رویداد و مدیریت رویداد چیست؟

همه ما تجربه شرکت در رویدادهای مختلفی را داشته‌ایم. گاهی اوقات این رویدادها را مفید و مفرح و گاهی نیز ضعیف و خسته‌کننده یافته‌ایم. در پاسخ به سؤال «رویداد چیست؟» باید بگوییم رویداد یعنی گردهمایی گروهی از انسان‌ها با هدفی خاص؛ مثلا عروسی، تولد، مذاکره سیاسی و اقتصادی، جشن قهرمانی ورزشی یا رصد ستارگان در دل کویر با گروهی از ستاره‌شناسان آماتور همگی رویدادند. رویدادها بسیار متنوع‌اند و برای اجرای درست آنها به مدیریت رویداد و کسانی نیاز داریم که آماده‌سازی و اجرای آن را بر عهده بگیرند. در این مقاله ضمن معرفی انواع رویداد، مدیریت رویداد را تعریف و درباره مهارت‌های لازم و چشم‌انداز آن به‌عنوان شغل صحبت می‌‌کنیم.

رویداد چیست؟

هر اتفاقی که در زندگی ما می‌افتد، یک رویداد است. اما آیا همه رویدادهای روزمره را به خاطر دارید؟ منظور ما از رویداد، اتفاقی است که با هدفی شکل بگیرد و در یاد بماند. رویدادی که اثری مهم بر روند زندگی شما بگذارد. مثلا مراسم عروسی رویدادی به‌یادماندنی است. جشن فارغ‌التحصیلی، مراسم جداشدن از شرکت و قهرمانی در مسابقه‌ای ورزشی و مثال‌هایی مانند اینها همگی رویدادهایی هستند که ارزش جشن‌گرفتن و ثبت خاطره را دارند.

انواع رویداد

می‌شود فهرست بلندبالایی از رویدادها نوشت. بااین‌حال می‌توان آنها را بر اساس هدفشان در چند دسته اصلی جای داد. در ادامه، این دسته‌ها را معرفی کرده‌ایم.

۱. تفریحی

همان طور که از اسمش پیداست، هدف این رویدادها لذت‌بردن از زندگی در کنار یکدیگر است. از دورهمی‌های خانوادگی گرفته تا دورهمی‌های همکاران و رفتن به دل طبیعت یا مراکز تفریحی شهر همگی در این دسته قرار می‌گیرند.

۲. فرهنگی و هنری

رویدادهایی مانند بزرگداشت شاعران، نویسندگان و افراد مشهور در محل دفن یا زادگاه آنها، برگزاری مراسم مذهبی و ملی و کنسرت‌های موسیقی از رویدادهای فرهنگی به شمار می‌‌روند. معمولا گروه‌های بزرگی از مردم در این رویدادها شرکت می‌کنند. بنابراین این رویدادها اغلب عمومی‌اند.

۳. سازمانی

این رویدادها را یک یا چند سازمان را برگزار می‌کنند. شرکت‌کنندگان این رویدادها با اهداف تجاری، سیاسی، اقتصادی و آموزشی در آنها شرکت می‌کنند. نشست‌های سیاسی، جلسات اتاق‌های بازرگانی و همایش‌های آموزشی جزو این دسته‌اند.

۴. شخصی

شرکت‌کنندگان این رویدادها فرد و آشنایان او هستند. از مهمانی‌های آخر هفته گرفته تا تولد، عروسی، عزا و سالگردهای خانوادگی همگی در این دسته قرار می‌گیرند.

اگر ملاک دسته‌بندی را تغییر دهیم، می‌توان انواع دیگری از رویداد را نیز نام برد. گاهی اوقات نیز عنوان رویداد با آنچه درونش رخ می‌دهد تفاوت دارد. مثلا ممکن است در دل رویدادی تفریحی، مذاکرات کاری غیررسمی نیز صورت گیرند. همه اینها به پیچیدگی روابط انسانی و موقعیت‌های مختلف بستگی دارند.

مدیریت رویداد چیست؟

از آنجایی که اجرای رویداد بدون برنامه‌ریزی امکان‌پذیر نیست، مهم‌ترین هدف مدیریت رویداد برنامه‌ریزی برای اجرای آن است.کار مدیر رویداد برگزاری رویدادها به شکلی است که شرکت‌کنندگان به اهداف آن برسند. برای برگزاری مطلوب هر رویداد کارهای مختلفی باید انجام شوند. مدیریت رویداد به دنبال ساختارمندکردن این کارها و فراهم‌کردن امکانات لازم برای برگزاری هرکدام است.

در کل مدیریت هر چیزی شامل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، تصمیم‌گیری، هماهنگی و بهره‌گیری صحیح از منابع انسانی و غیرانسانی است. مدیریت رویداد نیز از این قاعده مستثنا نیست.

ضرورت مدیریت رویداد

ما انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستیم که بدون ارتباط با دیگران نمی‌توانیم نیازهای خود را برآورده کنیم و به زندگی ادامه دهیم. رویدادها فرصتی مناسب برای تأمین این نیازهای حیاتی‌اند. به رویدادها نیاز داریم تا:

• موفقیت‌ها و شادی‌ها را جشن بگیریم و شاد و خوشحال شویم.
• همبستگی و همدلی خود با دیگران را تقویت کنیم.
• کسب‌وکار خود را رونق دهیم و مشتری‌های جدید پیدا کنیم.
• دانش خود را افزایش دهیم.
• اختلافات را حل کنیم و تنش‌ها را کاهش دهیم.
• فرصت‌های شغلی جدیدی پیدا کنیم.
• درآمد کسب کنیم.

