آپوستیل چیست؟ هرآنچه باید درباره این مهر مهم بدانید!

آپوستیل در معنای لغوی به‌معنی «گواهینامه» است، اما در واقع نام یک معاهده بین‌المللی است که بین ۱۲۴ کشور جهان منعقد شده است. طبق این معاهده مدارکی که دارای مهر آپوستیل باشند، در تمامی کشورهای عضو معاهده موردتأیید خواهند بود. در کل می‌توان گفت که آپوستیل همان مهری است که مدارک شما را در کشورهای عضو معاهده قانونی یا اصطلاحا لگالایز می‌کند. در نظر داشته باشید که برای دریافت آپوستیل مدارک باید به سامانه میخک مراجعه کنید

آپوستیل همان ترجمه رسمی نیست!

ترجمه اسناد رسمی بر عهده دارالترجمه‌های رسمی است. متقاضی بعد از ترجمه، اسناد را در اختیار دادگستری و وزارت امور خارجه می‌گذارد و مهر تأیید می‌گیرد، اما روال آپوستیل‌کردن مدارک کمی متفاوت است و متقاضی ابتدا تأییدیه‌های لازم را دریافت می‌کند، بعد مدارک را برای مراجع موردتأیید کنوانسیون لاهه می‌فرستد.

تفاوت دیگر آپوستیل و ترجمه رسمی در پذیرش آنهاست. آپوستیل فقط در کشورهای عضو معاهده لاهه صادر می‌شود و اعتبار دارد، درحالی‌که ترجمه‌های رسمی در تمام کشورها اعتبار دارند.

چه‌ موقع به آپوستیل نیاز داریم؟

آپوستیل برای اهداف مختلف روی انواع اسناد دادگاهی، مدارک رسمی و اداری و گواهی‌نامه‌های هویتی قرار می‌گیرد تا رسما در کشورهای خارجی قابل‌استفاده باشند. در کل هر زمان که بخواهید از کشورهای عضو معاهده لاهه ویزا بگیرید، مدارک تحصیلی خود را به دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی کشورهای خارجی ارسال کنید یا بخواهید اسناد و مدارک تجاری را برای تبادلات و تعاملات بین‌المللی ارسال کنید، باید برای دریافت این مهر اقدام کنید.

مثلا در مهاجرت تحصیلی برای اعتبار بیشتر ریزنمرات دانشگاهی یا برای اثبات اعتبار مدارک اداری و سوابق شغلی در مهاجرت کاری به مهر آپوستیل پای مدارک خود نیاز دارید. همچنین اسناد رسمی مثل سند ازدواج و طلاق، تولد، اسناد و مدارک سلامت پزشکی برای ارسال به کشورهای خارجی باید مهر آپوستیل داشته باشند.

مراحل دریافت مهر آپوستیل در ایران

ابتدا اسناد مدنظر را به‌کمک مؤسسه‌های رسمی ترجمه کنید و از مراجع مهم مثل دادگستری و وزارت امور خارجه تأییدیه بگیرید. البته گاهی اوقات برای دریافت آپوستیل لازم است ترجمه مدارک هم در کشور مقصد صورت بگیرد تا مهر نوتاری دارالترجمه یا دفترخانه‌ای در کشور مقصد روی مدرک‌ زده شود.

پس از آنکه پوشه پرونده‌هایتان تکمیل شد، باید مدارک تأییدشده را برای سفارت ایران در کشور مقصد بفرستید و درخواست آپوستیل مدارک را بدهید. با تأیید سفارت ایران در کشور مقصد، فرایند اجرای این درخواست آغاز و مدتی بعد مهر آپوستیل مدارک شما صادر می‌شود.

سامانه میخک؛ پیش‌نیاز آپوستیل!

وزارت امور خارجه جمهوری اسلامی ایران اخیرا قانونی برای متقاضیان آپوستیل‌کردن مدارک تصویب کرده مبنی بر اینکه این افراد باید اسناد و مدارک مدنظر را در سامانه رسمی مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی (میخک) بارگذاری کنند. هدف از راه‌اندازی این سامانه ارائه خدمات کنسولی از‌ جمله آپوستیل مدارک به هم‌وطنان ایرانی است. کافی است با چند کلیک حساب کاربری خود را در سامانه بسازید و بعد از احراز هویت، وارد بخش آپوستیل شوید و اسکن مدارک را بارگذاری کنید.

