۵ روش کاربردی برای مدیریت تیم‌ها در شرایط استرس‌زا

همه ما هر روزه در معرض اخبار و اتفاقات منفی زیادی قرار داریم. گاهی اوقات این شرایط باعث می‌شود که تمرکز و بهره‌وری‌مان در محل کار کاهش پیدا کند و نتوانیم به‌راحتی نگرانی‌ها و دغدغه‌هایمان را از وظایف کاری‌مان جدا کنیم. حال اگر استرس و اضطراب جمعی باشد و به محیط کار نیز رخنه کند، چالش‌های مدیران برای مدیریت تیم‌ها چندبرابر می‌شود.

در چنین موقعیت‌هایی، رهبران موفق می‌دانند که باید رویکردهایشان را تغییر دهند و با انعطاف‌پذیری و همدلی بیشتر، فضایی امن را برای عبور از این دوران پرآشوب فراهم می‌کنند. در این مطلب، پنج استراتژی کلیدی به شما معرفی خواهیم کرد که به شما کمک می‌کنند در مواجهه با شرایط دشوار و پراسترس، تیم‌تان را به بهترین شکل مدیریت کرده و از کاهش تمرکز و بازدهی جلوگیری کنید. با ما همراه باشید.

۵ استراتژی برای مدیریت تیم‌ها در شرایط پراسترس

مدیریت یک تیم در هر سازمانی، چالش‌های خاص خود را دارد. به‌عنوان یک مدیر، باید بتوانید این چالش‌ها را مدیریت کنید و در شرایطی که اضطراب وقایع اجتماعی ذهن کارمندانتان را درگیر می‌کند، تمرکز و بهره‌وری آن‌ها را به شرایط عادی برگردانید. در ادامه، پنج راهکار کاربردی و مفید در این مورد را به شما ارائه خواهیم کرد:

۱. آرامش خود را حفظ کنید!

هر چند که این تکنیک کمی کلیشه‌ای به‌نظر می‌رسد، اما در شرایط بحرانی – چه در زندگی شخصی و چه در زندگی کاری – باید بتوانید آرامش‌تان را حفظ کنید و اجازه ندهید شرایط پرتنش و استرس به تیم‌تان سرایت کند. گاهی اوقات ممکن است خود مدیران با ارسال مکرر پیام، نظارت افراطی و مداخله در جزئیات به منبعی از اضطراب و استرس تبدیل شوند.

شاید تصور کنید این رفتارها طبیعی به‌نظر می‌رسد و به‌عنوان یک مدیر باید با نظارت مستمر و آگاهی از جزئیات، سعی کنید بهره‌وری و تمرکز اعضای تیم‌تان را به مسیر عادی هدایت کنید. اما این کارها نه تنها به استرس آن‌ها دامن می‌زند، بلکه ممکن است باعث سردرگمی و آشفتگی بیشتر کارکنان شما شود. در این حالت، می‌توانید راهکارهایی زیر را امتحان کنید:

• اضطراب خود را بپذیرید و وجود آن را به‌رسمیت بشناسید؛ اما اجازه ندهید رفتار شما را کنترل کند.
• جلوی واکنش‌های اضطرابی خود را بگیرید و سعی کنید سنجیده و درست عمل کنید.
• از انجام کارهای غیر ضروری و افراطی بپرهیزید و درست و به‌موقع عمل کنید.
• از این نکته غافل نشوید که در روزهای سخت، آرامش شما می‌تواند الهام‌بخش تیم و عامل ثبات آن باشد.

۲. شفافیت در بحران: حتی وقتی خبری ندارید، خبر بدهید!

در شرایط پراسترس، شایعات به‌سرعت در محیط کار گسترش پیدا می‌کنند. این شایعات معمولا از کمبود اطلاعات و شفافیت نشات می‌گیرند و اضطراب تیم را دوچندان می‌کنند. یکی از بهترین اقداماتی که به‌عنوان یک مدیر می‌توانید انجام دهید، این است که شفافیت را در اولویت قرار دهید و حتی اگر خبر جدیدی ندارید، آن را به‌اطلاع کارمندان خود برسانید.

در شرایطی که به‌خاطر حواس‌پرتی اعضای تیم یا عوامل استرس‌زای خارجی، پیشرفت پروژه‌ها کند می‌شود، سکوت شما به سردرگمی و نگرانی اعضای تیم دامن می‌زند. به‌جای اینکه تیم را در بی‌خبری رها کنید، دلیل تاخیرها را با شفافیت توضیح دهید و انتظارات را مدیریت کنید. ارتباط شفاف با اعضای تیم، این اطمینان را به آن‌ها می‌دهد که اوضاع تحت کنترل است و همه چیز در مسیر درستی پیش می‌رود.

به‌خاطر داشته باشید که شفافیت و ارتباط موثر، حتی در نبود اخبار جدید، احساس امنیت تیم را افزایش می‌دهد و آن را از چرخه اضطراب و شایعات خارج می‌کند. برای بهبود ارتباط در این شرایط، می‌توانید راهکارهای زیر را امتحان کنید:

• از سکوت بپرهیزید. گاهی اوقات تیم‌ها برای خروج از سردرگمی، به اطلاعات موثق و به‌روز نیاز دارند. سعی کنید از منابع قابل اطمینان اخبار را پیگیری کنید و در صورت لزوم، آخرین به‌روزرسانی‌ها را در اختیار آن‌ها نیز قرار دهید.
• از افراط در اشتراک‌گذاری اخبار و ارتباط با اعضای تیم پرهیز کنید. هدف، ارائه اطلاعات مفید و اطمینان‌بخش است، نه ایجاد مزاحمت.
• در صورت لزوم، در جلسات درباره شرایط فعلی با کارمندان صحبت کنید و سعی کنید به سوالات آن‌ها به بهترین نحو پاسخ دهید.

