سیستم کانبان؛ نحوه کار، ابعاد و مزایای این شیوه مدیریت ژاپنی

روش کانبان یکی از اصول مدیریت ژاپنی است که برای تعریف، مدیریت و بهبود خدمات دانش‌محور به کار می‌رود. با استفاده از این روش می‌توانید مراحل کار را تصویری کنید، کارایی را افزایش بدهید و پیشرفت مستمر داشته باشید. سیستم کانبان به شما کمک می‌کند تا حتی پیچیده‌ترین پروژه‌ها را یکجا مدیریت کنید. این روش مدیریت پروژه در ابتدا در کارخانه‌های تولیدی به‌ کار گرفته می‌شد، اما بعدها کم‌کم به خدمت تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک (Agile) و بسیاری از کسب‌وکارهای موفق جهان درآمد. در این مقاله، هرآنچه را باید درباره روش کانبان بدانید توضیح می‌دهیم.

روش کانبان چیست؟

کانبان در زبان ژاپنی به‌معنای «تخته دیدنی» یا «تابلو» به کار می‌رود. در روش کانبان برای مدیریت پروژه‌ آن را به بخش‌های کوچک قابل‌مشاهده تقسیم‌ می‌کنند. از این طریق کارکنان پروژه می‌توانند فرایند انجام‌شدن کارها را شفاف ببینند و هرکس می‌داند که در چه زمانی باید چه کاری انجام بدهد.

تاریخچه کانبان

قدمت این روش به اواخر دهه ۱۹۴۰ میلادی و کارخانه ژاپنی تویوتا می‌رسد. تویوتا در بهینه‌سازی فرایندهای مهندسی خود از روشی استفاده کرد که در آن زمان برای مرتب‌کردن قفسه‌های انبار سوپرمارکت‌های ژاپنی به کار می‌رفت. صاحبان این سوپرمارکت‌ها برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان از روش کانبان کمک می‌گرفتند. از آنجایی که فهرست موجودی انبار آنها با الگوی مصرف مشتریان هماهنگ بود، در زمان‌های معین موجودی اضافه انبار را ثابت نگه‌ می‌داشتند تا موجودی مؤثر مدیریت شود. در این شرایط، صاحب سوپرمارکت مطمئن می‌شد که محصول موردنیاز مشتری همیشه در انبار موجود است.

تویوتا از سیستم کانبان استفاده کرد تا برخلاف روش‌های رایج آن زمان، میزان تولید انبوه خود را با الگوی مصرف هماهنگ کند. این روش بعدها در سال ۲۰۰۷، توسط دیوید اندرسون توسعه یافت تا به شکل امروزی درآید و یکی از ابزارهای مدیریت چابک باشد.

در حقیقت در آغاز قرن بیست‌ویکم، بازیگران اصلی صنعت نرم‌افزار به‌سرعت متوجه کارایی روش کانبان برای ارائه بهتر محصولات و خدمات خود شدند. مزایای این روش در ابتدا در صنعت خودروسازی خود را نشان داد و بعدها در سایر بخش‌های تجاری پیچیده مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار و تحقیق و توسعه به کار رفت.

سیستم کانبان چطور کار می‌کند؟

ساده‌ترین سیستم کانبان از ۳ تخته یا برد اصلی تشکیل می‌شود:

• وظایف درخواست‌شده؛
• کارهای در حال انجام؛
• وظایف تکمیل‌شده.

بااین‌حال گردش کار در برد کانبان ممکن است بر اساس اندازه، ساختار و اهداف تیم کاری کمی متفاوت باشد. بردهای کانبان به صورت تخته‌های واقعی یا بردهای مجازی هستند.

در هر برد کارت‌های مختلفی وجود دارد که به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا پیشرفت کارها را دیداری دنبال کنند. کارت‌های کانبان حاوی اطلاعات مهم و ضروری درباره هر موضوع هستند و تمام اعضای تیم می‌توانند از طریق آنها متوجه چنین مسائلی شوند:

• چه کسی مسئول انجام‌دادن چه کاری شده است؛
• توضیح مختصری درباره کاری که در حال انجام‌شدن است؛
• مدت‌زمان تقریبی برای انجام‌دادن آن کار.

اصول اجرای کانبان

۱. با کاری که اکنون انجام می‌دهید شروع کنید

هدف اصلی به‌کاربردن روش کانبان پیشرفت مستمر است، اما با درک فرایندها و گردش کارهای فعلی شروع می‌شود. بنابراین باید ابتدا کاری را مشخص کنید که در حال حاضر انجام می‌دهید.

۲. تغییرات را تدریجی و تکاملی دنبال کنید

در سیستم کانبان خبری از تغییرات بزرگ و یک‌باره نیست. این روش راهی برای دنبال‌کردن تغییرات کوچک تدریجی است.

