چطور به رئیسمان بگوییم حجم کارمان زیاد است؟

کار بیش از حد ذهن و بدن ما را خسته و در بلندمدت فرسوده می‌کند، پس لازم است این مشکل را برطرف کنیم. بااین‌حال صحبت کردن با رئیسمان در این باره چالش‌برانگیز است. چطور بدون اینکه تنبل یا از زیر کار در رو به نظر برسیم، این مشکل را با او مطرح کنیم؟ در این مقاله، به این پرسش پاسخ می‌دهیم. همچنین این نکته را گوشزد می‌کنیم که شاید کارمان واقعا زیاد نباشد و برداشت ما اشتباه باشد. با ما تا پایان مقاله همراه باشید.

چطور بفهمیم کارمان زیاد است؟

۱. درد و آسیب در نواحی خاصی از بدن

یکی از پیامد‌های کار زیاد درد و حتی آسیب‌دیدن بخش‌هایی از بدن است. وقتی بیش از حد از عضوی کار بکشیم، آن بخش از بدن شروع به دردگرفتن یا گرفتگی می‌کند. مثلا هنگامی که بیش از حد بنشینیم یا بایستیم، کمر و پای ما درد می‌گیرد. همچنین اگر بیش از اندازه با دستان خود کار کنیم، مچ یا هر بخشی که مدام درگیر فعالیت بوده، درد می‌گیرد. این دردها اگر ادامه یابند، نشانه آسیب به آن عضو هستند.

۲. تغییر حس‌وحال

کار زیاد فقط روی بدن ما اثر نمی‌گذارد، بلکه به روان ما نیز آسیب می‌‌زند. استرس و اضطراب، احساس خستگی زیاد و کسلی و بی‌حالی بعضی از این نشانه‌ها هستند. در این حالت، شاید بتوانیم با کاهش ساعت کاری وقت خود را صرف فعالیت‌هایی بیرون از محیط کار کنیم تا دوباره روحیه خود را احیا کنیم.

۳. کاهش عملکرد

عملکرد شغلی ما برایند میزان انگیزه و تلاشی است که صرف آن می‌کنیم. اگر بیش از حد کار کنیم، بدن و ذهن ما خسته می‌شود. در این حالت، حفظ انگیزه دشوار است. با ازدست‌دادن انگیزه و نمایان‌شدن آثار فرسودگی شغلی، عملکرد ما نیز افت می‌کند و دیگر نمی‌توانیم به‌خوبی گذشته تمرکز کنیم و بیشتر خطا می‌کنیم.

چطور با رئیسمان درباره زیاد‌بودن کار صحبت کنیم؟

اگر نشانه‌های گفته‌شده در ما دیده شوند، باید فکری برایشان کنیم. اولین کار صحبت‌کردن با رئیسمان درباره این وضعیت است. برای صحبت‌کردن با رئیس خود نکاتی را که در ادامه مطرح کرده‌ایم، در نظر بگیرید.

۱. زمانی را برای صحبت در این باره تعیین کنید

تعیین وقت قبلی برای صحبت‌کردن در این باره بهتر از مطرح‌کردن آن بدون آمادگی قبلی است. از یک سو با تعیین وقت قبلی به رئیس خود امکان می‌دهید که در صورت لزوم مدارک و اسناد موردنیاز برای بررسی موضوع را آماده کند و از طرف دیگر شانس ملاقات خصوصی با او در این حالت بیشتر از زمانی است که سرزده به سراغش بروید. درخواست خود را کتبی به او بدهید. از او بخواهید تا زمانی را که مناسب می‌داند برای این ملاقات انتخاب کند.

۲. دلایل خود را آماده کنید

قبل از جلسه، استدلال‌های خود را آماده کنید. شما می‌خواهید راهی برای کاهش ساعت یا حجم کار پیدا کنید. بنابراین دلایلی قوی برای مستند‌کردن خواسته خود پیدا کنید. پرسش‌های زیر به شما کمک می‌کنند تا بفهمید کارتان واقعا چقدر زیاد است:

• آیا کاری که می‌کنم به قدری زیاد است که باید چند نفر به من کمک کنند؟
• آیا منابع و ابزارهای لازم برای انجام کار را در اختیار دارم؟
• آیا مهارت و توانایی من متناسب با کاری است که باید انجام دهم؟

می‌توانید پیش از جلسه گفته‌های خود را با دوستان یا همکاران قابل‌اعتماد مطرح و از آنها درباره پختگی و محکم‌بودن استدلال‌هایتان بازخورد بگیرید.

۳. برای نشان‌دادن کار زیاد خود مثال بزنید

یکی از بهترین روش‌ها برای اینکه به رئیس خود نشان دهید کارتان زیاد است، مثال‌زدن است. به پروژه‌ها و برنامه‌هایی اشاره کنید که زمان زیادی از شما گرفته‌اند و تأثیر بدی بر روان و جسم شما داشته‌اند. مواردی را مثال بزنید که می‌شد به دیگران واگذار شوند یا مواردی که می‌شد از دیگران کمک گرفت. همچنین به مواردی اشاره کنید که مجبور شدید بیشتر از وظایف شغلی خود زحمت بکشید. البته اینکه گاهی بیشتر از وظایف خود عمل کرده‌اید ایرادی ندارد، اما اگر این موضوع به یک عادت و انتظار تبدیل شده است، منصفانه نیست. با طرح این موارد می‌توانید به او نشان دهید که اوضاع از چه قرار است.

