کاور لتر یا نامه پوششی؛ ۶ نکته ضروری برای نوشتن آن

گاهی اوقات برای کسب شغل یا تحصیل در دانشگاه علاوه بر ارسال رزومه، از شما می‌خواهند یک کاور لتر یا نامه پوششی نیز بفرستید. کاور لتر نوعی معرفی‌نامه است که از زبان خودتان می‌نویسید و هدف از آن جلب‌توجه خوانندگان و برانگیختن انگیزه آنها برای دعوت از شما به مصاحبه است. در این مقاله، ساختار کاور لتر شغلی و تحصیلی را به شما نشان می‌دهیم. سپس نکاتی برای نوشتن کاور لتر حرفه‌ای خواهیم گفت.

کاور لتر چیست؟

کاور لتر یا نامه پوششی برگه‌ای است که همراه رزومه خود برای کارفرما یا دانشگاه می‌فرستید. هدف از ارسال چنین نامه‌ای اعلام علاقه‌تان به شغل یا رشته مدنظر است. در کاور لتر خود را معرفی می‌کنید و مختصر درباره سوابق حرفه‌ای یا تحصیلی خود می‌گویید. همچنین مهارت‌های اساسی‌تان را معرفی می‌کنید که شما را گزینه مناسب آن شغل یا رشته می‌کنند.

رزومه روی جزئیات دستاوردها و موفقیت‌های شما تمرکز می‌کند، در حالی که کاور لتر چکیده‌ای از بهترین بخش‌های رزومه‌تان و بیانگر علاقه شما به شغل یا رشته مدنظر است.

چطور کاور لتر شغلی مناسب بنویسیم؟

برای نوشتن کاور لتر مناسب که کارفرما را به مطالعه رزومه و استخدام ما ترغیب کند، باید موارد زیر را به‌ترتیب در برگه کاور لتر وارد کنید.

۱. مشخصات خود و کارفرما را فهرست‌وار بنویسید

زیر اسم خود در بالای کاور لتر، موارد زیر را بنویسید:

• نام و نام خانوادگی؛
• آدرس ایمیل (بهتر است از ایمیلی کاری استفاده کنید که نام خودتان بخشی از آن باشد)؛
• شماره تلفن همراه و ثابت.

نوشتن ۳ مورد بالا الزامی است. موارد دیگری نیز هست که در صورت تمایل می‌توانید به این بخش اضافه کنید:

• آدرس پستی؛
• لینک حساب کاربری شما در شبکه حرفه‌ای لینکدین؛
• لینک سایت یا پورتفولیوی شما.

بعد از این بخش، باید سراغ نوشتن مشخصات شرکت یا سازمانی بروید که قصد دارید رزومه خود را برایشان بفرستید. این بخش را به ترتیب زیر کامل کنید:

• نام و نام خانوادگی فردی که کاور لتر را خطاب به او می‌نویسید (اگر چنین فردی را نمی‌شناسید نام دفتر یا مجموعه را قید کنید.)؛
• آدرس شرکت یا سازمان؛
• شماره تلفن شرکت یا سازمان؛
• آدرس ایمیل فرد یا سازمان استخدام‌کننده.

۲. نام مسئول استخدام‌کننده را خطاب قرار دهید

حال وقت آن رسیده که نامه پوششی خود را با خطاب قراردادن فرد مناسب در مجموعه آغاز کنید. نام فرد مسئول را با پیشوند «جناب آقای» یا «سرکار خانم» بنویسید و سپس عنوان شغلی آنها را ذکر کنید.

اگر نام فرد مسئول را نمی‌دانید، به این شیوه‌ها می‌توانید پیدایش کنید:

• صفحه لینکدین شرکت یا سازمان را پیدا و بخش افراد مرتبط با آن را بررسی کنید.
• سایت شرکت یا سازمان را پیدا و بخش «اعضای سازمان» را بررسی کنید.
• در صورتی که به روش‌های بالا به جواب نرسیدید، با شرکت یا سازمان تماس بگیرید و نام فرد مسئول را بپرسید.
• در نهایت اگر تمام راه‌ها به در بسته خوردند و نتوانستید نام فرد مدنظر را پیدا کنید، از عبارت‌های حاوی عنوان شغلی فرد برای خطاب قراردادنش استفاده کنید.