۳. با تعیین مسیری روشن، ثبات را به تیم‌تان بازگردانید

در شرایط پراسترس، یک مدیر خوب باید بتواند به‌صورت شفاف اولویت‌ها را مشخص کند. وقتی اعضای تیم بدانند که باید روی انجام چه کارهایی تمرکز کنند، احتمال اینکه زمان خود را برای کارهای بی‌اهمیتی مثل پیگیری اخبار صرف کنند، کاهش پیدا خواهد کرد. وقتی اهداف مشخص نباشند، افراد دچار سردرگمی می‌شوند و نمی‌دانند که چه کارهایی را باید در اولویت قرار دهند.

اگر در هر هفته دو یا سه هدف اصلی تعیین کنید، نه‌تنها باعث پیشرفت در امور مهم می‌شود، بلاکه از اتلاف انرژی و تمرکز جلوگیری می‌کند. علاوه بر این، وقتی اعضای تیم بدانند تلاش‌هایشان به اهداف بزرگ‌تر سازمان کمک می‌کند، احساس امنیت بیشتری در نقش خود خواهند داشت. همچنین، با ارائه مسیری روشن، علاوه بر بهبود بهره‌وری اعضای تیم، به آن‌ها ثابت می‌کند که در هر شرایطی به‌عنوان یک رهبر، قابل اعتماد هستید.

۴. خودتان را برای هرگونه برخوردی آماده کنید

اخبار و رخدادهای جهانی مانند تحولات سیاسی، اقتصادی یا حتی جنگ، می‌توانند تاثیر عمیقی بر ذهنیت و تمرکز اعضای تیم داشته باشند. به‌عنوان یک مدیر، باید از اتفاقات مهم روز اطلاع داشته باشید تا بتوانید پیش‌بینی کنید که تیم شما چه زمانی ممکن است با احساسات منفی مواجه شود و برای مقابله با این شرایط، خودتان را آماده کنید.

شاید بپرسید که چرا آگاهی از اخبار مهم است؟ اخبار به‌طور مستقیم بر روحیه و تمرکز ما تاثیر می‌گذارد و تغییرات غیر منتظره یا نگران‌کننده در سیاست، اقتصاد و… می‌تواند باعث ایجاد نگارنی و استرس در تیم شود. وقتی شما از شرایط مطلع باشید، می‌توانید در مواجهه با این احساسات عملکرد بهتری داشته باشید و از تضعیف بهره‌وری تیم جلوگیری کنید. این کار شما را به رهبری قابل اعتماد و همدل در چشم سایرین تبدیل خواهد کرد.

در این زمینه، می‌توانید راهکارهای زیر را امتحان کنید:

• هر روز صبح کمی وقت بگذارید و از تحولات مهم مطمئن شوید تا با اطلاعات بیشتری در محل کارتان حاضر شوید.
• به احساسات و اضطراب‌های دیگران فضا دهید و این امکان را برای اعضای تیم‌تان فراهم کنید که درباره نگرانی‌ها و دغدغه‌هایشان صحبت کنند.
• کمی منعطف باشید و در صورت لزوم، از بار کاری کارمندان کم کنید.
• با همکاری با تیم منابع انسانی، گروه‌های حمایتی تشکیل دهید و سعی کنید استفاده از خدمات مشاوره‌های روان‌شناسی را برای کارمندانتان تسهیل کنید.

۵. افت تمرکز و بهره‌وری را در دوران پراسترس بپذیرید

وقتی تیم شما در شرایط استرس‌زا قرار دارد و با دغدغه‌ها و نگرانی‌های بزرگی دست‌وپنجه نرم می‌کنند، نباید انتظار عملکرد همیشگی را از آن‌ها داشته باشید. به‌جای پافشاری بر این انتظار غیر واقع‌بینانه، آن را بپذیرید و با توجه به آن برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید. این کار هم اضطراب تیم را کاهش می‌دهد و باعث تقویت روحیه کارمندان می‌شود.

پذیرش افت بهره‌وری در دوران پرتنش، نشانه‌ی هوشمندی و همدلی یک مدیر است. وقتی اعضای تیم‌تان ببینند که شرایط را درک می‌کنید و با دیدی واقع‌گرایانه اوضاع را مدیریت می‌کنید، نه انتها اعتماد آن‌ها را جلب می‌کنید، بلکه باعث بهبود بهره‌وری آن‌ها در بلندمدت می‌شود. با برنامه‌ریزی دقیق و بازنگری در انتظارات، می‌توانید شرایط پرتنش را به فرصتی برای تقویت رویحه و اتحاد تیم‌تان تبدیل کنید.

مدیریت تیم در شرایط پرتنش، یک هنر است!

لحظات سخت و پرتنش، فرصت‌هایی هستند که با بهره‌مندی از آن‌ها می‌توانید به یک مدیر همدل و قابل اعتماد در ذهن کارمندانتان تبدیل شوید و به آن‌ها ثابت کنید که حتی در شرایط دشوار نیز می‌توانید تیم‌تان را به سمت ثبات و موفقیت هدایت کنید. پنج استراتژی که در این مطلب به شما معرفی کردیم، در این زمینه می‌توانند کارساز باشند. فراموش نکنید که به‌عنوان یک رهبر، خودتان نیز به درک و همدلی نیاز دارید. علاوه بر مواردی که در این مطلب به آن‌ها اشاره کردیم، شما چه راهکارهایی برای مدیریت تیم در شرایط پراسترس می‌شناسید؟

در این مجموعه ارزشمند، تمام نیازمندی‌های شما برای شروع و رشد کسب‌وکار فراهم شده است.

این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک،‌ از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.