تایم باکسینگ؛ تکنیک مدیریت زمان و ایجاد نظم شخصی

شما پرمشغله نیستید، فقط روش درست مدیریت زمان را نمی‌دانید و به همین خاطر روزهایتان شلوغ می‌شوند و فرصت نمی‌کنید به همه کارهایتان برسید. تایم باکسینگ نوعی روش مدیریت زمان است که به شما برای ایجاد نظم شخصی و سازمان‌دهی برنامه‌هایتان کمک می‌کند. با تایم باکسینگ مهم‌ترین کارهایی که باید هر روز انجام دهید، در اولویت قرار می‌گیرند و می‌توانید مشخص کنید برای هر کار چقدر زمان صرف کرده‌اید. در این مقاله بررسی می‌کنیم تایم باکس چیست، چه مزیت‌هایی دارد و چطور باید از آن استفاده کرد.

تایم باکسینگ چیست؟

تکنیک تایم باکسینگ یعنی زمان هر روز خود را به چند جعبه تقسیم کنید و هر جعبه زمانی را به انجام یک کار خاص اختصاص دهید. در برنامه‌ریزی معمولی، شما فهرست کارهای روزمره‌تان را بدون تعیین زمان شروع یا پایان آنها مشخص می‌کنید، اما برای استفاده از تکنیک تایم باکس هر کار در یک جعبه زمانی قرار دارد، بنابراین مشخص است که چه زمانی آغاز می‌شود، چقدر طول می‌کشد و چه زمانی به پایان می‌رسد. در تایم باکس حتی می‌توانید محل انجام کارهایتان را نیز مشخص کنید.

وقتی باکس‌های روزمره خود را تعیین کردید، باید به آنها متعهد بمانید و آنها را مانند جلسه‌های کاری در نظر بگیرید؛ در طول این جلسه باید روی کارتان تمرکز داشته باشید، آن را به تعویق نیندازید و کار دیگری را با آن جایگزین نکنید. اگر لازم است، در کنار تایم باکسینگ می‌توانید تکنیک‌های افزایش تمرکز را هم به کار ببرید تا بهره‌وری‌تان افزایش یابد و بتوانید از زمانی که در طول روز دارید، به بهترین شکل استفاده کنید.

چطور برای کارهای مختلف زمان مناسب در نظر بگیریم؟

پیش از شروع هر کار، مشخص کنید که نتیجه آن چیست و چه خروجی‌هایی باید داشته باشد تا کیفیت مدنظرتان مشخص شود. بعد از آن مشخص کنید که ایجاد این خروجی‌ها چقدر طول می‌کشد و بر این اساس، کار را در یک یا چند تایم باکس قرار دهید. کارهایی را که طول می‌کشند در چند تایم باکس با زمان کوتاه‌تر قرار دهید تا از انجام آنها خسته نشوید.

با فرارسیدن موعد هر جعبه زمانی، کار را شروع کنید و جوری پیش بروید که با پایان زمان جعبه، حتما کار شما هم تمام شده باشد. زمانی که برای هر کار در نظر می‌گیرید نه باید آن‌قدر کم باشد که مجبور شوید آن را با عجله انجام دهید و استرس بگیرید و نه باید آن‌قدر زیاد باشد که بخشی از وقت‌تان را تلف کنید یا حین کار، حواس خود را به مسائل دیگر پرت کنید.

مزایای استفاده از تایم باکسینگ

اگر به استفاده از این تکنیک متعهد بمانید، از این مزیت‌ها بهره‌مند خواهید شد:

• وقتی زمان انجام کاری برسد، ذهنتان را مجبور می‌کنید مشغول انجام همان کار شود و دچار حواس‌پرتی نشوید.
• با تعهد بدون قید و شرط به تایم باکس، نظم شخصی را یاد می‌گیرید.
• می‌دانید وقتی در تایم باکس مشغول انجام یک کار مشخص هستید، هیچ کار دیگری به جز آن ندارید و سایر کارها را در تایم باکس‌های بعدی انجام می‌دهید. درنتیجه راحت‌تر تمرکز می‌کنید.
• می‌توانید بر کمال‌گرایی خود غلبه کنید و بیش از حد برای یک کار زمان نمی‌گذارید.
• مدیریت زمان ساده‌تر می‌شود و کارهایتان را به‌موقع و با کیفیت مطلوب تحویل خواهید داد.
• با تایم باکسینگ می‌دانید هر کار چقدر طول می‌کشد و در طول روز چه کارهایی را باید انجام دهید. بنابراین برنامه‌ریزی برایتان ساده‌تر می‌شود.