۳. مقدمه کاور لتر خود را با یک بند جذاب آغاز کنید

حال که همه اطلاعات لازم را نوشته‌اید، وقت آن رسیده است که نگارش نامه‌تان را آغاز کنید. اولین بند نامه را با جملاتی شفاف و دقیق آغاز کنید. موارد زیر باید در این بند آورده شوند:

• نام موقعیت شغلی یا تحصیلی مدنظرتان.
• نام شرکت یا سازمان.
• توضیح مختصر چگونگی آشنایی با شغل یا رشته.
• شرح انگیزه خود برای کسب موقعیت مدنظر با جملاتی که بیانگر علاقه‌تان باشد.
• اگر در رابطه با موقعیت شغلی مدنظر دستاورد درخور توجهی دارید، آن را همراه با توضیح علاقه‌مندی بیان کنید تا توجه خواننده را جلب کنید.
• اگر فردی در درون سازمان یا مجموعه شما را معرفی کرده است، حتما نام او را در این بخش بیاورید تا خواننده بداند که شما از پیش با اعضای سازمان ارتباط و آشنایی دارید و از طریق آنها با این موقعیت آشنا شده‌اید.

می‌توانید نوشتن این بخش را با کلماتی آغاز کنید که علاقه و هیجان شما را نشان می‌دهند. البته مراقب باشید که لحن و نوع نوشتار شما با موقعیت شغلی یا تحصیلی مدنظر متناسب باشد. مثلا اگر در حوزه وکالت کاور لتر می‌نویسید، حتما لحن رسمی نوشتار را حفظ کنید.

۴. توضیح دهید چرا فرد مناسبی برای موقعیت شغلی هستید

در بندهای دوم و سوم نامه پوششی، باید شایستگی خود برای تصدی شغل مدنظر را نشان دهید. بنابراین باید درباره مهم‌ترین مهارت‌ها، تجربیات و دستاوردهای مرتبط با شغل بحث کنید. در این بندها اشاره به موارد زیر را فراموش نکنید:

• دستاوردهای شغلی: آیا تجربیاتی دارید که بتوانید رویشان دست بگذارید و بر آنها تأکید کنید؟ اگر پاسخ مثبت است، حتما به آنها اشاره کنید.
• تقدیرنامه‌های شغلی: اگر از مدیران سابق خود تقدیرنامه‌ یا تشویقی گرفته‌اید، آنها را در این بخش ذکر کنید.
• جوایز شغلی: اگر در دوران کاری خود مفتخر به کسب جوایزی شده‌اید که به موقعیت شغلی مدنظرتان ارتباطی دارند،‌ آنها را بیان کنید.

اگر تازه‌کارید و هنوز دستاورد حرفه‌ای ندارید، می‌توانید در این بخش درباره دستاوردهای تحصیلی، فعالیت‌های فوق‌برنامه و تلاش‌های داوطلبانه خود توضیح بدهید.

۵. مهارت‌ها و تجربیات خود را به موقعیت شغلی مدنظر ربط دهید

در بند‌های بعدی باید روی رابطه آنچه کسب کرده‌اید با‌ آنچه می‌خواهید به دست آورید تمرکز کنید. سعی کنید با جمله‌بندی مناسب، بین سوابق کاری و حرفه‌ای خود با شغل درخواستی ارتباط ایجاد کنید. این‌طوری به خواننده نشان می‌دهید که دست‌کم گزینه مناسبی برای بررسی بیشتر رزومه هستید.

اگر درباره شغل درخواستی چندان اطلاعاتی ندارید و نمی‌دانید که چطور این ارتباط را ایجاد کنید، درباره آن تحقیق کنید. با کسب اطلاعات مناسب، می‌توانید نقاط اشتراک را پیدا کنید.

۶. کاور لتر شغلی را با یک بند مختصر جمع‌بندی کنید

در پایان نامه پوششی، با یک بند مختصر که شامل اشاره مجدد به توانایی شما برای کسب شغل مدنظر است، نامه را به پایان برسانید. در نوشتن این بخش پایانی به نکات زیر توجه کنید:

• دوباره به انگیزه خود برای کسب شغل مدنظر اشاره کنید؛
• مؤدبانه از خواننده درخواست کنید که شما را به مصاحبه دعوت کند؛
• از خواننده بابت وقتی که صرف مطالعه کاور لتر شما کرده است تشکر کنید.

نامه را با عبارت‌هایی مناسب مانند «با احترام فراوان» تمام کنید و نام و نام خانوادگی خود را کامل بنویسید. بهتر است زیر اسمتان امضا هم بزنید. کاور لتر شما اغلب تایپ‌شده است، پس چه بهتر که امضای خود را نیز اسکن‌شده به آن اضافه کنید.

