کیفیت ارزش قائل شود تا بتواند انتظارات مشتریانش را برآورده کند، در حالی که شرکت ساختمانی ممکن است کیفیت و کارایی را هدف قرار دهد.

معیارهایی را شناسایی کنید که در شغلتان اهمیت بیشتری دارند. با این دانش می‌توانید برای بهبود مهارت‌های اولویت‌دار تلاش کنید. قطعا مدیرتان تلاش‌های شما را می‌بیند و شما را دارایی ارزشمند تیمش می‌داند.

نمی‌دانید از کجا شروع کنید؟ تکنیک‌هایی که عملکرد کاری شما را بهبود می‌بخشند، ممکن است ساده‌تر از آن چیزی باشند که فکر می‌کنید. در ادامه مقاله این تکنیک‌ها را معرفی می‌کنیم. آنها را مرور کنید و ببینید کدامشان برای شما و شغلتان مناسب‌ترند.

چطور عملکرد کاری را بهبود ببخشیم؟

۱. عوامل حواس‌پرتی را محدود کنید

بسیاری از افراد این نکته را می‌دانند، اما به‌ندرت به آن پایبندند. البته همیشه هم این کار ممکن نیست. وقتی در حال کارکردن هستید، تلفن همراه را خاموش کنید، اعلان ایمیل را غیرفعال کنید، درِ دفتر کارتان را ببندید و روی کارتان تمرکز کنید. از نتایج همین چند اقدام به‌ظاهر بیهوده شگفت‌زده خواهید شد.

آیا می‌دانید همین وقفه‌های کوتاه باعث می‌شوند کارمندان برای انجام کاری ۲۷درصد زمان بیشتری صرف کنند، ۲ برابر بیشتر مرتکب خطا شوند و ۲ برابر بیشتر دچار اضطراب شوند؟ صحبت‌کردن زیاد با همکاران، اعلان‌های ایمیل، چک‌کردن شبکه‌های اجتماعی و گشت‌وگذار در اینترنت برخی از رایج‌ترین عوامل حواس‌پرتی در محل کار هستند. چه دورکاری می‌کنید چه در محل کار حاضر می‌شوید، این‌طور حواس‌پرتی‌ها تلاش‌هایتان برای بهبود عملکرد کاری را خراب می‌کنند. از چنین حواس‌پرتی‌هایی دوری کنید، چون این عوامل مستقیما بر بهره‌وری و تمرکزتان اثر می‌گذارند که به‌نوبه خود منجر به تأخیر در انجام کارها و پروژه‌ها می‌شود.

۲. اهداف واضح و قابل‌دستیابی تعیین کنید

اهدافی که تعیین می‌کنید باید واقع‌بینانه باشند. یعنی باید پس از تجزیه‌وتحلیل توانایی‌ها و محدودیت‌های خود در محل کار، اهداف قابل‌دستیابی تعیین کنید. همه ما می‌خواهیم فوق‌العاده باشیم، اما باید حواسمان به میزان انرژی و توانمان هم باشد. اگر هدفی که تعیین می‌کنید با توان و انرژی‌تان همخوانی نداشته باشد، خیلی زود ناامید خواهید شد. تقسیم اهداف بزرگ به چندین هدف کوچک‌تر دستیابی به آنها را راحت‌تر می‌کند.

هنگام تعیین اهداف رؤیاپردازی نکنید. آنها را روی کاغذ یادداشت کنید تا ملموس باشند. اهدافتان را به‌ترتیب اهمیت مرتب کنید. برای دستیابی به این اهداف، برنامه‌ریزی کنید و به برنامه‌تان پایبند باشید.

۳. از ابزار مناسب استفاده کنید

۸۶درصد از کارمندان ارتباطات ضعیف را دلیل شکست در محل کار می‌دانند. پس ممکن است استفاده از نرم‌افزارهای همکاری آنلاین نقش تعیین‌کننده‌ای در بهبود عملکرد کاری داشته باشد. اکنون که دورکاری بیشتر از قبل رواج یافته است، بیشتر سازمان‌ها برای راحت‌کردن فرایندهای کاری و افزایش بهره‌وری از ابزارهای همکاری آنلاین استفاده می‌کنند. با استفاده درست از این ابزارها می‌توانید به‌راحتی با همکارانتان ارتباط برقرار کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.

۴. برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنید

برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها مهم‌ترین اقدام برای بهبود عملکرد کاری به‌هنگام فشردگی وظایف کاری است. بسیاری از افراد زمان زیادی را صرف انجام کارهای کم‌اولویت یا بی‌ربط کنند و زمان کمی برای انجام وظایف فوری یا اولویت‌دار باقی می‌ماند. این باعث می‌شود تکمیل کار و تحویل پروژه به تأخیر بیفتد.

