نقشه راه چیست و چطور تهیه می‌شود؟

هر سازمان یا کسب‌وکاری برای رسیدن به موفقیت نیاز به تعیین هدف دارد، اما آیا تعیین هدف در ذهن برخی از اعضای مهم کافی است؟ آیا لازم نیست که سایر اعضای سازمان و تمام افراد درگیر کار درکی از اهداف و مسیر پیش رو داشته باشند؟ بدون شک نمی‌توان بدون فهم مشترک و هم‌راستاکردن سایرین به هدفی که مؤسسان سازمان تعیین کرده‌‌اند، دست یافت. به این منظور از ابزاری به‌نام نقشه راه استفاده می‌شود. اما نقشه راه چیست؟ نقشه راه مانند تابلویی واضح است که به تمام اعضای مجموعه نشان می‌دهد کجا هستیم و می‌خواهیم کجا برویم. در این مقاله، درباره ویژگی‌های نقشه راه مؤثر، انواعش و نکات مهم برای ترسیمش صحبت می‌کنیم.

نقشه راه چیست؟

نقشه راه نقشه‌ای تصویری از اهداف تیم یا سازمان است. هر تیمی پیش از شروع کارش اهدافی را در نظر می‌گیرد، اما گاهی اوقات افراد این اهداف را فراموش می‌کنند یا اهمیت آنها را از یاد می‌برند. نقشه راه روشی ساده برای همه‌فهم‌کردن این اهداف و نمایش آن به همه اعضای تیم است. سازمان‌ها و شرکت‌ها برای آنکه بتوانند اهداف مجموعه را به همه نمایش دهند، از نقشه راه استفاده می‌کنند.

نقشه راه تمام اهداف و راهبردها را در قالب یک تصویر نمایش می‌دهد، بنابراین می‌توان آن را ابزار ارتباطی مؤثری برای تعامل با تمام افراد سازمان یا تیم دانست. اطلاعاتی که نقشه راه مؤثر باید به سایرین انتقال دهد، عبارت‌اند از:

• ارتباط و پیوستگی اهداف و راهبردهای مختلف و جایگاه هرکدام در روند رسیدن به هدف کلی سازمان؛
• نمایش منابع موردنیاز برای رسیدن به هریک از اهداف؛
• تخمین زمان رسیدن به اهداف؛
• ارتباطات بین بخش‌های مختلف مجموعه.

اهمیت نقشه راه چیست؟

۱. ایجاد هماهنگی و توافق بین اعضا

نقشه راه به تمام اعضای سازمان نشان می‌دهد که چه اهداف و برنامه‌‌هایی وجود دارند. بنابراین باعث ایجاد فهم مشترک بین اعضا می‌شود.

۲. ارتباط بهتر

نقشه راه امکان تعامل و ارتباط فراگیر بین اعضای مختلف سازمان را فراهم می‌کند. وقتی اکثر افراد از اهداف و برنامه‌ها مطلع باشند، بیشتر درگیر تحقق آنها می‌شوند.

۳. نمایش بهتر برنامه‌ها

هنگامی که نقشه راهی در کار باشد، همه آنچه نیاز است در یک تصویر کلی به نمایش درمی‌آید. درنتیجه افراد مجموعه درک بهتری از آنها خواهند داشت. ما انسان‌ها تصاویر را بهتر از نوشته‌ها و طومارها به خاطر می‌سپاریم.

۴. خارج‌کردن بخش‌های مختلف از فعالیت جزیره‌ای

گاهی اوقات در نبود نقشه راه، بخش‌های مختلف سازمان ارتباط خود را از دست می‌دهند. آنها درگیر کار خودند و توجهی به تأثیر کارشان بر بخش‌های دیگر ندارند. با نقشه راه، مدیران و اعضای هر بخش‌ درک بهتری از تأثیر کار خود بر دیگران خواهند داشت.

نقشه راه چه ویژگی‌هایی باید باشد؟

اینکه نقشه راه چه شکلی داشته باشد، بستگی به نوع کاری دارد که شما انجام می‌دهید. بااین‌حال، مواردی هست که باید در ترسیم هر نقشه راهی در نظر گرفت.

۱. انعطاف‌پذیر باشد

ممکن است تعیین راهبردها به کاری پیچیده و مبهم تبدیل شود. پس باید شفاف‌ترین و کلی‌ترین آنها را در نقشه راه استفاده کنید.

۲. مشارکتی باشد

بهترین راه برای همسوکردن دیگران با نقشه راه چیست؟ مشارکت‌دادن آنها در ترسیم آن. هنگام طرح نقشه راه به اولویت‌ها، نگرانی‌ها و اعتراضات سهام‌داران و تصمیم‌گیرندگان توجه کنید. اگر آنها در ابتدای امر مشارکت کنند، قطعا در ادامه بیشتر همراهی خواهند کرد.

۳. زیبایی بصری داشته باشد

طراحی چشم‌نواز و رنگ‌بندی بخش‌های مختلف نقشه راه به مخاطبان کمک می‌کند تا آن را بهتر درک کنند. نقشه را باید به گونه‌‌ای باشد که چشم تماشاچیان (مثلا سهام‌داران و هیئت‌مدیره) را به خود جلب کند.

۴. رابطه بخش‌های مختلف را نشان دهد

اگر نقشه راه برای سازمانی با بخش‌های مختلف طراحی می‌شود، حتما باید روابط طولی و عرضی بین بخش‌های مختلف سازمان را نشان دهد. مثلا اگر بخشی به بخش دیگر وابسته است، این وابستگی باید با عناصری مانند خطوط جهت‌دار معلوم شود.