البته بسیاری مواقع امکان مدیریت رویداد را نداریم. مثلا آیا می‌خواهیم در مراسم عروسی خود مشغول مدیریت رویداد باشیم؟! بدیهی است که امکان ندارد بسیاری از رویدادها را خودمان برگزار کنیم. به همین دلیل به مدیر رویداد و تیم او نیاز داریم تا امور مربوط به رویداد را به آنها بسپاریم.

مدیر رویداد چه کارهایی انجام می‌دهد؟

مدیر رویداد برنامه‌ریزی و اجرای رویداد را برای مشتری خود انجام می‌دهد. ممکن است مشتری شخصی حقیقی یا حقوقی (مانند سازمان‌ها) باشد. کارهای مدیر رویداد را می‌توان در فهرست زیر خلاصه کرد:

1. طراحی چارچوب و تعیین اهداف کلی رویداد؛
2. محاسبه بودجه لازم؛
3. تعیین محل مناسب برای برگزاری رویداد؛
4. مشخص‌کردن نوع مخاطبان رویداد؛
5. تبلیغات و اطلاع‌رسانی؛
6. هماهنگی با نهادها و نیروهای خدماتی و پشتیبانی؛
7. نظارت بر اجرای درست برنامه‌ها؛
8. ارزیابی.

مدیر رویداد چه مهارت‌هایی لازم دارد؟

هرچه رویداد بزرگ‌تر باشد، مدیر رویداد باید مهارت‌های بیشتر و خاص‌تری برای اجرای آن داشته باشد. گاهی اوقات رویداد چنان بزرگ است که یک سازمان متخصص در حوزه برگزاری رویداد، مدیریت آن را بر عهده می‌گیرد. به هر صورت مدیران رویداد باید مهارت‌های زیر را در خود پرورش دهند:

• مهارت‌های سازمان‌‌دهی؛
• مهارت‌های ارتباطی؛
• مهارت‌های حسابداری برای محاسبه بودجه و سردرآوردن از اعداد و ارقام هزینه‌ها؛
• مهارت‌های بازاریابی و تبلیغات؛
• هوش هیجانی.

در کنار این مهارت‌ها، توانایی کارکردن در بازه زمانی محدود، غلبه بر استرس و حل مشکلات آنی (توانایی تصمیم‌گیری در لحظه) نیز از جمله شایستگی‌های مدیر رویدادند. مدیر رویداد باید دانش تخصصی کافی در حوزه کاری خود و دانش عمومی گسترده‌ای درباره ماهیت رویداد داشته باشد. مثلا اگر کسی می‌خواهد بدانید مدیریت رویدادهای ورزشی چیست و چطور باید آن را بر عهده بگیرد، باید درباره تمام ابعاد آن ورزش اطلاعات کافی داشته باشد.

نقش تجربه در پرورش مهارت‌های مدیر رویداد

گرچه تحصیل در رشته‌هایی مانند مدیریت پروژه، بازاریابی و هتلداری و گردشگری دانش لازم را در اختیار فرد قرار می‌دهند، بیشتر مهارت‌های لازم برای مدیر رویداد از راه تجربه به دست می‌آیند. گذراندن دوره‌های کارآموزی در نهادهای برگزارکننده رویداد بهترین راه برای مهارت‌آموزی است.

مدیریت رویداد ترکیبی

همه‌گیری ویروس کرونا باعث لغو بسیاری از رویدادها در سراسر جهان شد. در عوض رویدادهای مجازی مانند وبینار و ویدئوکنفرانس رونق گرفتند. مدیریت رویداد نیز همراه دنیا تغییر کرد و مفهوم مدیریت رویدادهای مجازی شکل گرفت. امروزه پس از پشت‌سرگذاشتن همه‌گیری، شاهد مدیریت رویداد ترکیبی هستیم؛ ترکیبی از رویدادهای حضوری و مجازی. در این حالت، مدیر رویداد ضمن برنامه‌ریزی برای رویداد حضوری، باید همه یا بخشی از رویداد را مجازی نیز اجرا کند. بیشتر رویدادهای کاری، فرهنگی و علمی امروزه ترکیبی برگزار می‌شوند تا مخاطبانی که به هر دلیل امکان شرکت حضوری در رویداد را ندارند، از آن بهره‌مند شوند.

چشم‌انداز شغلی مدیریت رویداد

مدیریت رویداد شغلی رو به رشد است. به‌دلیل زندگی شهری و تنوع کسب‌وکارها و سازمان‌ها در دنیا، برگزاری رویدادهای مختلف همیشه نیازمند برنامه‌ریزی و مدیریت است. بنابراین کسانی که در این حوزه فعالیت می‌کنند، بعید است که بیکار بمانند. در حال حاضر، بخش‌هایی مانند رویدادهای کاری، رویدادهای مرتبط با گردشگری و رویدادهایی مانند عروسی و عزا و تولد از پررونق‌ترین حوزه‌های کاری در کشور ما به شمار می‌روند.

شبکه‌سازی هوشمندانه و تأثیرگذار در محیط کار را از اساتید هاروارد بیاموزید
و مسیر شغلی خود را هموار کنید.