۳. اقدامات مدیریتی را در تمام سطوح ترویج کنید

روش کانبان تنها به کارفرما یا مدیران تیم‌ها اختصاص ندارد، بلکه تمام افراد درگیر در پروژه می‌توانند از آن کمک بگیرند. هر کسی می‌تواند هدایت امور را در دست داشته باشد و بر اساس مشاهدات خود پیشنهادهایی برای پیشرفت ارائه دهد.

۴. بر نیازها و انتظارات مشتری تمرکز کنید

کانبان روشی برای درک بهتر نیازها و انتظارات مشتریان شماست. در این روش‌، از توقعات مشتری برای ارتقای کیفیت خدمات و افزایش ارزش افزوده استفاده می‌شود.

۵. به‌جای مدیریت کارکنان، کار را مدیریت کنید

سیستم کانبان به نقش‌ها و مسئولیت‌های موجود میان اعضای تیم توجه دارد و افراد را برای سازمان‌دهی وظایف خود توانمند می‌سازد.

۶. شبکه خدمات را منظم بازبینی کنید

کانبان روشی برای ترویج همکاری است و اعضای تیم را ترغیب می‌کند تا مشاهدات، ایده‌ها و بازخوردهای خود برای پیشرفت کار را از طریق بازبینی‌ها و نظرات انتقادی دوره‌ای به اشتراک بگذارند.

سیستم کانبان چه کار می‌کند؟

۱. دیداری‌کردن گردش کار

اولین و مهم‌ترین روش کانبان این است که تمام وظایف و امور مربوط به پروژه را دیداری می‌کند. این کار به شناسایی تنگناهای موجود، تجسم جریان کار و شفاف‌ترشدن امور مربوط به پروژه کمک می‌کند.

۲. محدودکردن کارهای در حال انجام

محدودکردن کارهای در حال انجام باعث جلوگیری از چندکاره‌شدن کارکنان و افزایش تمرکز بر انجام هر کار در زمانی مشخص می‌شود. درنتیجه، کارکنان بهره‌وری بیشتری دارند و مدیر پروژه زمان کمتری را به هدایت تیم اختصاص می‌دهد.

۳. مدیریت جریان کار

هدف از روش کانبان این است که جریان کار بهبود یابد. این امر با نظارت بر شاخصه‌ها، شناسایی و رسیدگی به تنگناهای موجود و بهبود مستمر جریان کار ممکن می‌شود.

۴. مشخص‌کردن خط‌مشی‌های مربوط به مراحل کار

تعریف و ابلاغ شفاف فرایندها و مراحل کار خیال کارفرما یا مدیر تیم را راحت می‌کند که همه می‌دانند کار باید چگونه انجام شود. درنتیجه سوءتفاهم‌ها کاهش می‌یابند و انسجام تیم بیشتر می‌شود.

۵. اجرای چرخه‌های بازخورد

در روش کانبان، بازخورد مشتریان، ذی‌نفعان پروژه و اعضای تیم اهمیت دارد. این سیستم مدیریت ژاپنی از این بازخوردها استفاده می‌کند تا مدام مشکلات موجود و راه‌های پیشرفت را شناسایی و اجرا کند.

۶. همکاری برای پیشرفت

کانبان روشی برای بهبود مستمر پروژه‌های بزرگ و پیچیده است. این روش بر همکاری و آزمایش با هدف شناسایی و حل مشکلات، بهبود مستمر و تکامل مراحل و فرایندهای خود تأکید می‌کند تا درنهایت نیازهای مشتریان به بهترین شکل ممکن برآورده شوند.

مزایای روش کانبان چیست؟

کانبان یکی از محبوب‌ترین روش‌های مدیریتی است که امروزه همچون ابزاری برای مدیریت چابک پروژه‌ها به کار می‌رود. شکل ساده‌تر این روش را می‌توانید در برنامه‌ها و سایت‌های مختلف مدیریت پروژه از قبیل «کلیکاپ» و «آسانا» ببینید. محبوبیت این روش به دلیل ۶ مزیت مهم آن روزبه‌روز افزایش می‌یابد.

۱. شفافیت جریان کار

اجرای روش کانبان به این معناست که هر وظیفه به شکل یک کارت درمی‌آید تا همه آن را ببینند. به‌این‌ترتیب برد کانبان به یک مرکز اطلاعاتی دیداری برای همه تبدیل می‌شود و تمام وظایف کوچک و بزرگ را می‌توان در آن مشاهده کرد. در این حالت، هیچ وظیفه‌ای فراموش نمی‌شود و جریان کلی کار شفاف است. هریک از اعضای تیم می‌تواند هر زمان که بخواهد وضعیت وظایف یا پروژه‌های مختلف را سریع به‌روزرسانی کند.

۲. سرعت‌گرفتن امور

مدیران پروژه از طریق کانبان می‌توانند به روش‌های مختلف بر امور نظارت کنند یا تحلیل‌های آگاهانه‌ای از روند کار داشته باشند. در واقع سیستم کانبان به مدیران این امکان را می‌دهد که:

• به کارهایی که در مدت‌زمانی مشخص انجام شده‌اند دید جامع و شفافی داشته باشند؛
• متوجه مراحلی شوند که زمان بیشتری می‌خواهند؛
• تنگناهای موجود را به‌راحتی شناسایی کنند.

