اکشن پلن چیست؟ اجزا و مراحل تدوین آن

اکشن پلن یا برنامه عملیاتی را می‌توان نقشه راهی برای تحقق اهداف دانست. تدوین این سند اساسی بهترین شیوه برای دستیابی نظام‌مند به اهداف اولیه و نگه‌داشتن اعضای گروه روی ریل پیشرفت است. در این مقاله می‌خواهیم به شما بگوییم اکشن پلن چیست و مؤلفه‌های سازنده‌اش کدام‌اند، از تفاوت آن با طرح پروژه بگوییم و مراحل تدوین آن را گام‌به‌گام شرح دهیم.

اکشن پلن چیست؟

اکشن پلن (Action Plan) یا برنامه عملیاتی سندی است شامل فهرستی از اقدامات لازم برای تحقق اهداف پروژه‌. ازاین‌رو اکشن پلن باید چند مؤلفه اساسی داشته باشد:

1. منابع لازم برای تحقق اهداف پروژه؛
2. جدول زمانی اقدامات و وظایف گروه‌های کاری؛
3. نام و مشخصات اعضایی که قرار است در پیشبرد اهداف پروژه مشارکت کنند.

در گام نخست، اکشن پلن باید شامل مراحل اجرای پروژه و فهرستی جامع از کارهای لازم برای تحقق اهداف آن باشد. علاوه‌بر این، مراحل و گام‌های عملی از لحظه شروع پروژه تا خاتمه آن باید در اکشن پلن گنجانده شوند. به بیان دیگر، می‌توان اکشن پلن را برنامه پیاده‌سازی پروژه قلمداد کرد که در طول اجرای فازهای مختلف آن راهگشای مجریان خواهد بود.

علاوه‌بر گنجاندن مراحل عملیاتی و جدول زمانی اقدامات در اکشن پلن، وظایف تک‌تک افراد و گروه‌های کاری دخیل در پروژه نیز تعیین و در آن درج می‌شود. معمولا بسیاری از مجریان پروژه در مراحل مختلف کار، از تدوین و نگارش اولیه گرفته تا اجرا و پایش اکشن پلن، از نرم‌افزارهایی خاص مانند برنامه «پروجکت منیجر» (Project Manager) استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها به‌دلیل بهره‌مندی از جعبه‌ابزارها و قابلیت‌هایی خاص همچون نمودار گانت، بوردهای کانبان و تقویم پروژه، نقش بی‌بدیلی در اجرا و رصد مراحل مختلف پروژه ایفا می‌کنند.

هدف از تدوین اکشن پلن چیست؟

هدف اصلی از تدوین اکشن پلن تعیین وظایف و اقدامات لازم برای تکمیل پروژه در سیری منطقی و مطابق با زمان‌بندی‌ اولیه است. علاوه‌بر این، تمام موارد ضروری برای پیاده‌سازی پروژه و تحقق اهداف آن در اکشن پلن گنجانده می‌شود، از شرح اقدامات گرفته تا مشخصات اعضای گروه‌های کاری، چندوچون وابستگی وظایف، نقاط عطف و منابع لازم برای تکمیل پروژه.

وقتی مجریان پروژه به اکشن پلن یا برنامه عملیاتی مدونی دسترسی دارند، می‌توانند با خاطری آسوده تک‌تک وظایف و اقدامات پیش‌بینی‌شده را طبق جدول زمانی انجام دهند تا روند اجرای پروژه مطابق انتظار پیش برود.

ناگفته نماند که اکشن پلن سندی ایستا و تغییرناپذیر نیست، بلکه باید ماهیتی پویا داشته باشد و با مقتضیات و شرایط تازه هماهنگ شود.

تفاوت اکشن پلن با طرح پروژه

اکشن پلن با طرح پروژه (Project Plan) متفاوت است. در هر دوی این اسناد، شرحی از وظایف و منابع و زمان‌بندی‌های لازم برای دستیابی به اهداف پروژه گنجانده می‌شود، حال آنکه طرح پروژه در قیاس با اکشن پلن، حاوی جزئیات بیشتری از مراحل عملیات، راهبردهای کمینه‌سازی ریسک، معیارهای ارزیابی کیفی و جداول زمان‌بندی ارتباط با ذی‌نفعان است. در مقابل، اکشن پلن شرحی فهرست‌وار و خلاصه از وظایف و منابع و زمان‌بندی‌های لازم برای تحقق اهداف پروژه است.

وقتی قرار باشد پروژه‌ای کلان در افق زمانی درازمدت تعریف شود، در گام نخست سند طرح پروژه تدوین می‌شود. سپس در گام دوم، مجریان پروژه سراغ تدوین سند اکشن پلن می‌روند و مراحل تکمیل اقدامات و جریان تخصیص منابع تا چگونگی اجرا، به‌اشتراک‌گذاری وظایف و تعیین ضرب‌الاجل‌ها را در آن شرح می‌دهند.

