چطور یک مصاحبه شغلی خوب ترتیب دهیم؟ + ویژگی یک مصاحبه شغلی عالی

مصاحبه‌کننده در فرایند استخدام، قدرتی دارد که به نظر می‌رسد می‌تواند مصاحبه را به هر روشی پیش ببرد. اما حقیقت این گونه نیست. اگر مصاحبه‌کننده نداند که چطور جلسه را پیش ببرد، متقاضیان شغلی فراری می‌شوند و تصویری غیر حرفه‌ای از شرکت به جای می‌گذارید. در این مقاله دبنال پاسخ به این پرسش هستیم که چطور یک مصاحبه خوب ترتیب دهیم.

تصور کنید مدیر یک بخش در شرکت محل کارتان هستید و باید برای موقعیت شغلی حساسی، نیرو پیدا کنید. فهرستی از اسامی متقاضیان تهیه می‌کنید اما به‌دنبال شخصی می‌گردید که اطمینان نهایی را به شما بدهد. طبق رزومه‌های دریافتی، تمام متقاضیان دانش کافی از فناوری دارند و می‌توانند نقش خود را به بهترین نحو انجام دهند. اما دانش فنی به تنهایی، کافی نیست. شما به دنبال کسی هستید که تمام ویژگی‌های یک نیروی کار عالی را دارا باشد؛ یعنی هم باعث ترقی تیم بشود، هم مهارت داشته باشد و هم سازگاری با محیط کار. برای پیدا کردن بهترین گزینه، فرایند استخدام چند مرحله‌ای در نظر گرفته‌اید. مشکل این است که تا به حال، تجربه مصاحبه نداشته‌اید.

چطور باید برای مصاحبه شغلی با متقاضیان شغل آماده ‌شوید؟ باید چه پرسش‌هایی بپرسید تا شانس یافتن بهترین نیرو برای موقعیت شغلی را افزایش دهید؟

یک مصاحبه شغلی عالی چه ویژگی‌هایی دارد؟

مصاحبه‌کردن، حیاتی‌ترین بخش در فرایند استخدام است و مهم‌ترین اقدام برای آن، به فرایند آمادگی مصاحبه‌کننده برمی‌گردد. پرسیدن سؤال‌های نامناسب یا عدم اطلاع از انتظارات واقع‌بینانه، منجر به تصمیم‌گیری‌های اشتباه می‌شود. ممکن است شخصی را استخدام کنید که با نیازهای سازمان شما همسو نباشد و همین موضوع باعث می‌شود تا زمان و هزینه زیادی برای استخدام فردی دیگر هدر بدهید.

در نظر داشته باشید که مصاحبه، فرایندی دو سویه است. یعنی چه؟ یعنی همان زمانی که در حال صحبت با متقاضی کار هستید، او نیز در حال ارزیابی شما، سازمان و موقعیت شغلی مد نظر است. اگر شما آمادگی نداشته باشید، در چشم متقاضی کار، حرفه‌ای دیده نمی‌شوید. حتی اگر متقاضی برای موقعیت شغلی مناسب باشد، ارائه ضعیف مصاحبه‌کننده، او را از همکاری با شرکت پشیمان می‌کند.

برای جلوگیری از این مشکلات، باید برای مصاحبه آمادگی کسب کنید. به این منظور، باید به فهرست مسئولیت‌ها و وظایف موقعیت شغلی خالی اشراف پیدا کنید و بدانید که از متقاضی کار چه انتظاری داشته باشید؛ پرسش‌های هوشمندانه‌ای طراحی کنید و خودتان از قبل به پاسخ پرسش‌ها فکر کنید. به علاوه، برای پاسخ به پرسش‌های مصاحبه‌شونده‌ها هم آماده شوید.

چطور مصاحبه شغلی را شروع کنیم؟

نقش و مسئولیت‌های متقاضی شغل را به خوبی بشناسید

آمادگی برای مصاحبه‌کردن، با تهیه شرح کار شروع می‌شود. وقتی شرح کار را می‌نویسید، مسئولیت‌های موقعیت شغلی و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام آن‌ها را به‌وضوح توصیف کنید. حتی اگر تصور می‌کنید که نیروی شما باید دارای یک سری مهارت‌های نرم به‌خصوص باشد، آن‌ها را یادداشت کنید. برای مثال اگر قصد دارید نیروی منابع انسانی استخدام کنید، آیا نیاز به متخصص حقوق و مزایا دارید یا مدیر ناظر بر عملکرد یا کسی که به تمام این کارها آشنا باشد؟ تمام ویژگی‌های الزامی برای تصدی شغل و ویژگی‌های اضافی دارای مزیت را یادداشت کنید. با مشخص‌کردن این موارد، هم شما و هم متقاضیان موقعیت شغلی، آگاهی مناسبی درباره کار پیدا می‌کنند.