۴. به‌جای مقایسه، بر تجربیات خود تمرکز کنید

هنگام طرح مسئله با رئیستان، از مقایسه‌کردن خود با دیگر همکاران بپرهیزید. چنین کاری وجهه خوبی ندارد و شانس شما برای یک مکالمه موفق را کاهش می‌دهد. در عوض بر تجربیات و احساس خودتان و مثال‌های شفاف از کار زیاد تمرکز کنید.

۵. راهکار پیشنهاد دهید

پس از طرح موضوع، راهکارهای خود برای حل مسئله را پیشنهاد دهید. چند راهکار برای متعادل‌کردن ساعت کاری یا حجم کاری خود پیدا و آنها را فهرست کنید. مدیر شما با دیدن راهکارهایتان می‌فهمد که شما مهارت حل مسئله را به‌خوبی بلدید. مثلا با چنین جمله‌ای پیشنهاد خود را مطرح کنید:

«من فکر می‌کنم اگر فلان کار از دوشم برداشته شود، بهتر می‌توانم به اهداف شغلی خود نزدیک شوم و به فلان کار که موردتأکید سازمان است رسیدگی کنم تا برای رسیدن به اهداف سازمان نیز کمک کرده باشم.»

۶. تعهدتان را نشان دهید

طرح موضوع ساعت یا حجم کاری زیاد نباید منجر به این سوءبرداشت شود که شما تعهدی به کارکردن ندارید. اگر فقط غر بزنید و هیچ راه‌حلی برای مسئله ارائه نکنید، فقط در حال شکایت‌کردن هستید. برعکس با ارائه راهکارهای جایگزین مانند انجام کارهای سبک‌تر یا درخواست زمان بیشتر برای انجام کارها نشان می‌دهید که همچنان مایل و متعهد به انجام فعالیت و همکاری هستید. مثلا در یک پروژه می‌توانید از مدیرتان بخواهید که بخشی از کارها را به دیگران واگذار کند و شما در کنار آنها نقش مشاوره را داشته باشید.

۷. هدف‌های شغلی خود را در نظر بگیرید

هنگام صحبت با رئیستان هدف‌های شغلی خود را نیز با او در میان بگذارید. این کار به او کمک می‌کند تا درک بهتری از نگرش و اهداف شما پیدا کند. از این طریق او می‌تواند کارهایی را به شما واگذار کند که بیشتر با اهدافتان هم‌راستا هستند. در جلسه نگاه شما باید به آینده باشد، نه صرفا غرزدن بابت آنچه در گذشته رخ داده است.

نکاتی برای مواجهه با فشار کاری زیاد

۱. مرزها را مشخص کنید

با تعیین مرزها و مشخص‌کردن آنها برای همکارانتان می‌توانید از حجم کاری ناخواسته بکاهید. مثلا به آنها بگویید که در زمان‌های تعطیلات یا اوقاتی که در خانه‌اید، پیام‌ها و تماس‌های کاری را جواب‌ نمی‌دهید مگر اضطراری باشند.

۲. کارها را اولویت‌بندی کنید

اولویت‌بندی روشی خوب برای کاهش حجم کاری است. با تعیین مهم‌ترین کارها ابتدا آنها را انجام دهید. این‌طوری قبل از آنکه خسته شوید یا انگیزه خود را از دست دهید، آنها را تمام می‌کنید.

۳. از ترفندهای کاهش استرس استفاده کنید

ذهن‌آگاهی و مدیتیشن روش‌هایی برای کاهش استرس و کنارآمدن با فشار کاری‌اند. این ترفندها را یاد بگیرید و از آنها در طول روز استفاده کنید. ورزش و نرمش روزانه، حتی به مقدار اندک، هم می‌تواند روحیه شما را تقویت کند.

۴. درباره فرهنگ سازمانی گفت‌وگو کنید

اگر فرهنگ سازمانی شما به‌گونه‌ای شکل گرفته است که کار بیش از اندازه ارزش محسوب می‌شود، درباره فواید و مضرات این ارزش با سایر همکاران صحبت کنید. شاید شما بتوانید تغییری مثبت در محیط کاری و نگرش افراد سازمان خود ایجاد کنید.

۵. انتظارات از خودتان را کاهش دهید

گاهی خود ما با داشتن انتظارات بیجا از خودمان کارهای فراوانی را بر عهده می‌گیریم و در مواجهه با آنها دچار مشکل می‌شویم. در این صورت بهتر است در خصوص توانایی‌ها و اهداف خود تجدیدنظر کنیم. با کاهش انتظارات از خودمان و درنتیجه کاهش بار کاری، به خود فرصت فراغت بیشتری می‌دهیم.

آیا واقعا کارتان زیاد است؟!

گاهی اوقات به‌اشتباه فکر می‌کنیم که کارمان زیاد است. چطور چنین چیزی ممکن است؟ یک دلیل احتمالی ضعف ما در تقسیم کار بزرگ به کارهای کوچک‌تر است. مثلا پروژه‌ای به ما سپرده شده است که در نگاه اول شاید سخت و طاقت‌فرسا به نظر برسد، اما با تقسیم آن به کارهای کوچک‌تر، ساده‌تر به نظر می‌رسد. گاهی هم به‌واسطه مشکلات دیگر مانند مسائل خانوادگی و استرس‌ زندگی غیرکاری احساس می‌کنیم که کارمان زیاد است که در واقعیت این‌طور نیست.

پس پیش از آنکه یک‌راست به سراغ رئیسمان برویم و موضوع را با او مطرح کنیم، بهتر است ابتدا مطمئن شویم وضعیت چنین نیست. به این منظور می‌توانیم با دوستان، اعضای خانواده یا همکاران باتجربه مشورت کنیم.

چگونه با مدیر و همکاران خود تعامل موثری داشته باشیم.

چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.