درمان اهمال‌کاری با تایم باکسینگ

اهمال‌کاری یکی از مهم‌ترین مشکلات افرادی است که نظم شخصی ندارند و کارهایشان را دقیقه ۹۰ انجام می‌دهند؛ تایم باکسینگ روشی مناسب برای درمان اهمال‌کاری است.

ذهن ما انسان‌ها وقتی کاری را شروع می‌کند، به دنبال نقطه پایان آن می‌گردد. حتما برایتان پیش آمده است که مشغول تماشای یک فیلم یا سریال بوده‌اید و اواسط آن متوجه شده‌اید دوستش ندارید، اما فقط برای اینکه فکرتان درگیر نماند، تا انتها آن را تماشا کرده‌اید. این قابلیت ذهن انسان کاربردهای مفید هم دارد؛ مثلا فقط کافی است کار معوقه خود را شروع کنید، سپس ذهنتان درگیر می‌شود و تا آن را به پایان نرساند، رهایش نمی‌کند.

با استفاده از تایم باکسینگ به خودتان یادآوری می‌کنید که زمان انجام کار معوقه فرا رسیده است و همین الان باید آن را شروع کنید. یادتان نرود که تعهد به شروع و پایان جعبه‌های زمانی یکی از مهم‌ترین بخش‌های استفاده از این تکنیک مدیریت زمان است. وقتی کار را شروع کردید، مقاومت اولیه ذهنتان از بین می‌رود و می‌توانید آن را تا انتها پیش ببرید.

اگر وظیفه معوقه‌تان طولانی است، می‌توانید آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بخش را در یک تایم باکس یک تا دوساعته به انجام برسانید.

پیشگیری از کمال‌گرایی با نوشتن تایم باکس

هر کاری به همان اندازه‌ای که برایش زمان می‌گذارید، طول می‌کشد؛ این قانون پارکینسون است. تصور کنید رئیستان برای کاری یک هفته به شما فرصت داده است، اما ناگهان با شما تماس می‌گیرد و می‌گوید باید کار را سه‌روزه تحویل دهید. شما این کار را انجام می‌دهید، نه؟ آیا حجم کارها تغییر کرده است؟ خیر، تنها تغییری که اتفاق افتاده در ذهن شماست که به‌جای ۱ هفته، ۳ روز فرصت برای اتمام کار در نظر گرفته است.

وقتی کاری را بدون اینکه محدودیت زمانی برای پایان آن در نظر بگیرید، شروع می‌کنید، بذر شلوغی و بی‌نظمی کل روز را کاشته‌اید! در مقابل وقتی به انجام کار در زمان مشخص متعهد می‌مانید، دیگر فرصتی برای کمال‌گرایی سمی نخواهید داشت، زیرا باید آن را به‌موقع تمام کنید و به جلسات مهمی برسید که با کارهای بعدی دارید! همان‌طور که گفتیم، هر تایم باکس مثل یک جلسه کاری مهم است که باید در زمان دقیق و با تمرکز کامل برگزار شود.

استفاده از تایم باکسینگ در جلسات کاری

تا پیش از این جعبه‌های زمانی را به جلسات کاری تشبیه کردیم، اما در این بخش توضیح می‌دهیم که تکنیک تایم باکسینگ واقعا برای بهره‌وری جلسات کاری و سازمانی هم کاربرد دارد.

اگر به جلساتی که در سازمانتان برگزار می‌شوند دقت کنید، متوجه می‌شوید بسیاری از آنها فقط اتلاف وقت هستند و خروجی خاصی ندارند، اما با استفاده از تایم باکس می‌توانید جلسات را با بازدهی بیشتری پیش ببرید تا هم خروجی مطلوب بگیرید و هم وقت زیادی تلف نکنید. برای هر جلسه کاری خود یک جعبه زمانی بسازید و موارد زیر را مشخص کنید:

• زمان شروع جلسه؛
• زمان پایان جلسه؛
• کارهایی که باید در طول جلسه انجام شود؛
• خروجی مطلوب جلسه.