با شروع فرایند مصاحبه‌ها، احتمالاً با ویژگی‌هایی که به دنبالشان نیستید هم، آشنایی بیشتری پیدا می‌کنید. به این موارد دقت ویژه‌ای کنید؛ چون بسیار مهم است که خواسته‌ها و انتظارات خود را بشناسید. برای مثال، ممکن است متوجه شوید که در رزومه یکی از متقاضیان، غلط‌های املایی متعددی وجود دارد. اهمیت‌ندادن به غلط‌های املایی می‌تواند نشانه هشداردهنده‌ای باشد؛ به‌خصوص اگر قصد دارید برای موقعیتی نیرو استخدام کنید که نیازمند دقت زیاد به جزئیات است. شاید در مدت زمان مصاحبه، متقاضی اشاره کند که کار انفرادی را ترجیح می‌دهد؛ در حالی که موقعیت شغلی نیاز به همکاری زیاد با اعضای تیم دارد.

پس اگر به این‌گونه مسائل در شرح کار نپرداخته‌اید، دقت کنید. بنا بر مشاهدات و بینش‌های خود، شاید نیاز باشد معیارهایتان را کمی تغییر دهید تا بتوانید بهترین تصمیم‌گیری را انجام دهید و بهترین اشخاص را برای موقعیت شغلی مدنظرتان جذب کنید.

ساختاری برای مصاحبه طراحی کنید

چه به صورت حضوری، آنلاین، تنها یا گروهی مصاحبه می‌کنید، مطمئن شوید که از یک ساختار مشخص برای روند مصاحبه پیروی کنید. این کار کمک می‌کند تا از مصاحبه‌شونده‌ها، یک سری پرسش‌های مشخص بپرسید و مصاحبه‌ها را طبق ضوابطی مشخص بررسی کنید. نتیجه آن می‌شود که مقایسه پاسخ‌ها آسان‌تر خواهد بود و احتمال سوگیری و خطا کاهش می‌یابد.

به خاطر داشته باشید که پرسش‌های باز، بهترین نوع پرسش هستند؛ چون نیاز به پاسخی توصیفی و طولانی دارند. مصاحبه‌شونده نمی‌تواند این دسته پرسش‌ها را با تک کلمه پاسخ دهد و باید با جزئیات و دقیق، اطلاعاتی ارائه دهد که شما را به نتیجه‌گیری درست‌تری سوق می‌دهند. با استفاده از کلمات پرسشی مانند «چه، چطور و چرا»، سؤالاتی طرح کنید که متقاضی را به ارائه پاسخ‌های مناسب‌تر ترغیب کنند. برای مثال، به جای اینکه بپرسید «آیا آدم سختکوشی هستی؟»، بپرسید: «چرا اعتقاد داری که کارمند سختکوشی هستی؟»

ممکن است پرسشی نامناسب یا «بسته» مطرح کنید. مثلاً بگویید: «از آنجا که ما معتقد به حفظ تعادل کار و زندگی هستیم، در این محیط بسیار سخت کار می‌کنیم. آیا خودت را کارمند سخت‌کوشی می‌دانی؟» در این موقعیت، به احتمال قوی، فرد یک پاسخ بله سریع می‌دهد و در بهترین حالت ممکن است یک جمله دیگر هم ضمیمه جواب مثبت خود کند.

یک مصاحبه خوب چه ساختاری دارد؟

برای اینکه متقاضیان شغلی را منصفانه‌تر ارزیابی کنید، پیشنهاد می‌کنیم ساختار زیر را در مصاحبه دنبال کنید:

• پرسش‌های پایه‌ای
• سوال از ویژگی‌ها و توانایی‌ها
• پرسش‌های رفتاری
• پرسش‌های مربوط به همسو بودن با محل کار

داشتن ساختار در مصاحبه کمک می‌کند تا بهترین استعدادها را برای تیم جذب کنید.