۵. اطلاعات مهم در آن درج شود

اطلاعات مهم مانند تاریخ رسیدن به اهداف مهم (مثلا تولید اولین محصول) و سایر داده‌هایی که ممکن است بیانگر رسیدن به دستاوردی مهم باشند، باید در نقشه راه آورده شوند.

انواع نقشه‌ راه

۱. نقشه راه بدون بازه زمانی

ساده‌ترین نقشه راه که فاقد بازه زمانی است، به درد سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی می‌خورد که تازه کارشان را شروع کرده‌‌اند. نبود بازه زمانی این نقشه را بسیار انعطاف‌پذیر می‌کند. از سوی دیگر اهداف برخی سازمان‌ها به‌دلیل ماهیت کارشان مدام تغییر می‌کند. چنین نقشه‌ای برای این دسته از سازمان‌ها نیز مناسب است.

۲. نقشه راه ترکیبی

در این نقشه راه، بازه‌های زمانی تخمینی تعیین می‌شوند. مثلا برای رسیدن به هدف به‌جای تعیین یک روز مشخص، بازه زمانی یک‌ماهه تعیین می‌شود. خوبی این نقشه وجود بازه زمانی است که تیم‌ها را به تکاپوی بیشتر می‌اندازد، اما به آنها فشاری برای اتمام کار در یک روز مشخص وارد نمی‌کند.

۳. نقشه راه با ضرب‌العجل مشخص

نقشه راه مبتنی بر تاریخ‌های دقیق کمی سخت‌گیرانه است، اما برخی سازمان‌ها که کار حساسی دارند، از آن بهره می‌برند. مثلا در پروژه منهتن که به ساخت اولین بمب اتم انجامید، ضرب‌العجلی دقیق برای آزمایش اول بمب اتم تعیین شده بود. سازمان‌هایی که باید حتما در یک زمان مشخص به هدف خود برسند، از این نقشه راه استفاده می‌کنند.

چطور نقشه راه ترسیم کنیم؟

۱. اهداف خود را تعیین کنید

تعیین هدف اولین گام در ترسیم نقشه راه است. هدف چارچوب حرکت شما را مشخص می‌کند. با یافتن پاسخ پرسش‌های زیر می‌توانید اهداف خود را شفاف‌تر تعیین کنید:

• تلاش‌های تیم من به چه سمت‌وسویی است؟
• چگونه می‌توانم منابع مختلف را برای رسیدن به یک هدف به کار بگیرم؟
• آیا هدف من قابل‌اندازه‌گیری است؟
• چطور می‌توانم روندهای رسیدن به اهداف را طراحی و بر آنها نظارت کنم؟
• زمان‌بندی هدف من چطور است؟ آیا اهدافم بلندمدت‌اند یا کوتاه‌مدت؟

۲. مسیر رسیدن به هدف‌ را مشخص کنید

چه روش‌ها و راهکارهایی برای تحقق اهداف ضروری‌اند؟ هر بخش یا هر تیم چه کارهایی باید انجام دهند؟ اینها عناصری هستند که باید در طراحی نقشه راه لحاظ شوند.

۳. وضعیت سازمان یا تیم خود را ارزیابی کنید

نقشه راه باید مسیری را که قرار است طی کنیم نشان دهد. پس با ارزیابی عملکرد بخش‌های مختلف درمی‌یابید که کدام بخش‌ها در راستای رسیدن به اهدف و کدام‌یک خلاف آن فعالیت می‌کنند. با ارزیابی سازمان می‌توان اهداف و مسیر رسیدن به آنها را بر مبنای اهداف بازتعریف کرد. مثلا فرض کنیم شما قصد دارید بازار محصول خود را گسترش دهید. در این حالت با ارزیابی دقیق می‌توانید بفهمید که چه مسیری را باید در نقشه راه تعریف کنید.

نقشه راه تولید محصول

نقشه راه تولید یک محصول از متداول‌ترین نقشه‌های راه است که مدیران تولید محصول آن را ترسیم می‌کنند. مدیر محصول با طراحی نقشه راه و نشان‌دادنش به بخش‌های مختلف اطمینان حاصل می‌کند که تمام بخش‌ها درک کلی از محصولی که قرار است تولید شود دارند. فرض کنیم می‌خواهیم یک خودرو تولید کنیم. مدیر محصول با اشراف به مراحل تولید و قطعاتی که باید کنار هم جمع شوند تا محصول نهایی را بسازند، نقشه راهی را مشخص می‌‌کند که هرکدام از شرکت‌های تابعه باید طی کنند تا محصول نهایی آماده شود. این نقشه راه به سهام‌داران و هیئت‌مدیره امکان می‌دهد تا بر روند کلی تولید محصول نظارت کنند.

تجربه‌ ترسیم نقشه راه دارید؟

اگر تجربه‌ای از طراحی نقشه راه دارید، آن را با ما و مخاطبان به اشتراک بگذارید. اگر مدیر یک سازمان هستید، برای ما بنویسید که نقشه راه چگونه به درک فراگیر اهداف سازمان شما کمک کرده است.

منابع دیگر: indeed

جلسات خود را به موثرترین شکل ممکن مدیریت کنید.
و از اتلاف هزاران ساعت زمان در سازمان جلوگیری کنید.