چطور کاور لتر تحصیلی مناسب بنویسیم؟

گاهی اوقات برای ورود به بعضی رشته‌ها یا کسب موقعیتی پژوهشی باید کاور لتر برای اپلای بنویسید. برخی مواقع نوشتن کاور لتر اجباری نیست. به هر صورت نوشتن آن می‌تواند نشان‌دهنده جدیت و انگیزه بیشتر شما باشد. اصول نوشتن کاور لتر تحصیلی با نوع شغلی آن چندان تفاوتی ندارد. با این حال، مختصر به ساختار کاور لتر تحصیلی اشاره می‌‌کنیم

1. نام و نام خانوادگی به همراه آدرس کامل پستی؛
2. نام و نام خانوداگی فرد خواننده به همراه آدرس کامل دانشگاه یا مرکز پژوهشی؛
3. در بند اول خود را مختصر معرفی کنید؛
4. هدف و انگیزه‌های خود را شفاف و با اعتمادبه‌نفس بیان کنید؛
5. در بخش پایانی، مدارک و اسناد لازم را پیوست کنید. اگر درخواست مجازی ارسال می‌شود، مراقب باشید که تمام اسناد اسکن‌شده درست بارگذاری شوند. اگر پستی ارسال می‌کنید، همه اسناد را همراه کاور لتر در یک بسته ارسال کنید.

گاهی اوقات در کاور لتر تحصیلی در بخش پایانی نامه، لینک‌های مدنظر خود را به‌عنوان اسناد و مدارک بارگذاری می‌‌کنند. مثلا اگر مقاله‌ای در ژورنالی علمی چاپ کرده‌اید یا در سایت ژورنال نمایه شده است، در این حالت برای هرکدام عنوان مناسب بنویسید و هر لینک را با یک علامت کاما جدا کنید.

بازبینی کاور لتر

پیش از ارسال نامه پوششی خود، باید آن را بازبینی کنید. چگونه؟ به نکات زیر توجه کنید.

۱. ساختار کاور لتر خود را مرور کنید

• نامه پوششی حرفه‌ای ۲۰۰ تا ۳۵۰ کلمه دارد.
• روی برگه A4 یا A5 تایپ شده است.
• فونت و اندازه‌اش مناسب هستند.
• قواعد نامه‌نگاری اداری مانند قرارگیری درست بخش‌های مختلف رعایت شده‌اند.

۲. لحن نامه را بازبینی و در صورت نیاز اصلاح کنید

یکی از اشتباهات متداول در نامه‌های پوششی، نوشتن جملات بلند و پرتکلف است. اگر کاور لتر شما برای تصدی مشاغلی در حوزه وکالت و سیاست نیست، نباید آن را بیش از حد رسمی بنویسید. چون ممکن است شخصیت شما را اشتباه بازتاب دهد.

استفاده از کلمات پرتلکف و پرطمطراق برای نامه پوششی مناسب نیست. بهترین حالت، رعایت تعادل در لحن نامه است، به‌گونه‌ای که خواندنش آسان و فهمش راحت باشد.

۳. مراقب غلط‌های املایی و نگارشی باشید

در هر نامه پوششی باید به این نکته توجه کنید. اگر کاور لتر شما غلط‌های املایی و نگارشی داشته باشد، روی خواننده تأثیر منفی می‌گذارد.

برای پرهیز از این غلط‌ها و کاهش احتمال خطا، کارهای زیر را انجام دهید:

• کاور لتر را با صدای بلند برای خودتان بخوانید. این کار شما را مجبور می‌کند به هر کلمه و جمله دقیق توجه کنید. همچنین هنگام خواندن با صدای بلند، شاید متوجه جملات پرتکلف و سخت هم بشوید.
• هنگام بازبینی نامه پوششی، فونت را تغییر دهید. تغییر فونت توجه شما به جملات و تمرکزتان برای بازبینی را بیشتر می‌‌کند.
• کاور لتر را به کس دیگری بدهید و از او بخواهید آن را بخواند. دیگران با خواندن کاور لتر شما نقش ویراستار را بازی خواهند کرد. آنها بازخوردهای مناسبی به شما می‌دهند و چه بسا متوجه غلط‌ها املایی و نگارشی احتمالی نیز بشوند.

نوشتن کاور لتر به زبان انگلیسی

اگر متقاضی کاری خارج از کشور یا ورود به دانشگاهی بین‌المللی هستید، اغلب مجبورید کاور لتر را به زبان انگلیسی بنویسید. بدیهی است که در این حالت باید علاوه بر تسلط کافی به نوشتار، به قواعد نامه‌نگاری به زبان انگلیسی نیز مسلط باشید. اگر در این زمینه نیاز به کمک دارید، می‌توانید از مترجم یا مؤسسه‌های ترجمه کمک بگیرید.

چگونه با مدیر و همکاران خود تعامل موثری داشته باشیم.

چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.