پرسش‌های پایه‌ای

شروع مصاحبه با پرسش‌های سخت و اصلی، بسیار وسوسه‌انگیز است اما مراقب باشید که اینطور شروع نکنید. شما در جایگاه استخدام‌کننده قرار دارید؛ پس طبیعی است که مصاحبه‌شونده اضطراب به دست نیاوردن موقعیت شغلی را داشته باشد. مکالمه را با معرفی خود و پرسش‌های پایه‌ای کوتاه آغاز کنید تا هردوی شما، آمادگی ورود به گفتگوی جدی‌تر را پیدا کنید. برای مثال، از متقاضی بخواهید تا از سابقه کاری و تجربیاتش صحبت کند. در شنیدن پاسخ‌ها، به سبک ارتباطی و نحوه بیان اندیشه‌ها دقت کنید. در زمان صحبت از خود و دلیل علاقه‌مندی مصاحبه‌شونده به کار در شرکت شما، می‌توانید میزان آمادگی او را هم بسنجید. پس از این پرسش‌ها، می‌توانید سؤال‌های عمیق‌تری بپرسید که تصویر کلی‌تری از شرکت و پتانسیل متقاضی برای موفقیت در موقعیت شغلی، ترسیم می‌کند.

سؤال از ویژگی‌ها و توانایی‌ها

با پرسیدن این دسته پرسش‌ها، متقاضی شغل فرصت پیدا می‌کند تا از توانایی‌ها، مهارت‌ها و نقاط قابل بهبود خود صحبت کند. این سؤال‌ها کمک می‌کنند تا بتوانید بررسی کنید که آیا متقاضی، مهارت‌های سخت مورد نیاز برای نشان دادن بهترین عملکرد شغلی را داراست یا خیر.

با پرسیدن سؤال‌های باز می‌توانید بر مهارت‌های فنی و نحوه استفاده از آن‌ها برای حل مسائل در موقعیت‌های شغلی پیشین مصاحبه‌شونده تمرکز کنید. می‌توانید از او درباره نحوه مواجهه با یک وظیفه چالش‌برانگیز در موقعیت شغلی جدید نیز بپرسید.

برای مثال، اگر بخواهید تسلط وی در استفاده از برخی ابزارها یا برنامه‌های رایانه‌ای را بسنجید، می‌توانید چنین پرسش‌هایی مطرح کنید:

• تا به حال پیش آمده که بخواهید از این نرم‌افزار برای تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به مدیریت مخاطبان استفاده کنید؟ به چه نتایجی رسیدید؟
• تجربه استفاده از چه ابزارهایی را برای مقابله با بحران بهره‌وری دارید؟
• تجربه شما از کار با گوگل ترندز چطور بوده است؟

ممکن است نیاز باشد از متقاضی بخواهید که وظایف مشخصی را انجام دهد تا مهارت‌های فنی او را بیازمایید. در این موارد، می‌توانید از پرسیدن سوال‌های مهارت‌محور صرف‌نظر کنید و زمان اضافی را به زمینه‌های دیگری اختصاص دهید.

پرسش‌های رفتاری

در پرسیدن پرسش‌های رفتاری، از متقاضیان می‌خواهید تا شرح دهند که در یک موقعیت تعریف‌شده، دقیقاً چه عملکردی دارند. این‌گونه پرسش‌ها، به نحوه پاسخ‌گویی متقاضیان در موقعیت‌های خاص پاسخ می‌دهند که راهی عالی برای ارزیابی مهارت‌های نرم، مانند برقراری ارتباط، کار تیمی، سازگاری یا تفکر انتقادی است.

دقت داشته باشید که بسیاری از مهارت‌های فنی در طول زمان فرا گرفته می‌شوند اما آموزش مهارت‌های نرمی مانند تاب‌آوری، خودآگاهی و ذهنیت رشد (یا تمایل به یادگیری) به این آسانی نیست. حداقل چیزی که از یک نیروی کار خوب انتظار می‌رود، داشتن هوش هیجانی است. در زمان گوش‌دادن به پاسخ‌های مصاحبه‌شوندگان، از خود بپرسید: «آیا کار کردن کنار این شخص، مطلوب به نظر می‌رسد یا طاقت‌فرسا؟»

بسته به مهارت‌های نرم مورد نیاز موقعیت شغلی، پرسش‌هایی طرح کنید که حول همان مضامین باشند. برای مثال، تصور کنید با متقاضیانی مصاحبه می‌کنید که قرار است در شرکتی بین‌المللی، در ارتباط مستقیم با مراجعه‌کنندگان باشند. فرد در این موقعیت شغلی، با مردم از فرهنگ‌های متنوع و همکاران چند ملیتی سر و کار دارد. شما در نقش مصاحبه‌کننده باید میزان شایستگی متقاضیان شغلی در آشنایی با فرهنگ‌ها و مهارت‌های صحبت‌کردن در جمع را بسنجید. چگونه؟ با پرسیدن سوال‌هایی مانند:

