چطور کارها را سریع‌تر انجام دهیم اما باکیفیت؟

مشغله‌های زیادی دارید و معمولا وقت نمی‌کنید به همه آنها رسیدگی کنید؟ سریع‌تر کارکردن بهترین روش رسیدگی به تمام کارها و مشغله‌های روزانه است. انجام سریع‌تر کارها باعث می‌شود کارآمدتر باشید و کارهای بیشتری انجام دهید. چه مشغله‌هایتان مربوط به شغلتان‌ باشند و چه کارهای خانه، سریع‌تر کارکردن بازدهی شما را افزایش می‌دهد. در این مقاله ۳ تکنیک برای سریع‌تر کارکردن معرفی می‌کنیم. با ما همراه باشید.

۱. برنامه‌ریزی جریان کاری

۱. تمام کارهای روزانه‌تان را فهرست کنید

مهم‌ترین قدمی که می‌توانید برای سریع‌تر کارکردن و کارآمدترشدن بردارید، این است که قبل از شروع روزتان برنامه‌ریزی کنید. یادداشت‌کردن کارهایی که باید انجام دهید مانع از اتلاف وقت می‌شود. برنامه روزانه خود را در دفترچه‌یادداشت، برنامه‌ریز دیجیتالی یا تقویم بنویسید. یکی دیگر از فواید برنامه‌ریزی و نوشتن کارهای روزانه این است که باعث می‌شود هر روز در حد توانتان کار کنید و بیش‌ازحد به خودتان فشار نیاورید. بلندپروازبودن و هدف‌داشتن خوب است، اما داشتن برنامه روزانه و دیدگاه واقع‌بینانه برای جلوگیری از کارکردن بیش‌ازحد نیز مهم است.

۲. مهلت انجام کارهای مهم را در دفترچه یا تقویم یادداشت کنید

پس از تسلط بر برنامه‌ریزی روزانه و کوتاه‌مدت، می‌توانید برای اهداف و برنامه‌های بلندمدت‌تان هم برنامه‌ریزی کنید. فرقی نمی‌کند این کار مهم امتحان پایانی باشد یا کنفرانسی مهم، برنامه‌ریزی بلندمدت باعث می‌شود از قبل برای انجام کار مهمتان آماده باشید و آن را به بهترین نحو انجام دهید. این نوع برنامه‌ریزی پیشرفته باعث می‌شود بتوانید برای اوقات فراغت و تعطیلات آخر هفته هم به‌خوبی برنامه‌ریزی کنید. با انجام به‌موقع کارها دیگر لازم نیست روزهای تعطیل را به انجام کارهای عقب‌افتاده اختصاص دهید و می‌توانید با خیال راحت در کنار عزیزانتان استراحت کنید.

۳. اگر زمینه‌های کاری مختلف دارید، هر روز یکی را انجام دهید

اهداف کاری مختلف یا چندین شغل هم‌زمان دارید؟ هر روز فقط روی انجام وظایف مربوط به یکی از کارهایتان تمرکز کنید. اگر دانش‌آموزید، هر روز را برای انجام تکالیف دروس خاصی در نظر بگیرید؛ مثلا می‌توانید دوشنبه‌ها تمام تحقیقات مربوط به مطالب علمی هفته را انجام دهید و سه‌شنبه‌ها را به حل مسائل ریاضی اختصاص بدهید. در محیط کار هم همین روال را در پیش بگیرید، مثلا می‌توانید دوشنبه‌ها کارهای اداری روتین را انجام دهید و سه‌شنبه‌ها روی پروژه‌های خلاقانه تمرکز کنید.

۴. اهداف کوچک و دست‌یافتنی تعیین کنید

تعیین اهداف کوچک یا همان هدف‌گذاری صحیح باعث می‌شود به انجام وظایف خود پایبند بمانید، کارآمدتر باشید و در طول روز پرانرژی بمانید. اگر اهداف بلندمدت یا پروژه‌های بزرگی دارید، آنها را به اهداف یا مراحل کوچک‌تر تقسیم کنید. با این کار پس از انجام هر مرحله احساس ارزشمندی می‌کنید و برای مرحله بعد انرژی می‌گیرید. در حالی که اگر بخواهید از اول روی اهداف بلندمدت یا کارهای سخت تمرکز کنید، ممکن است در همان ابتدای کار احساس ناامیدی کنید و انگیزه شروع کار را از دست بدهید.

۵. کارهای سخت‌تر را در اولویت قرار دهید

اول انجام‌دادن مهم‌ترین یا دشوارترین کارها به شما احساس موفقیت لذت‌بخشی خواهد داد. همچنین بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد تا بتوانید کارهای ساده‌تر را در طول روز انجام دهید. از طرف دیگر اگر ابتدا کارهای کوچک و راحت را انجام بدهید، ممکن است در نیمه دوم روز به انجام پروژه‌های بزرگ یا کارهای سخت‌تر بی‌میل باشید.

۲. مدیریت زمان

۱. روزتان را به چند بخش تقسیم کنید

برای انجام کارهایی که باید در هر بخش از روز انجام دهید، برنامه‌ریزی کنید. مثلا می‌توانید در ساعات ابتدایی روز ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی را جواب بدهید. از زنگ هشدار برای تنظیم بخش‌های روز استفاده کنید و پس از شنیدن زنگ هشدار به سراغ کارهای بخش بعدی بروید.