خلاصه می‌توان گفت که طرح برنامه و اکشن پلن از ۳ جنبه با هم متفاوت‌اند که در ادامه هریک را بررسی می‌کنیم.

۱. پیچیدگی

اکشن پلن در مقایسه با طرح پروژه، ماهیتی فهرست‌وار و چکیده دارد. این سند با محوریت وظایف، منابع و زمان‌بندی‌های لازم برای تحقق اهداف پروژه تنظیم می‌شود و فاقد جزئیات بیشتر درباره استانداردها و فرایندهای تکمیل پروژه است.

۲. مدت‌زمان

اکشن پلن بیش از همه بر اهداف کوتاه‌مدت و خاص متمرکز است. این اهداف ممکن است ماهیتی خودایستا و مستقل داشته باشند یا در راستای اهداف پروژه‌ مادر تعریف شوند. علاوه‌بر این، طرح برنامه ماهیتی فراگیرتر دارد و مشتمل بر تمام اهداف درازمدتی است که دستیابی به آنها ممکن است ماه‌ها یا حتی سال‌ها به طول بینجامد.

۳. جریان

اکشن پلن‌ها ماهیتی خطی دارند و هر وظیفه و اقدام از انتهای وظیفه‌ای دیگر آغاز و به شروع وظیفه‌ای دیگر ختم می‌شود تا درنهایت اهداف پروژه محقق شوند. در مقابل اما طرح پروژه شامل فازها یا مراحل متعددی از جمله برنامه‌ریزی، اجرا، پایش، کنترل و بازبینی است که هریک مراحل و وظایف ویژه‌ای‌ دارند و به موازات هم اجرا می‌شوند.

اجزای اکشن پلن

۱. اهداف

اهداف را می‌توان اساسی‌ترین مؤلفه اکشن پلن دانست که مانند قطب‌نما خط سیر و روند تکمیل عملیات پروژه را مشخص می‌کند.

۲. مراحل و گام‌ها

مراحل و گام‌های لازم برای تکمیل پروژه به‌مثابه قلب تپنده‌ اکشن پلن است. در این بخش، جزئیات و نقاط عطف مهم برای تحقق اهداف پروژه تشریح می‌شوند. علاوه‌بر این، مراحل و گام‌ها به‌گونه‌ای تدوین می‌شوند که پروژه و اهداف آن را به زیرمجموعه‌هایی خردتر و مدیریت‌پذیرتر تقسیم می‌کنند و چارچوبی برای شناسایی وظایف، تخصیص منابع و ترسیم جداول زمانی در اختیار می‌گذارند.

۳. موارد و آیتم‌ها

در موارد یا آیتم‌ها تمام جزئیات مراحل مختلف اکشن پلن گنجانده می‌شود. این آیتم‌ها باید به‌دقت تشریح شوند و ماهیتی اجراپذیر و قابل‌فهم برای مجریان داشته باشند.

۴. جداول زمانی

از دیگر عناصر مهم سازنده اکشن پلن، جداول یا برنامه‌های زمانی تکمیل وظایف و تحقق اهداف است. تعیین و بازنشانی انتظارات، پایش روند پیشبرد اهداف و اطمینان‌یافتن از پیشرفت پروژه مطابق زمان‌بندی از جمله کارکردهای مهم و اساسی جداول زمانی‌اند.

۵. منابع

منابع را می‌توان ورودی‌های لازم برای اجرای پروژه توصیف کرد و شامل اجزایی همچون زمان، بودجه، ابزارآلات و نیروی کار است. شناسایی منابع پیش از آغاز روند اجرای پروژه خاطر مجریان را از بابت انجام بهنگام وظایف آسوده می‌کند.

۶. ماتریس

اکشن پلن مؤلفه دیگری به‌نام ماتریس برنامه هم دارد که طرحی ساختارمند برای برنامه‌ریزی وظایف و اقدامات در اختیار مجریان می‌گذارد. این ماتریس به‌منزله نقشه راه گام‌های عملیاتی را بر اساس معیارهایی همچون اولویت، وضعیت و نحوه تخصیص منابع دسته‌بندی می‌کند.

۷. گزارش‌

گزارش اکشن پلن نمایی کلی از روند پیشبرد اهداف پروژه و تکمیل وظایف ارائه می‌کند. جزئیاتی همچون زمان صرف‌شده، وظایف تکمیل‌شده، هزینه‌ها و هرآنچه باعث پیشرفت یا حتی پسرفت و عقب‌ماندن پروژه شده است در گزارش گنجانده می‌شوند و در اختیار مجریان و مدیران قرار می‌گیرند.