• تصور کنید که الان در این موقعیت شغلی قرار گرفته‌اید. چطور تعداد زیادی از مشتریان غیر انگلیسی زبان را با مأموریت سازمان ما آشنا می‌کنید؟
• در موقعیت پیشین شغلی، درگیری با یکی از اعضای دورکار را چطور حل می‌کردید؟

برای بررسی نحوه پاسخ‌گویی متقاضی با شکست‌ها و نشان‌دادن مسئولیت‌پذیری شغلی، از او بپرسید: «جریان یکی از شکست‌های عملکردی در کار را تعریف کنید.» بدین طریق، نحوه جبران‌کردن اشتباهات کاری را نیز خواهید فهمید؛ چرا که حرف‌های نگفته می‌توانند گویای شخصیت آدم‌ها باشند.

پرسش‌های مربوط به همسویی با محل کار

شما در نقش مدیر،‌ باید شناخت بالایی از پویایی سازمانی و سبک‌های مدیریت داشته باشید تا متوجه شوید که چه کسانی را برای پیشرفت تیم استخدام کنید. استخدام متقاضیانی که ارزش‌های هم‌راستا با سازمان دارند، باعث ارتقای استراتژی سازمان، افزایش رضایت کارمندان و کاهش نرخ ترک کار می‌شود.

تصور کنید در استارتاپی در حال رشد کار می‌کنید که از ایده‌های غیر کلیشه‌ای استقبال می‌کند. ریسک‌پذیری محاسبه‌شده، یک صفت کلیدی مهم برای نیروی کار شما محسوب می‌شود و خلاقیت و ابتکار اهمیت بالایی دارند. پس وقتی بخواهید با متقاضیان شغلی مصاحبه کنید، بر پرسش‌هایی تمرکز کنید که همسویی با محل کار را بسنجند. برای مثال:

• از تجربه ریسک‌پذیری برای امتحان کردن مسئله‌ای جدید در زندگی شخصی یا حرفه‌ای بگویید. نتیجه چطور از آب درآمد؟
• از زمانی تعریف کنید که باید در موقعیتی سخت و پر فشار، تصمیمات سخت می‌گرفتید.

این گونه پرسش‌ها، متقاضی را وادار می‌کنند تا خیلی با احتیاط به پاسخ خود فکر کنند و تمام احتمالات را در نظر بگیرند؛ حتی ممکن است اعتراف کنند که آنقدر ریسک‌پذیر نیستند. این اعتراف به هیچ وجه، عملکرد متقاضی را ضعیف برآورد نمی‌کند بلکه نشان می‌دهد که فرد در آن موقعیت شغلی، قادر به برآورده‌کردن نیازهای سازمان نیست و بهتر است زودتر، راه‌تان را جدا کنید.

زمانی را به حرف‌های ناگفته اختصاص دهید

در جمع‌بندی مصاحبه، یک پرسش پایانی بپرسید: «چیزی هست که من نپرسیده باشم و بخواهید با ما در میان بگذارید؟» این، آخرین فرصت متقاضی برای بیان خود است.

ممکن است او، به برخی سوابق فنی خود اشاره کند که در مصاحبه درباره آن‌ها صحبت نشده؛ یا از سرگرمی‌ها و اوقاتی بگوید که به شغلی مشغول نبوده است. ممکن است سوالی برای روشن‌شدن هر شک و شبهه‌ای درباره کار بپرسد یا از همسو شدن با موقعیت شغلی بگوید. در کل، این پرسش، فرصتی به متقاضی برای ترسیم تصویری همه‌جانبه‌تر و روراست‌تر از خود فراهم می‌کند.

پیامدهای مصاحبه ناموفق چیست؟

قرار گرفتن در هر نقشی، فارغ از میزان قدرت و حوزه اختیارات، نیازمند رعایت برخی اصول است. حتی مصاحبه‌کننده در شرکتی بزرگ و صاحب‌نام هم موظف است اصول مصاحبه‌کردن درست را بشناسد. آیا تا به حال در نقش مصاحبه‌کننده، عملکرد ناموفقی داشته‌اید؟ چه اصول و ساختاری را برای یک مصاحبه موفق در پیش می‌گیرید؟ به نظر شما، پیامدهای یک مصاحبه غیر حرفه‌ای چیست؟ چه تاثیر در مسیر شغلی لطفاً نظرات خود را با ما و دیگر مخاطبان «چطور» در میان بگذارید.

منبع: hbr