تایم باکس را برای تمام افرادی که قرار است در جلسه حضور داشته باشند، بفرستید. وقتی جلسه محدودیت زمانی داشته باشد، افراد از صحبت‌های بیهوده و اتلاف وقت خودداری می‌کنند و روی موضوع اصلی متمرکز می‌شوند. بعضی از جلسات شاید به ۱۵ دقیقه زمان نیاز داشته باشند؛ مثلا هر روز صبح می‌توانید با تیم خود یک جلسه ۱۵دقیقه‌ای برای بررسی کارهای روز برگزار کنید. در چنین جلساتی حتی نیاز به نشستن روی صندلی نخواهید داشت؛ فقط همه‌چیز را سریع مرور کنید و به سراغ تایم باکس‌هایتان بروید.

استفاده از تکنیک تایم باکس در موبایل یا کامپیوتر

یکی از ساده‌ترین روش‌های تایم باکسینگ استفاده از آن در تلفن همراه یا کامپیوتر شخصی شماست. تقریبا اکثر تقویم‌های آنلاین این قابلیت را دارند، اما تقویم گوگل (Google Calendar) یکی از کاربردی‌ترین برنامه‌هایی است که با این روش کار می‌کند. تقویم گوگل روی حساب جیمیل شما ذخیره می‌شود و در تمام دستگاه‌های متصل به جیمیل در دسترس خواهد بود. این اپلیکیشن در زمان شروع یا پایان هر جعبه زمانی در تلفن همراهتان نوتیفیکیشن ارسال می‌کند. اگر ممکن است متوجه اعلان‌های تلفن همراهتان نشوید، برای شروع و پایان هر تایم باکس زنگ هشدار تنظیم کنید تا حواستان پرت نشود و هر کاری را در زمان مشخص شروع کنید و به پایان برسانید.

ترکیب تکنیک‌های پومودورو و تایم باکسینگ

تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مناسب برای افزایش تمرکز است. در پومودورو شما باید ۲۵ دقیقه متمرکز کارتان را انجام دهید، سپس ۵ دقیقه استراحت کنید؛ در زمان استراحت نیز بهتر است به‌جای رفتن سراغ تلفن همراه، تمرین‌های کششی انجام دهید یا کمی در اتاق قدم بزنید. بعد از آن دوباره ۲۵ دقیقه مشغول کار شوید و ۵ دقیقه استراحت کنید. این کار را برای بار سوم و چهارم هم تکرار کنید، اما بعد از بار چهارم به‌جای ۵ دقیقه، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.

با ترکیب تایم باکسینگ و پومودورو هر جعبه زمانی ۲۵ دقیقه است. بنابراین وقتی کاری را شروع کردید، فقط ۲۵ دقیقه برای آن زمان بگذارید و بخش بعدی آن را به جعبه زمانی بعدی منتقل کنید. با این کار ذهنتان به‌خاطر زمان کوتاه کارها مقاومت کمتری نشان می‌دهد و به‌خاطر تعهد به جعبه‌های زمانی، نظم شخصی را هم یاد می‌گیرد.

کلام آخر؛ جعبه‌های زمانی مرز بین لحظات شما هستند

شما نمی‌توانید بدون داشتن پاسپورت و ویزا از مرز ایران خارج شوید و به کشورهای همسایه بروید؛ تایم باکسینگ هم باید همین قدر قانونمند باشد. هیچ کاری نباید قبل از زمانی که برایش تعیین شده است، شروع شود یا بعد از زمان تعیین‌شده به پایان برسد. هر کاری باید در تایم باکس مشخص انجام شود و اگر بیشتر طول کشید، باید تایم باکس دیگری به آن اختصاص پیدا کند.

در این مقاله توضیح دادیم تایم باکسینگ چیست و در چه مواردی مفید است. تنها راز موفقیت در استفاده از این تکنیک، تعهد به روش استفاده از آن است. اگر تجربه‌ای درباره استفاده از جعبه‌های زمانی دارید یا از متد دیگری برای مدیریت زمان خود در طول روز استفاده می‌کنید، در بخش دیدگاه‌ها برای ما بنویسید.

اولویت‌بندی کارها را بیاموزید تا در زمان کمتر، بهینه‌تر کار کنید.