۲. برای انجام هر کار محدودیت زمانی تعیین کنید

در دنیای تجارت مفهومی وجود دارد به‌نام «قانون پارکینسون». این مفهوم بیانگر این است که «هرچقدر برای انجام کاری زمان در نظر بگیرید، انجام آن کار به‌قدری کش می‌آید تا کل زمان تعیین‌شده را پر کند.» طبق این قانون ما همیشه زمان بیشتری برای تکمیل کار صرف می‌کنیم مگر اینکه برای انجام آن محدودیت زمانی سخت‌تری در نظر بگیریم. با ابزارهایی مانند زنگ هشدار می‌توانید متوجه اتمام زمان انجام کار شوید و از آن دست بکشید.

۳. کارهای کم‌اهمیت را در ۱۰ دقیقه انجام دهید

اگر به زمان صرف‌شده برای انجام کارهای کم‌اهمیت توجه کنید، تعجب خواهید کرد. پایبندی به توصیه «انجام کارهای کم‌اهمیت در ۱۰ دقیقه» باعث صرفه‌جویی در زمان شما و اختصاص این زمان به کارهای مهم‌تر می‌شود. کارکردن به این روش باعث می‌شود نوعی «جریان کاری» ایجاد کنید، چیزی که روان‌شناسان از آن به‌عنوان احساس موفقیت، بهره‌وری و شادی یاد می‌کنند.

۴. چندوظیفگی را درست پیش ببرید

چندوظیفگی یا انجام هم‌زمان چندین کار نوعی شمشیر دولبه است؛ در عین حال که ممکن است تکنیکی مفید برای انجام چندین کار در مدتی کوتاه باشد، ممکن است توجه و دقت شما را کاهش دهد و منجر به انجام کارها با کیفیت کمتر شود. هنگام انجام هم‌زمان چندین کار این موارد را به یاد داشته باشید:

• هم‌زمان روی کارهای مرتبط تمرکز کنید. انجام کارهای مرتبط باعث می‌شود روی موضوعی واحد تمرکز کنید.
• کارهایی را که باید انجام دهید، یادداشت کنید. نوشتن کارهایی که قرار است هم‌زمان انجام دهید، باعث می‌شود حواستان پرت نشود و به همه موارد رسیدگی کنید.
• بعد از اتمام همه کارها کمی وقت بگذارید و هر مورد را به‌تنهایی مرور کنید. این مرور نهایی شما را از انجام درست هرکدام از کارها مطمئن و خطاهایتان را مشخص می‌کند.

۵. زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید

شاید غیرمنطقی به نظر برسد، اما با اختصاص‌دادن زمانی به استراحت در طول روز و هفته، بهره‌وری شما افزایش خواهد یافت. به‌جای نگرانی درباره کار یا فکرکردن به کارهایی که باید در روزهای آینده انجام بدهید، استراحت کنید و از بودن در کنار عزیزانتان لذت ببرید. اختصاص‌دادن چند دقیقه اول صبح به انجام سرگرمی موردعلاقه‌تان باعث می‌شود در بقیه ساعات روز خلق‌وخوی بهتری داشته باشید، متمرکزتر بمانید و سریع‌تر کار کنید. در اوقات استراحت و تفریح، به‌خصوص تعطیلات آخر هفته، سعی کنید به کارها و وظایفتان فکر نکنید.

۳. چسبیدن درست‌وحسابی به کار

۱. فضای کاری خود را سازمان‌دهی کنید

میزتان را خلوت کنید. زباله‌های روی میز و حتی کشوهای میز را دور بریزید و کاغذهایی را که دیگر نیاز ندارید، بایگانی کنید. شلوغ‌بودن میز و فضای کار باعث حواس‌پرتی می‌شود و تمرکز شما را بر هم می‌زند. با تمیز و مرتب‌کردن این فضا احساس آرامش خواهید کرد و کارآمدتر و سریع‌تر به کارهایتان خواهید رسید.

۲. عوامل حواس‌پرتی را از خودتان دور کنید

تلفن همراهتان را در حالت بی‌صدا قرار دهید یا آن را داخل کیف یا کشو بگذارید تا وسوسه نشوید مدام سراغش بروید. تلویزیون یا رادیو را خاموش کنید. به دوستان، خانواده و حتی همکاران خود اطلاع دهید که چه زمانی مشغول کارید و نمی‌توانید با آنها صحبت کنید. حذف همین عوامل به‌ظاهر بی‌اهمیت بهره‌وری شما را بسیار افزایش خواهد داد و باعث خواهد شد سریع‌تر به کارهایتان برسید.

۳. انجام کارها را به تعویق نیندازید

بسیاری از ما عادت داریم کارهایمان را به تعویق بیندازیم (مخصوصا کارهایی را که دوست نداریم) که این بر بهره‌وری ما و همچنین کیفیت کلی کار اثر منفی می‌گذارد. طبق پژوهش‌های روان‌شناختی، افرادی که مدام کارهایشان را به بعد موکول می‌کنند و تا آخرین لحظه ممکن آنها را انجام نمی‌دهند، معمولا کارهای کمتری انجام می‌دهند.

شما بگویید

شما چه توصیه‌ای برای انجام سریع‌تر کارها دارید؟ لطفا نظرات و تجربیات ارزشمندتان را با ما و کاربران عزیزمان در میان بگذارید.

اولویت‌بندی کارها را بیاموزید تا در زمان کمتر، بهینه‌تر کار کنید.