آیا امکان درج مهر آپوستیل روی رونوشت مدارک وجود دارد؟

امکان ثبت آپوستیل روی رونوشت مدارک وجود دارد، اما نه برای هر نوع مدرکی. برای مدارکی مثل سند تولد، ازدواج و فوت که امضا و مهر رسمی دارند، باید اصل مدرک را ارائه کنید و نسخه رونوشت پذیرفته نمی‌شود اما برای اسنادی مثل گواهی‌ تحصیل، ریزنمرات و نامه‌های استخدامی می‌توان با نسخه رونوشت مدارک اقدام به دریافت آپوستیل کرد. البته توجه کنید که برای قانونی‌کردن نسخه رونوشت این مدارک ابتدا باید کپی اسناد را در دفاتر اسناد رسمی برابر اصل کرده باشید و با برگه تأییدشده اقدام کنید. برای مدرک کپی‌شده که برابر اصل نشده باشد، مهر آپوستیل صادر نمی‌شود!

گواهی آپوستیل تا چه زمانی اعتبار دارد؟

اعتبار آپوستیل محدودیت زمانی ندارد. این یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های مهر آپوستیل با ترجمه‌های رسمی است. به‌محض آنکه موفق شوید این تأییدیه را بگیرید، مدرکتان برای همیشه از نگاه کشورهای عضو معاهده لاهه معتبر خواهد بود و حتی اگر سال‌ها از صدور آپوستیل مدرکتان بگذرد، نیازی به پیگیری مجدد و تمدید آن نخواهید داشت.

برای چه مدارکی آپوستیل صادر نمی‌شود؟

انتظار نداشته باشید که مدارک مرتبط با گمرک و بازرگانی یا اسناد تنظیم‌شده توسط کنسولگری‌ها و نمایندگی‌های دیپلماتیک کشور واجد شرایط دریافت آپوستیل باشند. همچنین دقت کنید که با هر مهر آپوستیل تنها می‌توان ۱۰ صفحه سند را قانونی کرد. برای مدارکی که صفحات بیشتری دارند، لازم است طی چند نوبت آپوستیل دریافت کنید تا تمام صفحات تأیید شوند.

کشورهای عضو معاهده آپوستیل کدام‌اند؟

در جدول زیر کشورهای عضو پیمان لاهه را به تفکیک قاره مشاهده می‌کنید.

گرجستان، آذربایجان، ترکیه و روسیه نیز از کشورهای مرزی اروپا و آسیا هستند که به این معاهده پیوسته‌اند.

لگالایز مدارک؛ جایگزین آپوستیل!

زمانی که دو کشور مبدأ و مقصد یا یکی از آنها عضو امضاکنندگان معاهده نباشند، می‌توان از مسیر لگالایز مدارک وارد عمل شد. در این روش، ابتدا مدرک را به وزارت خارجه کشور مبدأ تحویل می‌دهیم و مهر تأیید آن را می‌گیریم. سپس مدارک را برای سفارت کشور مقصد در کشور خود می‌فرستیم تا این مرجع نیز مدارک را تأیید کند. سفارت مهر لگالایز صادره از وزارت امور خارجه را تأیید و مدرک را لگالایز می‌کند تا در کشور مقصد معتبر باشد.

کلام آخر

اگر تا امروز اهمیت آپوستیل‌کردن مدارک خود را نمی‌دانستید، حالا می‌دانید تمام مدارکی که در ایران متعلق به شماست، برای اعتبار در کشورهای خارجی به این تأییدیه بین‌المللی نیاز دارند. از مدارک هویتی مثل گذرنامه، شناسنامه و گواهی‌نامه گرفته تا مدارک تحصیلی، شغلی و اسناد ازدواج و طلاق باید از‌ طریق وزارت امور خارجه و سفارت ایران در کشور مقصد قانونی تأیید شوند و مهر آپوستیل دریافت کنند تا برای همیشه در آن کشور معتبر باشند.
شما چقدر درباره آپوستیل و اهمیت آن می‌دانید؟ نظرات و تجربیات ارزشمندتان را با ما و همراهان عزیزمان در میان بگذارید.

منبع: reuterssolicitors

مانند یک حقوق‌دان، متن قرارداد خود را حرفه‌ای تنظیم کنید