مدیریت تغییر چیست؟ چالش‌ها، اصول و روش بهره‌گیری از آن

احتمالا این جمله معروف را شنیده‌اید که «تنها چیزی که تغییر نمی‌کند خود تغییر است». درک اجتناب‌ناپذیربودن تغییر آسان است، اما آیا هر تغییر اجتناب‌ناپذیری نتایجی مطلوب در پی دارد؟ آیا صرف درک این نکته می‌توان انسان‌ها را که موجوداتی عادت‌کننده به شرایط‌اند به همراهی با تغییر مجاب کرد؟ طبق تحقیقات، همواره در برابر تغییر نوعی مقاومت وجود دارد. پس برای تغییر موفق در سازمان، باید آن را مدیریت کرد. از یک قرن پیش تاکنون، مدل‌ها و نظریاتی برای مدیریت تغییر ارائه شده‌اند و تکامل یافته‌اند. هدف همه آنها همراه‌کردن انسان‌ها با تغییر است. در این مقاله مفهوم مدیریت تغییر و ضرورت آن را بیان و فواید و چالش‌ها و مدل‌های مختلف آن را بررسی می‌کنیم. با ما تا انتهای مقاله همراه باشید.

مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر به رویکردی نظام‌مند گفته می‌شود که ما برای مدیریت تغییر و تحول در سازمان (مثلا تغییر اهداف، فرایندها یا فناوری‌های موجود) انتخاب می‌کنیم. هدف از مدیریت تغییر اعمال رویکردهایی است که فرایند تغییر را تسهیل کند تا افراد مجموعه آسان‌تر با آن همراه شوند.

ضرورت مدیریت تغییر

دنیا تغییر می‌کند. فناوری‌های جدید سبک زندگی و انجام کارها را دگرگون می‌کنند. بدیهی است که در این شرایط، سازمان‌ها باید توانایی سازگارکردن خود با شرایط جدید را داشته باشند. کارکنان به‌کمک مدیریت تغییر نقش جدید خود را بهتر درک می‌کنند و با آن همراه می‌شوند.

هر تغییری در سازمان نیازمند مدیریت است. نمی‌شود یک‌شبه و یک‌باره همه‌چیز را در سازمان تغییر داد و از اعضای آن انتظار داشت با آن هماهنگ شوند. برای اثربخشی تغییر باید روشن شود که تغییر چه تأثیری بر کارکنان مجموعه و نحوه کار آنها دارد. تغییر را باید مرحله‌ به مرحله پیش برد. پیش از اعمال تغییرات، باید آنها را آزمود و ارزیابی کرد. در صورتی که پیامدهای تغییر بیشتر از آثار مثبتش باشد، باید امکان بازگشت به شرایط قبل وجود داشته باشد. تمام فرایندهای طی‌شده در مدیریت تغییر به‌دلیل اهمیت مستندسازی آثار و پیامدهای تغییرات و الزامات قانونی باید ثبت شوند.

انواع تغییرات در سازمان‌ها

۳ نوع از رایج‌ترین تغییرات در سازمان‌ها عبارت‌اند از:

1. تغییر بهبوددهنده کارها: فرایندها اصلاح و کارها بهتر انجام می‌شوند.
2. تغییر انتقالی: وضعیت سازمان از یک حالت به حالت دیگر تغییر می‌کند تا مشکل جدیدی را حل کند. مثلا ممکن است کل فرایندهای کاری دچار تغییر شوند.
3. تغییر تحول‌آفرین: کل سازمان و ماهیت آن تغییر می‌کند و اهداف و فرایندهای جدید جایگزین اهداف و فرایندهای قبلی می‌شوند. در این تغییر بزرگ، خدمات و محصولات نهایی سازمان کاملا عوض می‌شوند.

فواید مدیریت تغییر

رویکرد ساختارمند به تغییر باعث کاهش اختلال عملکردها در هنگام تغییر، کاهش هزینه‌ها و زمان برای اعمال تغییر می‌شود. همچنین مدیریت تغییر به ما امکان می‌دهد در صورتی که تغییر با شکست مواجه شد، بتوانیم رویه‌ها و فرایندهای پیشین را احیا کنیم. با مدیریت تحول متوجه می‌شویم چه چیزی را چگونه و با صرف چه هزینه‌هایی می‌توانیم تغییر دهیم.