۸. تخصیص وظایف

در هر پروژه‌ای هر وظیفه یا اقدامی باید به فرد یا گروه خاصی ارجاع شود. این کار در بخش تخصیص وظایف انجام می‌شود و با تعیین شفاف تکالیف و مسئولیت‌ها علاوه‌بر آگاه‌سازی افراد به وظایف ویژه خود، بهتر می‌توان از آنها انتظار پاسخگویی داشت.

مراحل اصلی تدوین اکشن پلن

پیش از آنکه سراغ تشریح مراحل اصلی تدوین اکشن پلن برویم، باید یادآور شویم که هیچ‌گاه در پروژه خود از وظایف و نقاط عطف حیاتی غافل نشوید.

تدوین اکشن پلن در پایه‌ای‌ترین حالت به‌معنای نگارش فهرست‌وار وظایف لازم برای تکمیل پروژه و اولویت‌بندی آنهاست. سپس با آغاز روند اجرای پروژه می‌توانید تصمیم بگیرد که کدام وظیفه را می‌خواهید به دیگران واگذار کنید، کدام‌یک را برون‌سپاری کنید یا حتی اجرای آن را به تأخیر بیندازید.

در ادامه، با روند نگارش و تدوین اکشن پلن آشنا می‌شویم.

۱. اهداف خود را تعریف کنید

در گام اول باید بدانید که از اجرای پروژه چه هدفی را دنبال می‌کنید. موقعیت کنونی خود را بشناسید و سپس مشخص کنید که کجا می‌خواهید بروید. علاوه‌بر این، منابع در دسترس خود را شناسایی کنید و بر اساس داشته‌های خود دست به تعیین هدف بزنید.

۲. فهرستی از وظایف تهیه کنید

بعد از تعریف و تبیین هدف، نوبت به تعیین وظایف و فعالیت‌های لازم برای تحقق هدف می‌رسد. در این مرحله، وظایف و اقدامات ضروری برای تکمیل پروژه را فهرست کنید و سپس با افزودن زمان‌بندی‌ها و ضرب‌الاجل‌های اصلی به هریک، آنها را اولویت‌بندی کنید.

۳. وظایف اصلی را شناسایی کنید

آیا در پروژه وظایفی وجود دارند که باید پیش از دیگر فعالیت‌ها تکمیل شوند؟ این وظایف در دسته فعالیت‌های حیاتی می‌گنجند و باید در رده‌های نخست اولویت‌بندی‌ها قرار بگیرند و ضرب‌الاجل‌های واقع‌بینانه برای تکمیل آنها در نظر گرفته شود. اگر می‌خواهید این وظایف را به گروه کاری خاصی محول کنید، پیوندها و وابستگی‌های مرتبط و مهلت تکمیل آنها را نیز گوشزد کنید.

۴. وظایف را به افراد و گروه‌ها محول کنید

تا این مرحله پروژه به چند زیرمجموعه خرد تقسیم شده است و حالا باید سراغ ارجاع وظایف به افراد و گروه‌های کاری بروید. در این مرحله با تمام دقت منابع در اختیار خود را، از زمان گرفته تا عوامل انسانی، به وظایف پیش‌بینی‌شده تخصیص دهید. علاوه‌بر این، می‌توانید از دیگر شیوه‌های تخصیص وظیفه همچون برون‌سپاری استفاده کنید.

۵. پایش، ارزیابی و بهبود روند پیشرفت پروژه

در آخرین مرحله و مقارن با پایان پروژه، نوبت به ارزیابی عملکرد می‌رسد. در این گام باید بازخوردها، آموخته‌ها و تجارب خود را از روند اجرای پروژه گردآوری و چکیده‌ای از آن را برای بهبود طرح‌ریزی و پیاده‌سازی پروژه‌های آتی تهیه کنید. اگر هم با گروهی پرشمار از کارشناسان برای مدیریت پروژه همکاری می‌کنید، بهتر است آموخته‌های فردی خود را با هم به‌ اشتراک بگذارید.

سخن پایانی

تدوین اکشن پلن یا برنامه عملیاتی از جمله روش‌های ساده و سریع برای مدیریت پروژه‌ است. با این سند یکپارچه و جمع‌وجور می‌توان به‌سرعت منابع و فعالیت‌های لازم برای تحقق اهداف پروژه را فهرست و مطابق جداول زمانی، خط سیر تکمیل وظایف را دنبال کرد.

اگر دستی بر نگارش و تدوین اکشن پلن دارید یا آنکه پیش‌تر در روند اجرای پروژه‌های فردی یا سازمانی، تجربه‌ای از کار با اسناد مدیریت پروژه اندوخته‌اید، آن را با ما و مخاطبان چطور در میان بگذارید. به نظر شما یک نمونه اکشن پلن خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

جلسات خود را به موثرترین شکل ممکن مدیریت کنید.
و از اتلاف هزاران ساعت زمان در سازمان جلوگیری کنید.