کارهایی را که باید در طول روز انجام دهید، فهرست کنید. اول کارهایی را انجام دهید که فوری یا در اولویت هستند و پس از اتمام آنها، کارهای دیگر را انجام دهید. از تکنیک‌هایی مانند تکنیک پومودورو برای بهبود کیفیت کار و مدیریت زمانتان استفاده کنید.

۵. از انجام هم‌زمان چند کار خودداری کنید

چندوظیفگی ممکن است کارآمد به نظر برسد، اما در واقعیت جابه‌جایی بین کارها کارایی شما را کاهش می‌دهد. با انجام هم‌زمان چندین کار، تمرکزتان کاهش می‌یابد و زود خسته می‌شوید. کارهایی را که باید انجام دهید، فهرست کنید و به‌ترتیب اولویت انجامشان دهید.

۶. زمان را مدیریت کنید

آیا بیشتر اوقات باعجله در حال انجام کاری هستید که موعد تحویلش فرا رسیده است؟ آیا برای جلوگیری از تأخیر در تحویل پروژه، کارها را به خانه می‌برید؟ اگر پاسخ شما به این ۲ سؤال مثبت است، یعنی باید مهارت‌های مدیریت زمانتان را بهبود ببخشید تا بتوانید وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه را سروقت انجام بدهید.

مدیریت زمان یکی از مهارت‌هایی است که تأثیر بسیار زیادی بر عملکرد کاری افراد دارد. زمان کارکردنتان را از قبل برنامه‌ریزی کنید. اگر مهلت انجام کاری ۲ هفته دیگر است، برای انجام آن از همین حالا برنامه‌ریزی کنید و آن را به روز آخر موکول نکنید. ۱ ساعت کارکردن متمرکز در طول هفته مؤثرتر از ۳ ساعت کارکردن در آخرین لحظات است.

طبق تحقیقات، تعلل و پشت‌گوش‌انداختن کارها با افزایش استرس، افسردگی، اضطراب و خستگی مرتبط است. حتی ممکن است منجر به کاهش رضایت شغلی و رضایت از زندگی شود.

۷. در صورت امکان، وظایفتان را به دیگران محول کنید

اگر مدیر هستید، طبیعی است که وظایفتان زیاد باشد. اگر ممکن است، برخی از وظایف را به دیگران محول کنید و زمانتان را به انجام کارهای مهم‌تر اختصاص دهید. مشخص کنید که چه وظایفی باید محول شوند و انجام کدام وظایف به تخصص خودتان نیاز دارند. سپس نقاط قوت افراد تیم را شناسایی کنید و بر اساس آنها، وظایف را به دیگران واگذار کنید. پروژه‌های بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و دستورالعمل‌های واضحی به اعضای تیم بدهید. به این ترتیب کارها سریع‌تر و بهتر پیش خواهند رفت.

۸. اول وظایف سخت را انجام دهید

تابه‌حال چیزی درباره تکنیک «قورباغه را قورت بده» شنیده‌اید؟ طبق این تکنیک، وقتی می‌خواهید کارهایتان را انجام دهید، باید اول چالش‌برانگیزترین و مهم‌ترین کار را انجام بدهید. اجرای این تکنیک به شما کمک می‌کند که کارهای با مهم‌تر را به‌موقع انجام دهید و از زمان باقی‌مانده برای انجام کارهای دیگر استفاده کنید.

۹. فضای کارتان را مرتب کنید

میز به‌هم‌ریخته یکی از عوامل مهم حواس‌پرتی است. چیزهایی را که نیاز دارید، مرتب روی میز بچینید و بقیه چیزها را از روی میز جمع کنید. علاوه بر فضای فیزیکی محیط کار، شلوغ‌بودن مرورگر هم می‌تواند باعث آشفتگی ذهنی شما شود. تب‌ها و پنجره‌های باز اضافه را ببندید.

۱۰. کاری را که شروع کرده‌اید، تمام کنید

یکی دیگر از چیزهایی که بر بهره‌وری و عملکرد شما در محل کار اثر می‌گذارد، ناتمام‌گذاشتن کارهاست. به خاطر دارید که چند بار کاری را شروع کرده‌اید و پس از مدت کوتاهی آن را رها کرده‌اید؟ اگر بیشتر اوقات این کار را می‌کنید، لازم است این روند را تغییر بدهید. از این به‌بعد اگر پروژه یا کاری را شروع کردید، تا وقتی کاملا تمام نشده است، سراغ کار دیگری نروید.

• برای انجام کار بازه زمانی تعیین کنید.
• برای انجام موفقیت‌آمیز کار یا پروژه به خودتان جایزه بدهید.
• کار را در زمانی از روز انجام بدهید که بیشترین بازدهی را دارید.
• کنار این کار، کار دیگری انجام ندهید.