چالش‌های مدیریت تغییر

هیچ تغییری بدون چالش و هزینه نیست. اولین چالش تعیین این نکته است که تغییر چه تأثیراتی بر فرایندها، سخت‌افزارها و از همه مهم‌تر کارکنان سازمان دارد. سایر چالش های مدیریت تغییر در سازمان را در ادامه مطرح کرده‌ایم.

۱. مدیریت منابع

مدیریت منابع انسانی، سخت‌افزاری و سایر منابع هنگامی که تغییر در جریان است، سخت‌تر می‌شود.

۲. مقاومت در برابر تغییر

کارکنان و مدیران اجرایی که تغییر بر آنها بیشترین اثر را می‌گذارد، به‌احتمال زیاد در برابر آن مقاومت می‌کنند. انسان‌ها مایل‌اند شرایطی که به آن عادت کرده‌اند تغییر نکند. از این رو همیشه مقاومتی طبیعی در برابر تغییر وجود دارد. با صبر و حوصله، شفاف‌سازی، تمرین و آموزش فواید تغییر می‌توان در افراد انگیزه لازم برای همراهی با تغییر را ایجاد کرد.

۳. مشکلات ارتباطی

سازمان‌ها معمولا در اطلاع‌رسانی درست و مداوم به کارکنان هنگام تغییر دچار مشکل هستند. ممکن است برخی از اعضای سازمان از تغییرات رخ‌داده مطلع نباشند و این مدیریت تحول سازمانی را چالش‌برانگیز می‌کند. حتما با استفاده از روش‌های ارتباطی مختلف درباره آنچه قرار است رخ دهد اطلاع‌رسانی کنید.

۴. سازگاری با فناوری‌های جدید

یکی از جلوه‌های تغییر سازمان استفاده از فناوری‌های جدید است. این فناوری‌ها ممکن است روند انجام کارها را دگرگون کنند. از سوی دیگر، وظایف شغلی برخی کارکنان ممکن است با ورود این فناوری‌ها به‌کل تغییر کند. درنتیجه لازم است حین گذار، آموزش‌های لازم برای سازگارشدن کارکنان به آنها داده شود. می‌توان در مرحله اجرای آزمایشی، گروهی از کارکنان آموزش‌دیده را به‌عنوان مربی سایر کارکنان مجموعه تعیین کرد.

۵. تقابل دیدگاه‌های مختلف

در یک تغییر، همواره دیدگاه‌های مختلفی درباره چگونگی تغییر وجود دارد. مدیریت این دیدگاه‌ها و رسیدن به یک فصل مشترک از چالش های مدیریت تغییر در سازمان است.

۶. مشکلات زمان‌بندی

زمان‌بندی اعمال تغییرات نیز مسئله‌ای چالش‌برانگیز است. برخی عالمان این حوزه بر این باورند که تغییر باید در بازه زمانی کوتاه انجام شود تا اثربخش‌تر باشد. گروهی دیگر می‌گویند بهتر است تغییرات را تدریجی و در بازه‌ای طولانی‌تر انجام داد چراکه تغییر تدریجی باعث کاهش مقاومت در برابر آن می‌شود.

اصول مدیریت تغییر از دیدگاه کورت لوین

محققان و نظریه‌پردازان حوزه مدیریت تغییر مدل‌ها و الگو‌های مختلفی را برای آن مطرح کرده‌اند. در این بخش، الگوی ۳مرحله‌ای کورت لوین، روان‌شناس مشهور آلمانی‌آمریکایی، را معرفی می‌کنیم.

۱. پیداکردن دلیل برای تغییر

در مرحله اول، افراد باید دلایلی برای تغییر پیدا کنند. آنها با تعیین دقیق این دلایل و توضیح آن به مجموعه‌ای که قرار است دچار تغییر شود، افرادی را که مایل به تغییرند با خود همراه می‌کنند. در این مرحله بیان فواید تغییر و منافع احتمالی ضروری است.

۲. اعمال تغییر

رهبران تغییر باید با همکاری دیگر اعضای مجموعه تغییر را آغاز کنند. تغییردهندگان باید از روش‌های ارتباطی مؤثر برای دریافت بازخورد از دیگران استفاده کنند و در صورتی که عقب‌گردی در برنامه‌ها رخ داد، آماده اصلاح برنامه تغییر باشند. در این مرحله تنش‌ها ممکن است به بیشترین میزان ممکن برسد، بنابراین مدیریت تنش‌ها همان طور که در بخش قبل توضیح داده شد، ضروری است.