درنتیجه کارها سریع‌تر انجام می‌شوند و تیم برای مقابله با چالش‌ها و بهبود گردش کار فرصت کافی دارد.

۳. هماهنگی میان اهداف تجاری و اجرای پروژه

کانبان با شفاف‌کردن مراحل انجام پروژه و تشویق بازخورددهی و برگزاری جلسات منظم بازبینی سبب می‌شود تا اهداف استراتژیک شرکت با کار روزانه تیم‌ها همسو شوند. این همسویی میان تجارت و اجرا به مدیریت چابک پروژه‌ها کمک می‌کند. به‌علاوه، تیم‌ها اولویت‌ها را بر اساس تغییرات بازار یا نیازهای مشتری تغییر می‌دهند و دوباره سازمان‌دهی می‌کنند. درنتیجه همه‌چیز طبق اهداف مهم تجاری شرکت پیش‌ می‌رود.

۴. پیش‌بینی بهتر امور

با ایجاد یک برد کانبان و قراردادن کارت‌های وظایف بر آن، می‌توانید فرایند انجام کارها را با معیارهای مشخص‌شده (وظایف موجود، کارهای در حال انجام و کارهای انجام‌شده) متوجه شوید. تجزیه‌وتحلیل مدت‌زمان صرف‌شده برای انجام هر کار به شما کمک می‌کند تا درباره کارهای آتی و زمان موردنیاز آنها پیش‌بینی درست و دقیقی داشته باشید.

۵. افزایش رضایت مشتری

اساس سیستم کانبان بر عرضه محصول یا خدمت هنگام وجود تقاضاست. به عبارت دیگر، کانبان به شما کمک می‌کند تا صرفا بر کارهایی تمرکز کنید که در حال حاضر لازم‌اند و وقت و منابع کمتری تلف شوند. علاوه‌ بر این، با استفاده از تکنیک‌های دیداری و تعیین بازه زمانی برای انجام کارها مطمئن می‌شوید که نتیجه نهایی به‌موقع و مطابق با انتظارات مشتری است.

۶. کاهش موانع و چالش‌ها

انجام‌دادن هم‌زمان چند کار سبب می‌شود که کارایی تیم از بین برود. هرچه تعداد کارهایی که باید در زمان معینی انجام شوند بیشتر شود، احتمال بروز چالش افزایش می‌یابد. به همین دلیل کانبان کارهای در حال انجام را محدود می‌کند. محدودیت کارهای در حال انجام سبب افزایش پیشرفت، کاهش موانع و استفاده بهینه از مهارت‌های اعضای تیم می‌شود.

مثلا یک تیم نرم‌افزاری عادی ممکن است در کانبان ۴ برد داشته باشد:

• کارهایی که باید انجام شوند؛
• کارهای در حال انجام؛
• بررسی کدها؛
• کارهای انجام‌شده.

محدودیت کارها و تقسیم‌بندی آنها به بازه‌های زمانی کوتاه‌تر باعث می‌شود تیم سریع‌تر وظایف خود را انجام بدهد و بررسی کدها به مانعی برای پیشرفت تیم تبدیل نشود.

تفاوت اسکرام و کانبان

کانبان و اسکرام در برخی از مفاهیم مشترک‌اند، اما روش‌های بسیار متفاوتی دارند. به همین دلیل نباید این دو را با هم اشتباه بگیرید.

اولین تفاوتی که کانبان با اسکرام دارد این است که اولی از روشی مدیریتی و دومی از یک چارچوب صحبت می‌کند. تفاوت مهم دیگر این دو به رویکردهایشان مربوط می‌شود. کانبان روش‌ها را متناسب با نیازها و انتظارات مشتری تنظیم می‌کند، درحالی‌که اسکرام بر قوانین ازپیش‌تعیین‌شده متکی است.

شما بگویید

روش کانبان یکی از روش‌های مدیریتی ژاپنی‌هاست که پروژه‌های پیچیده و بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند تا هم همه‌چیز سریع‌تر اتفاق بیفتد و هم دقت انجام‌دادن کارها افزایش یابد. این روش هم در تجارت کاربرد دارد و هم می‌تواند منبع الهام‌بخشی برای اداره زندگی شخصی شما باشد. به‌هرحال تقسیم‌بندی کارهای روزانه به بخش‌های مختلف نیازمند برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح است. این‌طور فکر نمی‌کنید؟

در این مجموعه ارزشمند، تمام نیازمندی‌های شما برای شروع و رشد کسب‌وکار فراهم شده است.

این مجموعه حاصل تجربیات اساتید هاروارد است که هر یک،‌ از کارآفرینان و مشاوران بزرگ در دنیا هستند.