۱۱. از دیگران بازخورد سازنده بخواهید

روشی مطمئن برای بهبود عملکرد کاری، درخواست بازخورد سازنده از دیگران است. همیشه باید سعی کنید دنبال راه‌هایی باشید که از طریق آنها عملکردتان را در محل کار بهبود ببخشید و درخواست بازخورد از مدیر نقطه شروع خوبی است. حتی اگر در کاری که انجام می‌دهید بهترین هستید، هنوز جای پیشرفت دارید.

۱۲. استرستان را کاهش دهید

چگونه می‌توانید انتظار داشته باشید عملکرد کاری‌تان بهبود پیدا کند وقتی این‌قدر استرس دارید؟ درست است که همیشه کمی استرس بخشی از کار است، اما نباید اجازه دهید که بر تمام جنبه‌های زندگی‌تان اثر بگذارد. می‌توانید با رعایت برخی نکات هوشمندانه برای رسیدن به تعادل بین کار و زندگی، استرستان را به حداقل برسانید.

• موقعیت‌هایی را شناسایی کنید که باعث افزایش استرس می‌شوند.
• در واکنش به استرس، فعالیتی مانند ورزش، مدیتیشن، یوگا یا هر فعالیت بدنی دیگری انجام دهید.
• استراحت‌های کوتاه را در برنامه روزانه‌تان بگنجانید.
• برای مدیریت استرس از دوستان و اعضای خانواده کمک بگیرید.

۱۳. سالم بمانید

اگر از نظر جسمی و روانی سالم نباشید، نمی‌توانید عملکرد کاری‌تان را بهبود ببخشید. سبک زندگی سالم مانند ورزش‌کردن و تغذیه سالم تأثیر شگفت‌انگیزی بر بهبود عملکرد کاری دارند. خوردن صبحانه مقوی و چند دقیقه پیاده‌روی تمرکز و انرژی و انگیزه شما را افزایش می‌دهند.

۱۴. ارتباط مؤثر برقرار کنید

وقتی مشغول انجام پروژه بزرگی هستید، همه افراد تیم باید بدانند چه وظایفی دارند و تا چه زمانی برای انجام وظایفشان وقت دارند. ارتباط مؤثر منجر به کار تیمی عالی می‌شود، کار تیمی خوب هم عملکرد جمعی شما را بهبود می‌بخشد و باعث می‌شود پروژه را به بهترین نحو به پایان برسانید.

۱۵. نه‌گفتن را یاد بگیرید

احساس تعهد به همکاران سناریوی رایجی است. آنها از شما می‌خواهند قسمتی از کارشان را انجام بدهید و شما به‌نشانه تأیید سر تکان می‌دهید، چون فکر می‌کنید نه‌گفتن باعث ناراحتی آنها می‌شود. اما آیا به این توجه می‌کنید که وقتی وظایف دیگران را انجام می‌دهید، از زمانی استفاده می‌کنید که برای کارهای خودتان در نظر گرفته شده است و این کارایی و بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد؟ باید بدانید که بله‌گفتن به همه‌چیز همیشه به نفع شما نیست.

۱۶. استراحت کنید

بدن توانایی چندین ساعت کار متوالی را ندارد. چند دقیقه از روزتان را به پیاده‌روی کوتاه، انجام حرکات کششی و نوشیدن چای یا نوشیدنی‌های دیگر اختصاص بدهید. با استراحتی کوتاه می‌توانید انرژی‌تان را بازیابید و با روحیه بهتر کار را ادامه بدهید.

۱۷. رشد شخصی را در اولویت قرار دهید

ما باید با دنیای اطراف خود تکامل پیدا کنیم. مهارت‌های جدید کسب کنید، کتاب بخوانید، ویدئو تماشا کنید و به پادکست‌هایی گوش کنید که باعث رشد شخصی شما می‌شوند. به‌احتمال زیاد اطلاعات مفیدی کسب خواهید کرد که به درد کارتان هم خواهد خورد.

۱۸. تعادل کار و زندگی را حفظ کنید

همه زندگی ما کار نیست، زندگی شخصی هم به‌اندازه کار مهم است. بعد از اتمام ساعت کاری، دیگر به مسائل کاری فکر نکنید. با عزیزانتان وقت بگذرانید و سرگرمی‌های موردعلاقه‌تان را انجام دهید.

شما بگویید

شما چه توصیه‌ای برای بهبود عملکرد کاری دارید؟ لطفا نظرات و تجربیات ارزشمندتان را با ما و کاربران عزیزمان در میان بگذارید.

چگونه با مدیر و همکاران خود تعامل موثری داشته باشیم.

چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.