۳. اعلام پایان تغییر

در مرحله آخر، باید پایان دوره تغییر به اعضای مجموعه و گروه‌های درگیر اعلام شود. ممکن است تغییر موفقیت‌آمیز بوده باشد و افراد با روند جدید سازگار شده باشند یا برعکس، مقاومت‌ها کارساز بوده باشند و تغییر اعمال نشده باشد. در هر دو صورت اعلام پایان برنامه تغییر مهم است. همچنین در این مرحله، مستندسازی آنچه رخ داده برای استناد در آینده ضروری است.

سایر مدل‌ها و روش های مدیریت تغییر در سازمان

۱. مدل آدکار (ADKAR)

جف هایت، مؤسس مرکز یادگیری مدیریت تغییر، مدل ۵مرحله‌ای آدکار (ترکیب حروف اول هر مرحله) را برای مدیریت تحول ارائه کرده است:

1. آگاهی به نیاز به تغییر؛
2. رغبت به شرکت در تغییر و حمایت از آن؛
3. کسب دانش چگونگی تغییر؛
4. توانایی اعمال تغییر؛
5. تثبیت و حفظ تغییر.

۲. مدل تغییر بریج

ویلیام بریج، مشاور تغییر در سازمان‌ها، مدل خود را بر پایه اینکه انسان‌ها چگونه تغییر را درک می‌کنند استوار کرده است. او ۳ مرحله را برای تغییر در سازمان بیان می‌کند. مرحله اول رهاکردن است، زمانی که افراد مجموعه آمادگی رهاکردن روش‌ها و فرایندهای قدیمی را دارند. در گام بعد، افراد با ابهام و عدم قطعیت هنگام اعمال تغییرات روبه‌رو می‌شوند. در صورت گذر از این مرحله، در گام آخر آنها تغییرات را می‌پذیرند و با آنها سازگار می‌شوند.

۳. مدل ۸مرحله‌ای کوتر برای هدایت تغییر

جان کوتر، استاد دانشگاه هاروارد، مدل مدیریت تغییر خود را در ۸ گام تعریف کرده است:

1. ایجاد حس ضرورت تغییر در سازمان؛
2. ایجاد ائتلافی از افراد موافق با تغییر؛
3. ایجاد بینش در اعضا برای تصویر آنچه قرار است رخ دهد؛
4. همراه‌کردن نیروهای داوطلب؛
5. حذف موانع برای اعمال تغییر؛
6. کسب پیروزی‌های کوتاه‌مدت در فریند تغییر؛
7. حفظ روند تغییر؛
8. درونی‌سازی تغییر.

از مدیریت تغییر تا تغییر ذهنیت

مفهوم مدیریت تغییر به اوایل قرن بیستم و تحقیقات روان‌شناختی سازمانی برمی‌گردد. در گذر زمان، مدیریت تحول به مدیریت فرایندهای بی‌شمار و روندهایی تبدیل شد تا به انسان‌ها این احساس را بدهد که آنها کنترل همه‌چیز را در دست دارند. با افزایش دانش بشر طی یک قرن گذشته و بروز رویدادهای غیرمنتظره، معلوم شد که مدل‌های مختلف برای مدیریت تغییر دچار نقص‌اند و نمی‌توانند همه‌چیز را کنترل و پیش‌بینی کنند.

مشکل نظریه‌ها و مدل‌های مدیریت تغییر حذف احساسات و نگرش انسان‌های درگیر در تغییرات است، اینکه آیا ما آمادگی ذهنی تغییر را داریم یا نه. مدیریت ترس و اضطرابی که انسان‌ها هنگام مواجه‌شدن با ابهام و عدم قطعیت دچار آن می‌شوند، یکی از ارکان مهم موفقیت یا شکست تغییر است. این عامل در مدل‌های مدیریت تغییر در نظر گرفته نشده است و باید لحاظ شود. بنابراین صحبت درباره ذهینت اعضای مجموعه و اصلاح نگرش آنها به ریسک‌پذیری و سازگاری با تغییر، حلقه گمشده مدل‌های مدیریت تغییر است.

نظر شما

کدام‌یک از مدل‌های مدیریت تغییر را در سازمان خود به کار برده‌اید؟ در جایگاه یکی از کارکنان سازمان، تجربه شما از تغییرات سازمانی چه بوده است؟ نظر و تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید.

در این مجموعه ارزشمند، تمام نیازمندی‌های شما برای شروع و رشد کسب‌وکار فراهم شده است.

این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک،‌ از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.